Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Аренда автомобиля у работника: повышаем мобильность бизнеса

Аренда автомобиля у работника: повышаем мобильность бизнеса

аренда автомобиля у работника

Каждый руководитель организации стремится, чтобы его организация работала быстрее и эффективнее. В современных реалиях одним из условий быстроты и мобильности является использование транспорта. Между тем, не каждая организация может позволить себе его покупку. Среди основных способов решения этой проблемы – использование одним или несколькими работниками своих автомобилей с выплатой компенсации или аренда транспорта у сотрудников. О первом варианте мы уже говорили. В этой статье мы поговорим, как оформляется аренда автомобиля у работника.

Что за договор?

Аренда автомобиля у работника означает заключение с ним официального договора аренды транспортного средства. Есть два варианта таких договоров:

— без экипажа: арендодатель (работник) предоставляет арендатору (организации) автомобиль во временное владение и пользование (ст.642 ГК);

— с экипажем: арендодатель предоставляет арендатору автомобиль и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации (ст.632 ГК).

При заключении договора аренды в нем необходимо как можно подробнее прописать его технические характеристики, которые позволяют однозначно идентифицировать используемый автомобиль:

— марка автомобиля и год его выпуска;

— номер двигателя и кузова;

— государственный регистрационный номер.

Эти данные можно перенести из свидетельства о регистрации машины и паспорта транспортного средства. Только если по описанию можно однозначно установить, какой именно автомобиль арендуется, договор аренды считают заключенным.

Документы на машину

Чтобы иметь возможность эксплуатировать автомобиль, арендатору потребуются следующие документы:

— свидетельство о регистрации;

— страховой полис ОСАГО (если его передача оговаривается в договоре).

Если работник не передает арендатору полис ОСАГО, то организация самостоятельно оформляет страховой полис. Если полис передается работником, то нужно обратить внимание на то, кто допускается к управлению. При указании неограниченного круга лиц ничего дополнительно не потребуется. Если же управлять автомобилем будут лица, не указанные в полисе, то придется вносить в него изменения.

Что включается в расходы организации

Если имеет место аренда автомобиля у работника, транспортный налог по арендуемому автомобилю организация не платит. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

В расходы организация (как на УСН, так и на ОСНО) может включить:

— затраты на ГСМ и др. расходы, которые связаны с эксплуатацией автомобиля;

— суммы выплачиваемой арендной платы.

Страховые взносы и НДФЛ с арендной платы

Арендная плата, выплачиваемая работнику, является по Налоговому кодексу (пп.4 п.1 ст.208) его налогооблагаемым доходом. Поэтому применяются ставки 13% для резидентов и 30% для нерезидентов. НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате.

С суммы арендной платы страховые взносы не начисляют, т.к. это выплаты по гражданско-правовым договорам, связанные с передачей имущества в пользование. Основание: ч.3 ст.7 закона №212-ФЗ от 24.07.2009 г., ст. 606, 642 ГК РФ.

Однако в полном объеме это справедливо только на договоры, которые предусматривают аренду без экипажа. Если же имеет место аренда с экипажем, то такой договор является смешанным: содержатся элементы обычного договора аренды и договора оказания услуг. Вознаграждение, которое относится к оказанию услуг, облагается страховыми взносами в ПФР и ФОМС. Взносами в ФСС такие выплаты не облагаются.

Если в договоре оплата услуг по управлению автомобилем отдельно не выделяется, то подписывается дополнительное соглашение, в котором стоимость аренды и стоимость услуг обозначены отдельно.

Пример

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей и находится на УСН с объектом «доходы – расходы». Для доставки товаров покупателям в июне 2012 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ромашкиным Р.Р. (1975 г.р.). Срок договора с 1 по 30 июня 2012 года. Стоимость услуг Ромашкина по управлению автомобилем – 10 000 руб., аренды автомобиля – 8000 руб.

За июнь на стоимость услуг водителя начислены страховые взносы:

на страховую часть: 10 000 * 16% = 1 600 руб.

на накопительную часть: 10 000 * 6% = 600 руб.

— в ФОМС: 10 000 * 5,1% = 510 руб.

Со всей суммы дохода удержан НДФЛ:

18 000 * 13% = 2 340 руб.

Сумма выплат за аренду и услуги выплачена Ромашкину на его карточный счет 02.07.2012 г. по платежному поручению от 02.07.2012 г. №540. В этот же день уплачены страховые взносы по платежным поручениям №№541-543.

В книге доходов и расходов сделаны записи:

При использовании общей системы налогообложения расчеты будут те же самые, только отражаться записи будут в регистрах налогового учета и отдельно – в бухгалтерском учете. В бухгалтерском учете будут такие проводки:

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – на сумму 18 000 руб. — расходы на аренду автомобиля списаны на расходы

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 69 – на сумму 2710 руб. — начислены страховые взносы с услуг по управлению

Дебет 73 – Кредит 68 – на сумму 2 340 руб. — удержан НДФЛ с выплат по аренде

Дебет 73 – Кредит 50, 51 – на сумму 15 660 руб. — сумма арендной платы выплачена работнику.

О том, как учитывать другие расходы на аренду, читайте здесь. О нормировании расходов на топливо смотрите тут. О том, как заполнить путевые листы, без которых не получится списать расходы на ГСМ, информацию ищите здесь. Повысить удобство расчетов за ГСМ вам помогут топливные карты — о них читайте здесь.

А вы используете аренду автомобиля у работников, с экипажем или без него? Удобнее ли это, чем приобретение собственного транспорта? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Читайте так же:
Федеральные льготы для матери-одиночки

Аренда авто у сотрудника (Особенности бухучета аренды авто)

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

  • распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
  • заказать звонок оператора и т.п.,
  • посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

В этой статье рассмотрим преимущества каршеринга по сравнению со служебным или личным автомобилем и узнаем, что законодательство говорит об использовании каршеринга в командировке. Расскажем, как командированному подтвердить траты на каршеринг, а бухгалтеру — учесть эти расходы.

Особенности каршеринга

Каршеринг — вид краткосрочной аренды автомобиля. Стоимость поездки зависит от разных факторов: длительности поездки, пробега, времени суток, модели автомобиля. Есть тарифы и с фиксированной стоимостью. Обычно каршеринг применяют для коротких поездок по городу. Сервисы каршеринга есть во многих странах мира, включая Россию. Ими пользуются как местные жители, так и путешественники.

Чтобы стать пользователем сервиса каршеринга, водитель должен скачать мобильное приложение и зарегистрироваться: загрузить фото паспорта и водительских прав, ввести данные банковской карты. После этого нужно принять условия использования, прописанные в договоре-оферте, и дождаться подтверждения заявки.

Для людей, которые умеют водить, каршеринг может быть выгоднее, чем такси, собственная машина или автомобиль, взятый в традиционном пункте проката. Бензин, мойка, страховка и техобслуживание часто уже включены в тариф. Поэтому все больше компаний задаются вопросом, можно ли использовать каршеринг для командировок. Некоторые сервисы предлагают особые условия для корпоративных клиентов, но в этой статье мы рассмотрим именно разовое использование каршеринга.

Преимущества каршеринга по сравнению со служебным и личным автомобилем такие:

  • На порядок меньше сопутствующих документов: не нужно готовить путевой лист, заключать договор аренды автомобиля (если сотрудник едет на личном авто), собирать чеки с заправок и сервисов технического обслуживания.
  • Не нужно оплачивать парковку автомобиля: каршеринговые машины оставляют на городских стоянках в большинстве случаев бесплатно.
  • Не придётся тратиться на бензин. Многие сервисы каршеринга предусматривают бесплатную заправку по топливной карте сервиса. Другие компании делают так, что автомобиль с пустым баком в принципе не виден пользователям. Третьи возмещают водителю траты на бензин при предъявлении чека.
  • Не нужно проводить техобслуживание автомобиля и мыть его — за этим следят сами сотрудники сервиса каршеринга. Водителю нужно только перед использованием автомобиля сфотографировать его и зафиксировать все царапины, трещины и другие повреждения.

Каршеринг и законодательство

Трудовой кодекс РФ и Положение о командировках гласят, что работодатель должен оплатить сотруднику проезд к месту командировки, а также возместить иные расходы, произведенные с ведома организации. В законодательстве не указывается, каким именно транспортом должен пользоваться командированный, а значит, выбор способа передвижения не ограничен.

Согласно письму московских налоговиков, расходы на аренду автомобиля допустимо учесть в числе командировочных расходов:

Возможность использования арендованного авто подтверждает и постановление ФАС, по которому расходы руководителя компании на аренду автомобиля во время командировки признаны правомерными.

Таким образом, арендовать машину во время командировки можно. Главное — подтвердить оправданность расходов и собрать соответствующие документы.

Подтверждающие документы для каршеринга

В упомянутом выше Письме УФНС РФ по Москве говорится:

Исходя из этого расходы на каршеринг можно подтвердить несколькими документами.

1. Договор аренды автомобиля

Регистрируясь в приложении каршеринга, пользователь путем проставления соответствующей отметки принимает условия договора-оферты с каршеринговой компанией. Как правило, такие договоры обезличены, то есть в них не прописаны данные пользователя. Найти договор можно на сайте компании или скачать в личном кабинете в приложении. Например, клиент Belka Car при регистрации принимает Договор присоединения и условия пользовательского соглашения.

Чтобы отчитаться о командировке, надо распечатать договор, а также скриншот профиля сотрудника в приложении.

Важный момент: если машина арендована за рубежом, то договор аренды нужно перевести на русский язык. Этого требует Положение по ведению бухучета в РФ.

2. Чек об оплате аренды

Сервисы каршеринга, как и агрегаторы такси, после завершения поездки присылают пользователю чек на электронную почту. Также его можно скачать из личного кабинета. Чек нужно распечатать и приложить к авансовому отчёту.

3. Маршрут поездки

Маршрут движения автомобиля можно отнести к иным документам, подтверждающим факт того, что командированный пользовался арендованной машиной. Обычно информация о маршруте содержится в разделе «Поездки»/«История поездок». Например, пользователи «Яндекс.Драйв» в разделе «Поездки» могут найти информацию о всех совершённых поездках. На карточке поездки указаны:

  • адрес начала и окончания маршрута;
  • время начала и окончания поездки;
  • стоимость поездки.

Нужно сделать скриншот поездки, распечатать и приложить к отчёту.

4. Служебная записка

В служебной записке нужно указать цель и маршрут поездки, её стоимость. Также необходимо обосновать расходы на каршеринг в командировке — например, назвать причину, по которой невозможно было использовать общественный транспорт или такси.

Поскольку командированный оплачивает поездку из собственных денег (сервисы каршеринга предусматривают оплату с карт физических лиц), то именно служебная записка служит основанием для компенсации его расходов работодателем. После того как записку подписывает руководитель командированного, её передают в бухгалтерию.

5. Авансовый отчёт

Согласно пункту 26 Положения о командировках, вернувшись из рабочей поездки, сотрудник должен сдать в бухгалтерию заполненный авансовый отчёт с описанием трат и подтверждением в виде чеков и других документов.

На обратной стороне отчёта в таблице нужно прописать названия всех документов, которые подтверждают пользование каршерингом, а также сумму расходов.

Учёт расходов на каршеринг

Исходя из статьи 217 Налогового кодекса РФ, те суммы, которые работодатель перечисляет работнику для компенсации целевых расходов на проезд к месту командировки и обратно, на поездки к вокзалу или аэропорту на месте, не облагаются НДФЛ. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учёту, расходы на проезд в командировке относятся к «расходам по обычным видам деятельности».

Читайте так же:
Увольнение директора ооо по собственному желанию оформление

Компенсировать траты командированного на каршеринг можно двумя способами.

  • Организация перед поездкой перечисляет сотруднику деньги на каршеринг, и по возвращении он отчитывается о тратах.
  • Сотрудник оплачивает услуги сервиса своей банковской картой и после сдачи авансового отчёта получает возмещение.

Ещё можно почитать

Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее

Аренда транспортного средства: что следует знать руководителю?

Ситуации, когда работники используют свое личное имущество в служебных целях, встречаются на практике довольно часто. Возмещение затрат, понесенных работником, может осуществляться либо в соответствии со ст. 188 ТК РФ (по соглашению сторон), либо в соответствии со ст. 606 ГК РФ (при заключении договора аренды). Предлагаем рассмотреть второй вариант оформления взаимоотношений между учреждением и работником.

Ситуации, когда работники используют свое личное имущество в служебных целях, встречаются на практике довольно часто. Это может быть обусловлено разными причинами, в частности отсутствием исправного служебного транспорта. Возмещение затрат, понесенных работником, может осуществляться либо в соответствии со ст. 188 ТК РФ по соглашению сторон, либо в соответствии со ст. 606 ГК РФ при заключении договора аренды. В данном случае мы предлагаем рассмотреть второй вариант оформления взаимоотношений между учреждением и работником.

Прежде чем учреждение начнет использовать личный автомобиль сотрудника в служебных целях, руководитель должен принять соответствующее решение и заключить с работником договор аренды транспортного средства. Поэтому сначала предлагаем узнать, что представляет собой аренда транспортного средства с точки зрения гражданского законодательства.

Что представляет собой договор аренды автотранспорта?

Срок использования имущества устанавливается обеими сторонами, если он не предусмотрен, считается, что договор аренды заключен на неопределенный срок (ст. 610 ГК РФ).

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору арендодатель (наймодатель) предоставляет арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Если имущество является движимым, то нотариального удостоверения или государственной регистрации данного договора не требуется.

Необходимо отметить, что аренда транспортного средства бывает двух видов:

  • аренда транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ);
  • аренда транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).

Аренда транспортного средства с экипажем

Аренда транспортного средства без экипажа

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ)

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ)

Договор аренды транспортного средства с экипажем (без экипажа) должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока (ст. 633, 643 ГК РФ)

Хотим обратить внимание на нормы ст. 635 ГК РФ. Если учреждением заключается договор аренды транспортного средства с экипажем, то в силу норм, изложенных в п. 2 данной статьи, члены экипажа являются работниками арендодателя. Они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства.

Если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание несет арендодатель.

На основании изложенного следует, что если договор аренды транспортного средства заключается с одним из работников организации, то по определению он будет являться договором аренды транспортного средства без экипажа, поскольку работник учреждения сам с собой в таких отношениях состоять не может.

Арендная плата: что следует указать в договоре?

Договор аренды является возмездным, то есть имущество предоставляется в аренду за плату. В нем должны быть указаны условия о размере арендной платы и сроки ее внесения. В случае, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

На основании п. 2 ст. 614 ГК РФ арендную плату допустимо вносить не только в твердой денежной сумме. Возможен такой вариант оплаты, как зачет затрат арендатора на улучшение арендованного имущества.

Необходимо отметить: арендатор вправе потребовать соответственного уменьшения арендной платы, если в силу обстоятельств, за которые он не отвечает, условия пользования, предусмотренные договором аренды, или состояние имущества существенно ухудшились (п. 4 ст. 614 ГК РФ).

Кто несет расходы по ремонту автомобиля?

От того, какой заключен договор аренды транспортного средства (с экипажем или без него), будет зависеть осуществление ремонта.

Аренда транспортного средства с экипажем

Аренда транспортного средства без экипажа

Арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ)

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ)

Как видно из приведенной таблицы, если работодателем заключен договор аренды с экипажем, то расходы по текущему и капитальному ремонту несет арендодатель, если заключен договор аренды без экипажа, данный вид расходов несет арендатор.

Читайте так же:
Увольнение работника в связи с сокращением должности

В связи с этим будет уместным отметить следующее. Статьей 612 ГК РФ предусмотрена ответственность арендодателя за недостатки сданного в аренду имущества. В соответствии с нормами данной статьи при обнаружении недостатков арендатор вправе по своему выбору сделать следующее:

  • потребовать от арендодателя либо безвозмездного устранения недостатков имущества, либо соразмерного уменьшения арендной платы, либо возмещения своих расходов на устранение недостатков имущества;
  • непосредственно удержать сумму понесенных им расходов на устранение данных недостатков из арендной платы, предварительно уведомив об этом арендодателя;
  • потребовать досрочного расторжения договора.

В то же время арендодатель не обязан отвечать за недостатки сданного в аренду имущества, если (п. 2 ст. 612 ГК РФ):

  • они были оговорены при заключении договора аренды и были заранее известны арендатору;
  • должны были быть обнаружены арендатором во время осмотра имущества или проверки его исправности при заключении договора или передаче имущества в аренду.

Дополнительно отметим, что кроме расходов на текущий и капитальный ремонт осуществляются расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (в частности, на приобретение ГСМ). В соответствии со ст. 636, 646 ГК РФ их несет арендатор вне зависимости от заключенного договора.

Кто несет расходы по ОСАГО?

В силу п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» владельцы транспортных средств обязаны страховать риск своей гражданской ответственности, которая может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортных средств.

Как предусматривается нормами ст. 637 ГК РФ, если иное не установлено договором аренды транспортного средства с экипажем, обязанность страховать транспортное средство и (или) страховать ответственность за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией, возлагается на арендодателя в тех случаях, когда такое страхование является обязательным в силу закона или договора. Таким образом, при заключении договора аренды с экипажем расходы по ОСАГО несет арендодатель.

Если учреждением оформлен договор аренды автомобиля без экипажа, то расходы на его содержание, страхование, включая страхование своей ответственности, несет арендатор (ст. 646 ГК РФ). В то же время имеется судебная практика, в которой говорится, что арендатор не должен страховать гражданскую ответственность на случай причинения вреда арендованным транспортным средством, если соответствующее страхование осуществлено арендодателем и страховым полисом не предусмотрено ограничение перечня лиц, допущенных к управлению (Постановление ФАС ЗСО от 12.02.2009 № Ф04-730/2009(211-А27-8)).

Кто несет ответственность за вред, причиненный автомобилем?

В данном случае также существуют особенности в зависимости от заключенного договора.

Аренда транспортного средства с экипажем

Аренда транспортного средства без экипажа

Ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным автомобилем, несет арендодатель в соответствии с правилами, предусмотренными гл. 59 ГК РФ

Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, несет арендатор в соответствии с правилами гл. 59 ГК РФ

Напомним, что согласно положениям гл. 59 ГК РФ, в частности:

  • вред, причиненный личности или имуществу гражданина, а также вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежат возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред (ст. 1064 ГК РФ);
  • при причинении ущерба работником юридического лица ответственность по возмещению вреда возлагается на юридическое лицо (ст. 1068 ГК РФ).

Обращаем внимание читателей, что в соответствии со ст. 640 ГК РФ арендодатель вправе предъявить к арендатору регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам, если докажет, что вред возник по вине арендатора.

Что является основанием для выплаты арендной платы сотруднику?

Если учреждением заключен договор аренды транспортного средства без экипажа с работников учреждения, то встает вопрос: какой документ будет являться основанием для выплаты арендной платы?

Отметим: документом-основанием, свидетельствующим, что произведена передача имущества от арендодателя арендатору, считается акт приема-передачи. Данный документ означает возникновение обязательств по выплате арендной платы. Унифицированной формы акта не существует, поэтому можно использовать акт о приеме-передаче объекта нефинансовых активов (ф. 0504101), утвержденный Приказом Минфина РФ № 52н[1], либо составить его в произвольной форме, которая должна отвечать требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» для первичных учетных документов. Аналитический учет такого имущества ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в разрезе арендодателей и (или) собственников (балансодержателей) имущества по каждому объекту нефинансовых активов и под инвентарным (учетным) номером, присвоенным объекту балансодержателем (собственником), указанным в акте приема-передачи (ином документе) (п. 334 Инструкции № 157н[2]).

Следует ли удерживать НДФЛ с арендной платы?

Учреждение, которое арендует транспортное средство у физического лица (в том числе у своего работника) и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Поэтому при фактической выплате данной суммы арендодателю или по его поручению третьим лицам учреждение должно удерживать НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Доход сотрудника облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Если арендодатель не является резидентом РФ, его доход облагается по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Уплатить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее дня фактического получения в банке наличных на внесение арендной платы или дня ее перечисления на счет арендодателя (п. 6 ст. 226 НК РФ). Датой фактического получения такого дохода считается день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Подлежит ли обложению страховыми взносами сумма арендной платы?

В соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ[3], п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ[4] не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых являются:

  • переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права);
  • передача в пользование имущества (имущественных прав).
Читайте так же:
Договор аренды земельного участка с администрацией города

Таким образом, с суммы арендной платы за используемое имущество страховые взносы уплачивать не нужно.

Как учесть расходы по аренде при исчислении налога на прибыль?

Затраты на выплаты за пользование имуществом по договору аренды относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Таким образом, вся сумма по договору аренды учитывается при исчислении налога на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2009 № 03‑03‑06/1/780).

Как отразить расходы по уплате арендной платы в бухучете?

Расходы по оплате аренды имущества в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н (далее – Указания № 65н), относятся на подстатью 224 «Арендная плата за пользование имуществом» КОСГУ.

Учет расчетов с арендодателем ведется на счете 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» (п. 21 Инструкции № 157н). По кредиту данного счета отражается начисление арендной платы, по дебету – перечисление ее на банковский счет сотрудника (или выдача ее из кассы учреждения). При этом аналитический код счета 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» определяется положениями учетной политики организации.

Рассмотрим пример отражения расходов на аренду имущества сотрудника.

Между Школой олимпийского резерва, являющейся бюджетным учреждением, и сотрудницей А. И. Куликовой 01.06.2015 заключен договор аренды без экипажа об использовании ее личного автомобиля. Согласно договору размер арендной платы составляет 4 200 руб. в месяц. Стоимость передаваемого имущества по договору равна 850 000 руб.

Расходы осуществляются за счет средств, полученных от платных услуг.

Бухгалтер бюджетного учреждения в соответствии с Инструкцией № 174н[5] сделает следующие учетные записи:

Аренда автомобиля у физического лица — учредителя: общие вопросы, отражение в налоговом и бухгалтерском учете

Прежде всего общие правовые основы заключения договоров аренды (в том числе аренды (найма) транспорта) с физическими лицами изложены в Гражданском кодексе, в частности:

  • договор аренды транспорта заключается в письменной форме. При этом такой договор с участием физического лица подлежит нотариальному удостоверению. Вместе с тем договор аренды нотариального удостоверения не требует, если его заключает предприятие с физическим лицом — предпринимателем;
  • договор аренды предполагает взимание платы с нанимателя за пользование имуществом (арендной платы);
  • форма арендной платы (денежная или натуральная) устанавливается в договоре по соглашению сторон;
  • плата за пользование имуществом вносится ежемесячно, если иное не предусмотрено договором;
  • наниматель (арендатор) освобождается от уплаты арендной платы за период, в течение которого имущество не могло быть использовано им из-за обстоятельств, за которые он не несет ответственности.

Обращаем внимание на то, что учредителями предприятия могут быть юридические лица и физические лица — предприниматели. Тогда при заключении договора аренды необходимо руководствоваться положениями Хозяйственного кодекса, в частности частью первой ст. 284, где зафиксированы существенные условия такого договора:

  • объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом ее индексации);
  • срок, на который заключается договор аренды;
  • арендная плата с учетом ее индексации;
  • порядок использования амортизационных отчислений;
  • восстановление арендованного имущества и условия его возврата или выкупа.

Особенности отражения расходов на аренду в налоговом учете

Налог на прибыль

Необходимо помнить, что все операции предприятия — плательщика налога на прибыль с учредителями рассматриваются как операции со связанными лицами, поэтому при заключении с ними договора аренды следует ориентироваться на обычные цены. Определение понятия «связанные лица» приведено в пп. 14.1.159 п. 14.1 ст. 14 Налогового кодекса.

В зависимости от функционального назначения и использования арендуемого автомобиля расходы по арендной плате могут включаться в состав прямых расходов (п. 138.9 ст. 138 этого Кодекса), общепроизводственных (пп. «г» пп. 138.8.5 п. 138.8 указанной статьи), административных (пп. «в» пп. 138.10.2 п. 138.10 этой же статьи), расходов на сбыт (пп. «д» пп. 138.10.3 вышеуказанного пункта).

Налог на доходы физических лиц

Доход, полученный от предоставления в аренду автомобиля (движимого имущества), подлежит обложению налогом на доходы физических лиц согласно пп. 164.2.2 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса. В соответствии с этой нормой в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включаются суммы вознаграждений и других выплат, начисленных (выплаченных) плательщику по условиям гражданско-правового договора (далее — ГПД).

Договор аренды транспортного средства подпадает под определение ГПД. Согласно Справочнику признаков доходов суммы арендных платежей, получаемых физическим лицом, отражаются налоговым агентом в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «102» как выплаты, начисленные (выплаченные) налогоплательщику в соответствии с условиями ГПД.

Отношения, возникающие между физическим лицом — наймодателем и юридическим лицом — нанимателем, регулируются главой 58 «Наем (аренда)» Гражданского кодекса. Они не имеют признаков правоотношений, регулирующих выполнение работ или предоставления услуг. Поэтому при уплате в пользу физического лица арендной платы согласно договору найма (аренды) транспортного средства единый взнос не начисляется. Аналогичный подход изложен в письме № 16534/03-20.

Бухгалтерский учет

При отражении в бухгалтерском учете предприятия операций по аренде автомобиля у собственника (учредителя) следует руководствоваться прежде всего общими положениями, вытекающими из требований Инструкции № 291 и ПБУ 14, в частности:

  • арендованный автомобиль числится у предприятия-арендатора на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы» по стоимости, указанной в договоре аренде. Основанием для записи является Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № О3-1), подписанный представителем арендатора и учредителем (представителем учредителя в случае аренды у учредителя — юридического лица);
  • в соответствии с п. 9 ПБУ 14 арендная плата, причитающаяся за пользование объектом аренды, признается расходами согласно ПБУ 16 и отражается в зависимости от назначения объекта в составе производственной себестоимости (дебет счета 23 «Производство»), общепроизводственных расходов (дебет счета 91 «Общепроизводственные расходы»), административных расходов (дебет счета 92 «Административные расходы»), расходов на сбыт (дебет счета 93 «Расходы на сбыт»), прочих расходов операционной деятельности (дебет счета 94 «Прочие расходы операционной деятельности»). Корреспондируют данные счета с кредитом субсчета 685 «Расчеты с прочими кредиторами». Удержание из суммы арендной платы НДФЛ показывают следующей проводкой: дебет субсчета 685 и кредит счета 641 «Расчеты по налогам».
Читайте так же:
Какие льготы положены матерям-одиночкам

Рассмотрим на примере порядок отражения в бухгалтерском учете операций по аренде автомобиля у учредителя — физического лица.

Пример. ООО «Трейд Компани», занимающееся оптовой торговлей продуктами питания, заключило договор аренды автомобиля марки Renault Dokker с его владельцемучредителем (собственником) предприятия сроком на три года. Договор удостоверен нотариально. Автомобиль используется для доставки товаров (продуктов питания) покупателям. Доставка бесплатная за счет продавца, что обусловлено заключенными договорами с покупателями. Стоимость автомобиля, отраженная в акте приемки-передачи,150 000 грн. Сумма арендной платы, предусмотренная договором, составляет 1000 грн. в месяц, срок уплаты10 число месяца, следующего за месяцем, за который осуществляется оплата аренды. В учете ООО «Трейд Компани» данные операции отражаются следующим образом.


п/п

Содержание
хозяйственной
операции

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Дебет

Кредит

Сумма, грн.

Доходы

Расходы

Получен автомобиль в аренду (согласно акту приемки-передачи). Стоимость автомобиля, указанная в акте приемки-передачи, увеличивает сальдо забалансового счета 01

Отражено начисление арендной платы

Удержан НДФЛ из суммы арендной платы (1000 грн. х 15%)

Перечислен в бюджет НДФЛ, удержанный из суммы арендной платы

Выплачена из кассы предприятия-арендатора сумма арендной платы (за вычетом удержанного НДФЛ)

*Подлежит отражению в Декларации по прибыли в составе расходов на сбыт по строке 06.2 «Витрати на збут».

Учет операций по аренде автомобиля у учредителя

Рассмотрим вопросы, поступившие в редакцию «Вестника», которые интересуют бухгалтеров.

Вопрос 1. Может ли договор аренды с целью сокращения расходов предприятия не предусматривать получения учредителем арендной платы?

Как уже отмечалось, внесение арендной платы предусмотрено договором аренды (часть первая ст. 762 Гражданского кодекса). Если размер платы не установлен договором, он определяется с учетом потребительского качества вещи и других обстоятельств, имеющих существенное значение.

Вместе с тем если учредитель желает оптимизировать расходы, можно воспользоваться положениями части пятой вышеуказанной статьи, из которых следует, что стороны могут установить в договоре другой, нежели ежемесячный, период внесения арендной платы (например, один раз в квартал, один раз в полугодие).

Вопрос 2. Можно ли не уплачивать арендную плату в тех месяцах, когда автомобиль не использовался нанимателем?

Как уже указывалось, арендатор освобождается от оплаты за период, в течение которого имущество не могло быть использовано им из-за обстоятельств, за которые он не несет ответственности (часть шестая ст. 762 Гражданского кодекса). Других исключений для неуплаты арендной платы нет.

Вопрос 3. Подлежат ли нотариальному удостоверению договоры аренды, заключаемые сроком до одного месяца?

Договор аренды транспорта с участием физического лица подлежит нотариальному удостоверению в соответствии с частью второй ст. 799 Гражданского кодекса, о чем также упоминалось выше. Нарушение условия нотариального удостоверения такого договора переводит его в разряд ничтожных. Это следует из части первой ст. 220 данного Кодекса.

Вопрос 4. Может ли учредитель бесплатно отдавать в заем свое имущество (автомобиль) предприятию на срок менее года? Как отразить такую операцию в налоговом учете?

Законодательством предусмотрена возможность бесплатной передачи вещи для пользования в течение установленного срока (часть первая ст. 827 Гражданского кодекса). Однако пользование вещью считается бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это вытекает из сути отношений между ними. Следует обратить внимание на то, что договор займа транспортного средства (кроме наземных самоходных транспортных средств), в котором хотя бы одной стороной является физическое лицо, заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению. Следовательно, учредитель имеет право занимать предприятию автомобиль на установленный срок.

Однако это общие нормы гражданского законодательства. Рассмотрим данную ситуацию с точки зрения налогового законодательства.

Следует отметить, что для целей налогообложения автомобиль, полученный предприятием в бесплатное пользование от учредителя, необходимо отражать как бесплатно полученную услугу.

Согласно пп. 135.5.4 п. 135.5 ст. 135 Налогового кодекса стоимость бесплатно полученных плательщиком налога в отчетном периоде товаров, работ, услуг, определенная на уровне не ниже обычной цены, включается в прочие доходы, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения. Датой увеличения таких доходов считается дата подписания акта или другого документа, оформленного в соответствии с требованиями действующего законодательства, подтверждающего получение таких услуг (п. 137.1 ст. 137 Кодекса).

Вопрос 5. Учредитель (он же директор) предприятия сдает в аренду этому предприятию автомобиль. Кто должен в таком случае подписывать договор аренды со стороны предприятия?

В данном случае предприятию целесообразно оформить доверенность на право заключения договора аренды автомобиля другому, нежели директор, лицу — заместителю директора, главному инженеру или другому сотруднику.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector