Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Следует понимать, что неправильно оформленная копия может лишь привести к затягиванию решения вопроса, для которого она и была взята. В Трудовом кодексе и постановлении правительства за №225 указывается на то, что копия обязательно выдается не позднее трех дней после подачи соответствующего заявления. Вместо полной копии трудовой книжки иногда достаточно сделать выписку, касающуюся отдельных сроков. Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62.

БЕСПЛАТНАЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ: 8 (800) 700-45-51

Свободные деньги в общем полезны. Прежде чем переделывать шаблон, естественно рекомендуем качественно исследовать написанные в нем части законодательства. Спустя время они вполне могли потерять свою силу. Правильный образец укрепит в преодолении неудобств при сочинении ответственного письма. Это поможет сберечь средства на услугах юриста.

В наше время трудовая книжка является показателем стабильного финансового положения человека. Именно поэтому кредитные организации требуют у своих клиентов ее копию. А вот для безработных данный документ является подтверждением неплатежеспособности, что позволяет им получить право на госпомощь или субсидию.

Как заверить копию трудовой книжки?

Поскольку у безработных данный документ на руках, то может заверить копию трудовой книжки любой нотариус. Иначе дела обстоят с занятыми гражданами. В этом случае подобные услуги оказывает отдел кадров. Чтобы получить копию трудовой книжки, заверенную работодателем, необходимо подать непосредственно руководителю или кадровой службе письменное заявление.

Существует несколько вариантов, как заверить копию трудовой книжки. Поэтому некоторые учреждения, например, банки, дают клиентам образец. Его необходимо приложить к заявлению в качестве примера. В трехдневный срок кадровая служба предоставляет заявителю надлежаще заверенную копию документа.

При отсутствии в организации данной службы, заявление обрабатывает специалист, отвечающий за персонификацию (бухгалтер). Копии трудовых книжек лиц, работающих у индивидуального предпринимателя, заверяются исключительно предпринимателем.

Заверить документ можно двумя способами. Первый применяется в случае, если объем документа небольшой. Он заключается в следующем:

  • надо сделать на качественную фото-копию или ксерокопию (формат А4) каждой заполненной страницы трудовой, начиная с первой, которая содержит анкетные данные владельца трудовой;
  • на каждую копию ставится печать отдела кадров (в случае ее отсутствия печать организации), ниже указывается дата, подпись, ФИО, должность
  • кадровика или иного, другого уполномоченного лица;
  • аналогичные данные указываются и на копии последней страницы, там же производится надпись следующего характера «Работает по настоящее время на должности…».

Другой способ актуален для документов, имеющих большой объем. Изначально необходимо сделать ксерокопии заполненных страниц трудовой. Все копии должны быть четкими, информация должна хорошо читаться. Затем все листы надо сложить по порядку, пронумеровать. Далее прошить, а на месте крепления концов нитки приклеить небольшой квадрат из бумаги, на котором указать «Прошито и пронумеровано __ листов». Затем ставится печать отдела кадров или организации, указывается ФИО, должность, подпись уполномоченного лица и дата.

Действие такой копии трудовой книжки составляет месяц. Если до конца этого срока в документ внесены изменения, то он автоматически становится недействительным.

Для того чтобы получить копию трудовой книжки требуется подать заявление на имя своего непосредственного руководителя. Она должна быть заверена согласно существующим правилам. В заявлении должна быть изложена причина, по которой требуется данный документ. Копию выдается в трехдневный срок. В случае если на предприятии или организации отсутствует отдел кадров, то заверить трудовую книжку должен сотрудник, который исполняет обязанности кадровика. Обычно они возложены на главного бухгалтера или руководителя.

Как правильно заверить копию

Копию разрешено делать практически любым доступным в настоящее время способом. Для этого можно воспользоваться копировальным аппаратом, сканером и отпечатать дубликат на принтере. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то страницы трудовой книжки перепечатывают на печатной машинке.

Страницы копируются на листы формата А4 и нумеруются. Весь текст должен быть четко отпечатан и легко читаем. Скопированный документ следует проверить на отсутствие ошибок и неточностей. Заверяют его двумя способами.

При использовании первого варианта каждая страница нумеруется, делается надпись «копия верна», заверяется штампом организации и подписью лица, исполняющего обязанности кадровика. В качестве резолюции на последней странице должна быть подпись «работает по настоящее время» и указана должность. Документ подтверждается подписью того, кто выдал копию.

Кроме того, копия трудовой книжки может быть заверена целиком. Для этого все листы нумеруют и прошивают белыми нитками. На последней странице делают надпись «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью № листов». Далее указывают, что «копия верна», исполнитель ставит свою подпись и скрепляет печатью все записи. Скачать образец бланков можно на странице сайта.

Во многих инстанциях от работающих граждан требуют заверенную копию трудовой книжки. Это надо делать в банках при оформлении кредита и ипотеки для того, чтобы подтвердить вашу трудоустроенность в течение более 6 месяцев без перерыва. Это так же требуется при усыновлении ребенка, при оформлении субсидии на квартплату и во многих других ситуациях. Для этого надо обязательно знать, как заверить копию трудовой книжки.

Как правило, копию трудовой книжки заверяют в отделе кадров того предприятия, где работает сотрудник. Если предприятие большое, то на стендах отдела кадров есть обязательно образец. Заверить копию трудовой книжки вам обязаны без письменного заявления, по устному требованию. Но, если предприятие очень большое, то, возможно, написать бумагу придется, такие требования возможны. На маленьких предприятиях и в ИП, ЧП нет специальных отделов по кадрам. Поэтому кадровыми вопросами занимается или бухгалтер, или сам предприниматель. Поэтому копию должен заверять именно он. Он должен знать, как заверить копию трудовой книжки, как и правила ее ведения, оформления трудовых приказов и многое другое.

Основные правила заверения

Копия трудовой книжки заверяется очень быстро, даже быстрее, чем вы будете делать саму копию на принтере. На каждой стороне копии инспектор отдела кадров или директор индивидуального предприятия ставит надпись «Копия верна». Далее должность, подпись и число. То есть надпись выглядит довольно внушительно: «Копия верна. Инспектор ОК (подпись) Пупкина О.Н. 23.12.12 г.» придется постараться, пока на всех страницах копии не будет сделана такая надпись. На последней странице, где будет стоять только запись о приеме на работу, надо будет сделать другую надпись. «Работает по настоящее время. Инспектор ОК (или директор ИП) подпись, расшифровка подписи, число, месяц и год выдачи копии».

Читайте так же:
Отпуск праздничные дни совпадают как продлить

Затем ставится печать предприятия на каждой странице около надписи «Копия верна», чуть ниже, заходя на саму надпись. И на последней странице надо так же поставить печать. Такая копия трудовой, заверенная работодателем, считается правильной.

Особенные случаи

Такие копии, заверенные в отделе кадров, в основном устраивают проверяющие заведения. Но если тот орган, в который вы предоставляете такую копию, относится к вопросу очень придирчиво, то вам придется соблюсти все правила заверения документов. Вы делаете копию страниц трудовой или одну, или две на лис, это допускается в любом варианте. Но потом все получившиеся у вас страницы прошиваются белыми суконными нитками, на последней нити завязываются, ни них наклеивается квадратный небольшой листок бумаги, на котором пишется: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью столько-то листов». Затем все действительно пронумеровывается и на последней странице ставится печать. Такой вариант заверения не предусматривает последней надписи: «Работает по настоящее время». В это случае можно обойтись и без нее. Если вы сомневаетесь, как правильно заверить копию трудовой книжки, то попросите ту организацию, которая требует копию, дать вам образец. И вы спокойно пойдете с ним к работодателю и возьмете правильно заверенную копию трудовой книжки.

Довольно часто в пакете документов, требующихся для оказания гражданину той или иной государственной услуги, требуется заверенный дубликат трудовой книжки. Он может потребоваться работником банка при оформлении ипотечного кредита, чтобы подтвердить трудовой стаж, указанный в документах. Также заверенная копия потребуется при оформлении любого вида субсидии. Поэтому следует точно знать, как заверить копию трудовой книжки .

Специалист, занимающийся такими вопросами, обязан в течение трех дней предоставить вам копию документа, которая заверена личной подписью главы предприятия и официальной печатью фирмы. Без данных атрибутов копия трудовой не будет считаться действительной. Небольшие фирмы, индивидуальные и частные предприниматели как таковые отдела кадров не имеют, поэтому заверить копию трудовой книжки может либо бухгалтер, либо непосредственно сам предприниматель.

Дубликат документа может быть изготовлен посредством сканера или на ксероксе. Возможен его набор на компьютере – это достаточно трудоемкий вариант, но оптимальный. Трудовая книжка может содержать записи, которые довольно сложно разобрать на отсканированном или распечатанном на принтере экземпляре. Такая, даже заверенная по всем правилам, копия может быть отклонена организацией, которая ее потребовала.

Как заверять копию трудовой книжки, должен знать каждый кадровик. В обязательном порядке делается дубликат каждого листа трудовой книжки, имеющего записи. Первая страница, содержащая сведения о личных данных работника (ФИО, дата заполнения), тоже дублируется. Каждая копия странички должна иметь фразу «Копия верна», подпись ответственного лица и его печать. Подпись в обязательном порядке должна быть расшифрована. На листе, имеющем последнюю запись, пишется фраза «Продолжает работать» и заверяется в том же порядке, как и все предыдущие странички.

Второй способ

Есть и другой способ, позволяющий заверить копию трудовой. Ее можно заверить единожды на самом последнем листе. Такой вариант заверения предусматривает, что все без исключения скопированные странички документа обязаны быть прошнурованными и пронумерованными. Шнур выводится на последний лист и проклеивается небольшим прямоугольником бумаги, на котором ставит свою печать и личную подпись ответственное лицо. Помимо этого, обязательно должна иметься надпись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов. В таком варианте заверения копии каждая страница оригинала дублируется на отдельный лист бумаги форматом А4.

Следует знать, что правильно заверенная копия трудовой книжки должна иметь заверяющую печать, располагающуюся непосредственно на самой ксерокопии. Копия не будет считаться верной, если печать стоит на поле под дублированной страницей.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, если человек не работает

Довольно часто засвидетельствованная копия документа требуется у уже неработающего по различным причинам человека, например, у пенсионера. Как же заверить документ в таком случае? Довольно просто. Делается дубликат каждой странички оригинала, а далее следует обратиться на место последней работы. Бухгалтер или специалист отдела кадров проведут всю процедуру заверения в соответствии с законом, но на последней странице будет указана причина, по которой человек уже не работает. Если нет возможности заверить копию по месту последней работы, то она может быть подтверждена нотариально.

Копия документа может быть как отсканирована или ксерокопирована, так и набрана на компьютере. Дублируются все странички трудовой книжки, имеющие записи. Не является исключением и первая (титульная) страница. Правильное заверение копии трудовой книжки заключается в соблюдении всех правил. Для этого каждая дублированная страничка должна содержать фразу «Копия верна», официальную печать предприятия, подпись специалиста отдела кадров или лица, выполняющего его обязанности, с обязательной расшифровкой.

Если не представляется возможным удостоверить копию документа по месту работы, то это можно сделать в нотариальной конторе. И главное – всегда проверяйте правильность заверения, так как иногда встречаются неточности, которые потом обернутся потраченным впустую временем и все придется переделывать вновь.

Трудовые книжки

Для этого необходимо скопировать все ее страницы, начиная с личных данных владельца и заканчивая информацией о последнем месте работы. Каждый разворот следует разместить на альбомном листе (формат А-4). Запрещается делать двухсторонние копии.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Копия трудовой книжки должна быть заверена постранично. Для этого на каждой странице следует проставить следующие реквизиты:

  • отметка о копийности — состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.
  • подпись заверяющего лица — состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003. Кто может заверить копию трудовой книжки? В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек.
  • печать — копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы. Оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.
  • дата — на копии ниже подписи обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате.
Читайте так же:
Пени за просрочку кредита в Сбербанке

Необходимы ли дополнительные надписи?

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить надпись.

Можно ли для заверения использовать штампы?

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет.

Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.

ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.

Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

  • для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
  • организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
  • ИП — штраф 1000–5000 руб.

Если нарушение повторится, суммы возрастут:

  • для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
  • организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
  • ИП — штраф 10 000–20 000 руб.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

  1. Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
  2. На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
  3. Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».

Сколько действительна копия трудовой книжки

Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.

Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.

Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.

Итоги

По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.

Выдаем работнику копию и дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка, несмотря на то, что является документом работника, хранится у работодателя, и работодатель несет за это ответственность. Однако бывают обстоятельства, когда книжка требуется работнику, но взять ее просто так он не может. В этой ситуации работодатель должен предоставить работнику копию трудовой книжки. Кроме того, в установленных законодательством случаях работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки. О том, когда работодатель обязан это сделать и как правильно оформить копию и дубликат трудовой книжки, расскажем в представленной статье.

Читайте так же:
Стаж в полиции

Оформляем копию и выписку из трудовой книжки

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки в последний день работы. Выдавать ее в других случаях работодатель (уполномоченное лицо) не обязан, поскольку в случае утери трудовой книжки он может быть привлечен к административной ответственности.

При этом ст. 62 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления выдать ему копии документов, связанных с работой, в том числе выписку из трудовой книжки. В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), говорится об обязанности работодателя выдать работнику, помимо выписки из трудовой, копию трудовой книжки. Оба документа должны быть заверены в установленном порядке.

Так, согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1> (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", указывают должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации, то есть это может быть как печать организации, так и, например, печать отдела кадров.

Разберемся, чем выписка отличается от копии. Выписка из трудовой книжки, как правило, требуется, когда работнику необходимо подтвердить осуществление трудовой деятельности в настоящее время и в конкретной организации. Специального порядка, устанавливающего выдачу выписки, не существует. Но согласно сложившейся практике выписка оформляется на фирменном бланке организации и заверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица (кадрового работника), а также печатью. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке, содержащиеся на титульном листе, сведения о работе за необходимый период в табличной форме, как и в разделе "Сведения о работе", а также другие требуемые сведения (например, содержащиеся в разделе "Сведения о награждении"). Так как работник в настоящее время работает в организации, в сведениях о работе после записи о приеме на работу на конкретную должность пишется фраза "Работает по настоящее время". Приведем образец выписки из трудовой книжки.

<*> Запись производится в выписке из трудовой книжки, а в оригинале трудовой книжки отсутствует.

В отличие от выписки, копия трудовой книжки делается со всех заполненных страниц на листах формата А-4. При этом каждый лист заверяется отдельно в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, то есть ставится запись "Верно" или "Копия верна", указываются должность лица, заверившего копию (инспектора отдела кадров, руководителя), его личная подпись, ее расшифровка, дата заверения.

В разделе "Сведения о работе" делается запись "Работает по настоящее время", которая также заверяется подписью с расшифровкой и датой.

Копию трудовой книжки обычно запрашивают кредитные организации, органы ПФР и др. Здесь следует отметить, что работники ПФР в подтверждение страхового стажа для назначения трудовой пенсии иногда запрашивают с работников подлинник трудовой книжки. Однако согласно п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению, в соответствии с федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденного Постановлением Минтруда России N 16, ПФР N 19па от 27.02.2002, принимаются подлинные документы о страховом стаже в подтверждение права на трудовую пенсию, за исключением трудовой книжки. Таким образом, представлять оригинал трудовой книжки в орган ПФР работник не обязан, он представляет лишь заверенную надлежащим образом копию.

Отметим, что копия трудовой книжки должна предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

Сразу отметим, что сделать работнику дубликат трудовой книжки работодатель должен только в случаях, установленных законодательством, а именно:

  1. при утрате работником трудовой книжки (п. 31 Правил). Согласно этому пункту лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно сообщить об этом работодателю по последнему месту работы, а работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Несмотря на отсутствие в нормативных актах прямого указания, обращение работника должно быть оформлено письменно в виде заявления.

Для оформления дубликата трудовой книжки работник должен будет собрать документы, подтверждающие его трудовую деятельность в других организациях. Это могут быть трудовые договоры, выписки из приказов, личных дел, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и другие документы.

Обратите внимание! Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция)).

Может оказаться, что у работника или бывшего работодателя случайно сохранилась заверенная копия трудовой книжки. Можно ли на ее основании оформить дубликат? Поскольку законодательно данный вопрос не рассматривался, считаем, что если копию предоставил предыдущий работодатель, сопроводив ее справкой или официальным письмом, оформить дубликат можно, но лучше подстраховаться и все же запросить с работника подтверждающие документы.

В силу п. 7.2 Инструкции кадровый работник снимает копии с документов, подтверждающих трудовой стаж работника, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранение. Оригиналы документов возвращаются работнику;

  1. если трудовая книжка пришла в негодность: порвалась, испачкалась, обгорела и т.п. В этих случаях в силу п. 33 Правил работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки по последнему месту работы. При этом все записи переносятся из старой трудовой книжки. Если же такой возможности нет, записи также вносятся на основании предоставленных работником документов, подтверждающих его стаж;
  2. при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной (п. 33 Правил). По решению суда или комиссии по трудовым спорам уволенный работник может быть восстановлен на работе либо могут быть изменены причины его увольнения или перевода. В этих случаях запись в трудовой книжке признается в соответствии с п. 1.2 Инструкции недействительной. Тогда работнику по его письменному заявлению должен быть выдан дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
Читайте так же:
Объяснительная записка - образцы и примеры, как написать формы

Обратите внимание, что недействительной должна быть признана именно запись об увольнении или переводе. Так, судом было отказано в исковых требованиях работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки в связи с неправильным указанием в трудовой книжке даты увольнения. Суд сделал вывод, что основания для выдачи работнику дубликата трудовой книжки отсутствуют, поскольку запись об основаниях его увольнения недействительной не является, а в трудовую книжку работника подлежит внесению запись о недействительности даты увольнения с ее изменением на другое число в порядке, предусмотренном п. п. 30, 35 Правил (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2013);

  1. при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств). Трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Для создания комиссии работодатель должен обратиться с заявлением в орган исполнительной власти субъекта РФ с указанием в нем причин массовой утраты трудовых книжек работников. Порядок установления стажа работы при утрате документов в чрезвычайных ситуациях утвержден Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.

Факт работы, сведения о профессии (должности) и периоды работы у данного работодателя устанавливаются комиссией на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры для получения документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта комиссии работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Обратите внимание! В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

Еще раз отметим, что согласно п. 7.2 Инструкции все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежащим образом оформленными документами. Такими документами могут быть справки, выписки, копии приказов и распоряжений с предыдущих мест работы.

Если подтверждающий документ не содержит данных, которые в силу закона должны быть указаны (например, пункта, части, статьи, на основании которых произошло увольнение), в дубликат трудовой книжки необходимо внести только те данные, которые содержатся в документе. То есть никакой инициативы, например, в случае дописывания недостающих данных, при заполнении дубликата работодатель проявить не может.

Также напомним, что при заполнении дубликата необходимо соблюдать требования об оформлении трудовой книжки, установленные Инструкцией. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двухзначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускаются записи "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" и т.п. Правила заполнения дубликата трудовой книжки установлены разд. 7 Инструкции. На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись "Дубликат". Затем на основании представленных работником документов (удостоверения личности, документа об образовании, квалификации и т.д.) указываются сведения о работнике. Вместо даты заполнения трудовой книжки ставится дата оформления дубликата. Правильность внесения сведений ниже подтверждает своей подписью работник, расписывается работник, ответственный за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или кадровой службы. Затем заполняется раздел "Сведения о работе".

Так, в графу 3 вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Ниже отражаются конкретные периоды работы, подтверждающие указанный стаж:

  • в графе 2 — дата приема на работу;
  • в графе 3 — наименование организации (работодателя), где работал сотрудник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия работника с указанием квалификации. Если предоставленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в предоставленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 отражаются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. В качестве последнего периода работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки.

При выдаче дубликата в него также вносятся сведения о награждении (поощрении) работника, которые были в трудовой книжке по последнему месту работы (п. 32 Правил).

Приведем образец заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки, оформленном в связи с ее утратой.

Сведения о выдаче дубликата вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заключение

Как уже было сказано, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним несет работодатель (п. 45 Правил). При этом ответственность возлагается на уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя.

Читайте так же:
Как доказать свою невиновность: помощь адвоката

Административная ответственность при невыдаче дубликата трудовой книжки в случаях, установленных законодательством, может наступить по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и охране труда.

Кроме того, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки.

Таким образом, если работник, в том числе уже не работающий в организации, обратится с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки и данный порядок предусмотрен законодательством, советуем не пренебрегать такой обязанностью и оформить работнику по всем установленным правилам дубликат трудовой книжки.

Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)

В ряде случаев гражданам может потребоваться копия трудовой книжки. Такой документ может быть принят в некоторых ведомствах и учреждениях только при условии, что он правильно оформлен. Как правильно сделать копию трудовой книжки? На протяжении какого срока она имеет юридическую силу? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.

В каких случаях может понадобиться копия трудовой книжки

Копия трудовой может потребоваться в различных ситуациях, например:

  • для получения кредита в банке,
  • для оформления социальных выплат,
  • для оформления пенсии,
  • для получения визы и т.д.

Если у гражданина есть на руках заверенный вариант копии трудовой книжки, значительно упростится процесс восстановления утерянного ранее документа. Из нашей статьи вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец будет представлен далее.

Где можно заверить копию

Как оформить копию трудовой книжки, чтобы к ней не было претензий у сотрудников разных ведомств и банковских учреждений? Гражданин может сделать это двумя способами:

  • обратившись в организацию, в которой он в данный момент работает;
  • обратившись к нотариусу (этот вариант применяется, если человек нигде не работает официально, либо организация ликвидирована, и книжка имеется у него на руках).

Заверять копии имеют право уполномоченные сотрудники, в т.ч. руководитель, главный бухгалтер, сотрудники отдела кадров. Трудовые книжки граждан, работающих у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены самим ИП.

Как сделать копию трудовой книжки? Обязанность подготавливать копии трудовых книжек обычно возлагается на кадровую службу. Это же подразделение отвечает и за их ведение.

Последовательность действий работника

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

  • обратиться в отдел кадров;
  • написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
  • ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.

Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

Срок действия копии документа

Продолжительность срока действия копии трудовой зависит от того, какие требования предъявляет запрашивающая ее организация. Так, во многих кредитных организациях, соцорганах и т.п. требуется представлять копию не «старше» 1 месяца со дня ее заверения. В иных структурах этот срок может быть более длительным – лучше уточнять это заранее.

Если же в трудовую книжку после ее копирования будут добавлены новые записи, копия автоматически становится недействительной независимо от того, сколько времени прошло с даты заверения, и представлять ее куда-либо уже не следует.

Как правильно делать копию трудовой книжки

Копия создается при помощи технических средств (ксерокса) со страниц оригинала. Она представляет собой сшитые или не скрепленные между собой листы формата А4 с копией одного разворота книжки на каждом листе.

Сотрудники отдела кадров должны ответственно подходить к этому процессу, так как неправильно оформленную копию не примут в том учреждении, куда планирует обратиться работник организации.

Как делается копия трудовой книжки работодателем:

  • необходимо сделать ксерокопии всех страниц, на которых есть записи (в том числе вкладыши и титульный лист), если необходимо, то копия делается и со страниц о награждениях;
  • качество печати должно быть хорошим, недопустимо изменять масштаб на ксероксе, двустороннее копирование не допускается;
  • листы копии следует пронумеровать;
  • если откопированные страницы не сшиваются между собой, на каждой из них должно быть указано: надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, собственноручная подпись заверяющего, его инициалы и фамилия, дата заверения; при сшивании страниц копии такая запись вносится только на последнем листе, а на его обороте делается бумажная наклейка с указанием на ней количества пронумерованных и прошитых листов (надпись также заверяется подписью и печатью);
  • на последней странице копии трудовой также делается надпись «Работает по настоящее время»;
  • печать должна располагаться на части текста, а не находиться в пустом месте страницы.

Обратите внимание, что с 01.07.2018 г. вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, дополнивший порядок внесении отметки о заверении (п. 5.26) новым требованием. Теперь, если копия делается для представления в другую организацию, стандартную заверяющую надпись нужно дополнить фразой о месте хранения подлинника документа. Вот как это может выглядеть на примере:

kopiya.jpg

Особенности оформления копии для банка

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

  • копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
  • если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector