Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

В первичке не может быть факсимиле

В первичке не может быть факсимиле

Минфин России в письме от 10.06.2021 № 03-11-11/45946 подтвердил свою позицию о том, что первичные документы, подписанные факсимильной подписью, не могут служить документальным обоснованием понесенных расходов.

Специалисты финансового ведомства рассмотрели следующую ситуацию. Индивидуальный предприниматель, применяющий УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», в качестве заказчика заключил с контрагентом договор на выполнение работ. По итогам приемки и оплаты работ контрагент представил акт с факсимильной подписью. Бизнесмена интересовало, может ли он учесть понесенные расходы на основании такого акта.

Пунктом 2 ст. 160 ГК РФ предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Следовательно, если стороны договора согласовали такую возможность, акт выполненных работ может быть подписан факсимильной подписью.

Так же как и на общей системе налогообложения, при применении УСН расходы, исходя из положений п. 2 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть они должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обязательные реквизиты первичных документов приведены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди них значится подпись лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом в данной норме ничего не сказано о том, каким образом должны быть выполнены подписи.

В комментируемом письме Минфин России разъяснил, что платежные документы и документы, имеющие финансовые последствия, должны быть подписаны собственноручной подписью. Поэтому расходы, указанные в актах выполненных работ, оформленных с использованием факсимильной подписи, не могут быть учтены при определении объекта налогообложения.

Специалисты финансового ведомства и раньше считали, что первичные документы, подписанные факсимильной подписью, не могут служить документальным подтверждением понесенных расходов, поскольку оформлены ненадлежащим образом (письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). А в письме МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, так же как и в комментируемом письме, указано, что факсимиле не допускается использовать на платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.

Вывод чиновников подтверждается судебной практикой (Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу № А56-69600/2010).

Отметим, что нельзя использовать факсимильную подпись и при подписании счетов-фактур. Объясняется это тем, что нормами налогового законодательства не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры (письма Минфина России от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, Определение Верховного суда РФ от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 (подробнее см. с. 8), постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11).

Изготовление факсимиле

Факсимиле

Что такое факсимиле и где его используют? Наверняка, с этим вопросом сталкивался каждый офисный сотрудник. Ведь согласитесь, завизировать документ подписью генерального директора или старшего специалиста необходимо именно тогда, когда начальства нет рядом. Вот тут и приходит на помощь такая нужная в офисе вещь, как факсимиле – это перенесенная на печать подпись, которая воспроизводит оригинал в точности, как в размерах, так и в линиях. Такая подпись печать имеет законную силу в проставлении большого количества внутренних документов, не имеющих отношения к материальной ответственности.

Читайте так же:
День увольнения - последний рабочий день по закону?

Печать факсимиле, созданная нашими специалистами, идеально точно повторит любую рукописную монограмму или роспись, которую вы присылаете нам по электронной почте: t@proshtamp.ru или a@proshtamp.ru.

Наши цены

Факсимиле (личная подпись) (полимер)1 час1 сутки
По оттиску800 руб.600 руб.
Факсимиле (личная подпись) (резина)1 час1 сутки
По оттиску950 руб.800 руб.
Автоматическая оснастка От 270 руб .
Ручная пластиковая оснастка — БЕСПЛАТНО!
Факсимиле (личная подпись) (флэш-технология)1 час1 сутки
По оттиску800 руб.600 руб.
Стоимость заправки флэш-печати чернилами (за 1 цвет)200 р.
Ручная пластиковая оснастка — плюс 250 р.

Как отправить нам оттиск подписи факсимиле?

Оттиск подписи факсимиле

Ставите подпись на чистом листе бумаге. Чтобы измерить роспись, необходимо по самым выступающим точкам подписи провести две горизонтальные и две вертикальные линии так, чтобы заключить ее в прямоугольник (см. рисунок ниже). Теперь просто измеряете высоту и ширину прямоугольника и эти значения отправляете нам.

Просто сканируете вашу подпись на листе формата А4 в поный размер листа и отправляете скан нам. Мы сами сделаем замеры.

Как заказать факсимиле:

  1. Вы можете расписаться несколько раз и отсканировать самую удачную подпись.
  2. Выберите наиболее понравившуюся вам оснастку.
  3. Отправьте нам отсканированный оттиск с указанием размеров и описанием заказа по электронной почте
    t@proshtamp.ru или a@proshtamp.ru.
  4. Не забудьте оставить телефон для связи с вами.

Образцы факсимиле подписи

Виды Факсимиле

Виды и особенности факсимиле

Факсимильная подпись может быть создана из нескольких видов материалов:

  1. Резина имеет долговечную износостойкую структуру, благодаря которой четко передаются все линии, изгибы, формы и т.д. Такое изделие выдержит интенсивные нагрузки, поэтому факсимиле из резины часто заказывают крупные фирмы.
  2. Твердый полимер имеет менее износостойкую структуру, но за счет недорогого материала можно получить вполне достойный экземпляр подписи. В связи с этим данный метод наиболее популярен среди заказчиков.

Оснастка для факсимиле может быть двух видов:

  1. Автоматическая оснастка – это механизм, который имеет встроенную подушку, клише, и при надавливании клише обмакивается в подушку и проставляет на поверхности четкий оттиск.
  2. Ручная оснастка – также может быть выполнена из пластика ли металла, но при этом бывает необходимость макать в отдельную штемпельную подушку. Но в отличие от первой, эта оснастка имеет компактные размеры.

Каждое такое изделие оснащено прозрачным окошком сверху, куда можно разместить образец росписи, предотвращая возможную путаницу.

Печать факсимиле

Когда можно применить факсимиле подписи?

Использование факсимиле абсолютно легитимно и имеет силу на любых документах, не подразумевающих материальную ответственность. Подобной печатью можно визировать:

  • — документы по аккредитиву;
  • — кассовую документацию;
  • — чеки с иностранной валютой;
  • — различная учетная документация (сырье, материалы, личный состав, рабочее время);
  • — любые акты приема-передачи.

Печать факсимиле: преимущества заказа у нас

Чтобы сделать заказ факсимиле, достаточно прислать на нашу электронную почту качественно отсканированный оттиск, предварительно измерив его. Наши дизайнеры в точности воссоздадут автограф, учитывая все нюансы. Также необходимо выбрать оснастку, к которой будет прикрепляться клише росписи.

Высокое качество, соблюдение сроков и доступные цены являются залогом нашей работы.

Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

Использование собственноручной подписи при оформлении документов сопряжено с известными трудностями. Например, уполномоченное на подпись лицо может отсутствовать на рабочем месте, находиться в длительном отъезде, отпуске и т.п. Электронной цифровой подписью тоже пользуются далеко не все. Все эти причины приводят к тому, что в хозяйственном обороте довольно широко используются документы с факсимильными подписями. Факсимиле (в переводе с латинского – «сделай подобное») — точное, фотографическое изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. А проще говоря, это документ с фотографией подписи уполномоченного лица. Кстати, подделать такой документ обычно не составляет никакого труда.

Читайте так же:
Договор подряда на монтажные (электромантажные) работы

Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. Согласно данной норме, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. При совершении сделок эта норма разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если стороны заранее об этом договорились.

2. Несмотря на все риски использования, факсимиле в хозяйственном обороте применяется довольно часто.

3. Арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к факсимильной подписи во взаимоотношениях с контрагентами даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон.

4. Минфин и ФНС считают, что оформление документов факсимильной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства солидарны во мнении, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений.

5. Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС.

Это все, что закон может сказать о документах с факсимиле. В законодательстве не содержится ни правил обращения с факсимиле, ни условий действительности его применения для оформления сделки. Такое положение дел приводит к тому, что отношение к подобным документам – весьма неоднозначное.

shutterstock_68921368.jpg

При всех существующих рисках применения факсимиле в хозяйственном обороте подобный способ оформления документации довольно распространен — многим это удобно. Причем арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к такой «подписи» во взаимоотношениях контрагентов.

Так, если суд придет к выводу, что договор реально исполнялся, по нему производилось выполнение работ (оказание услуг) и их приемка, то подписание документов при помощи факсимиле не сыграет никакой значительной роли для разрешения спора.

Это подтвердил, например, Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 12.12.2016г. №А40-10028/16. Суд указал, что подписание договора, а также актов КС-2, справок КС-3 посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору. Частично оплатив работы, в том числе не только авансированием, но и после выполнения и сдачи работ, ответчик фактически одобрил их выполнение. При установленных обстоятельствах одобрения сделок и приемки работ способ оформления документации не имеет значения. При этом даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон документ с факсимильным воспроизведением подписи не перестает являться доказательством по делу. Такой документ подлежит оценке судом наряду с иными доказательствами.

В Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 27.12.2016г. №А60-7397/2016 была рассмотрена ситуация, когда стороны не заключали никакого соглашения о возможности использования сканов. При этом в рамках сотрудничества при заключении договоров-заявок менеджерами проставлялся штамп-факсимиле подписи директора. Суд признал, что подобная практика сама по себе не свидетельствует о фальсификации документов и не влечет исключения такой документации, как не соответствующей требованиям достоверности. В этом случае суд продолжает осуществлять оценку письменного документа с учетом всех представленных участниками спора доказательств. Если свидетели (работники предприятия и его контрагентов) могут подтвердить факт реальности совершенной сделки, оснований для отказа во взыскании задолженности по ней не имеется.

Читайте так же:
Льготы инвалидам в Москве в 2022 году

С другой стороны, если сложившаяся практика отношений между компаниями не допускает использования факсимиле, подобным образом подписанные документы будут считаться судом сфальсифицированными. Юридической силы они иметь не будут и подтвердить факт совершения сделки не смогут. На данное обстоятельство обратил внимание Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 14.12.2016г. №А41-56055/14. По условиям представленного в суд договора аренды все изменения к нему должны были совершаться в письменной форме и подписываться уполномоченными представителями сторон. При этом стороны не согласовывали возможность составления документов с использованием факсимиле. Представленный в материалы дела акт приема-передачи не был подписан со стороны истца уполномоченным лицом. Поскольку в материалах дела отсутствовали доказательства передачи спорного помещения, суд пришел к выводу об отсутствии у арендатора оснований для получения арендных платежей.

shutterstock_482582161.jpg

Ручки в сторону

Если во взаимоотношениях с контрагентами факсимиле может быть использовано без значительных последствий финансового характера (при наличии соглашения), то с контролерами дело обстоит куда сложнее.

И Минфин РФ (письма от 13.04.2015г. №03-03-06/20808, от 27.08.2015г. №03-07-09/49478) и ФНС России (письмо МНС РФ от 01.04.2004г. № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи») сходятся во мнении, что подобное оформление документации не порождает последствий налогового характера.

Ведомства отмечают, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений. В письме Минфина РФ от 13.04.2015г. №03-03-06/20808 приводится следующее обоснование данной позиции.

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Законом установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • содержание сделки;
  • наименование должности лиц, совершивших сделку;
  • личные подписи указанных лиц.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Таким образом, факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей бухгалтерского и налогового учета.

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 18.02.2014 г. №ВАС-15636/13 указал, что при принятии факсимиле в качестве доказательства возникновения денежного обязательства, необходимо различать общие положения ГК РФ и нормы специальных законов. В данном деле спор касался векселей, подписи на которых были воспроизведены с помощью факсимиле. ВАС РФ разъяснил, что обязательства по векселю возникают при выдаче документа, отвечающего формальным требованиям вексельного права. Выполнение какого-либо реквизита векселя способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, следует расценивать как отсутствие реквизита. Использование аналогов собственноручной подписи, в том числе факсимиле, не допускается. Не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства (п. 2 ст. 160 ГК РФ), но не соответствующим требованиям специального законодательства. Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требований к форме вексельного обязательства.

Читайте так же:
Этапы ликвидации, ликвидационная комиссия

shutterstock_242902120.jpg

Гладко было на бумаге

Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС. В вопросах получения налоговой выгоды суды документам с факсимиле практически вообще не доверяют. Такая скептическая позиция была закреплена в судебной практике еще Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.09.2011г. № 4134/11.

Спор здесь касался возможности получения вычета по НДС при предоставлении счета-фактуры, подписи руководителя и главбуха на котором были выполнены путем факсимиле. ВАС РФ указал, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст.169 НК РФ). Положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Документы бухгалтерского и налогового учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. В связи с этим отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Между тем, в арбитражной практике можно найти и противоположные решения судов, которые не ограничиваются формальным подходом к предоставлению налоговых вычетов. Например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.12.2016г. №А63-12161/2015. Основанием для отказа в применении вычета по НДС здесь послужило то, что подписи руководителя на счетах-фактурах были выполнены как раз путем факсимильного воспроизведения.

Инспекция указала, что действующее законодательство не содержит положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи. На основании этого был сделан вывод, что директор общества счета-фактуры не подписывал, что свидетельствует о наличии в счетах-фактурах недостоверных сведений (подписи).

Суд установил, что в ходе опроса директор контрагента подтвердил хозяйственные операции с обществом. Операции имели место в действительности. Оплата продукции была подтверждена документально, а товары были приняты на учет. Никаких иных нарушений при оформлении счетов-фактур обнаружено не было. Причем у инспекции отсутствовали сомнения в установлении личности лица, от имени которого было нанесено факсимиле на счетах-фактурах контрагента. Следовательно, заключил суд, отказ в вычете НДС является формальным и не соответствует закону.

Однако здесь нужно отметить, что данное решение суда является скорее исключением из правил. В большинстве случаев судьи не примут первичные документы с факсимиле в качестве основания для получения налоговой выгоды. Поэтому при составлении «первички» все же рекомендуется строго следовать требованиям законодательства к оформлению такой документации.

В связи с многочисленными просьбами пользователей, разработчики «1С:Бухгалтерии 8» рассматривают возможность добавления факсимиле в первичные документы в программе. Обсуждение этой проблемы в настоящее время идет в Центре идей. БУХ.1С также решил спросить своих читателей, полезно ли добавление факсимиле в первичку и зачем пользователям нужна эта функциональность.

Просим вас поучаствовать в опросе, а также мнения и пожелания можно писать в комментариях.

Что такое факсимиле

Что такое факсимильная подпись, кому и зачем она нужна, когда можно, а когда нельзя ей пользоваться – расскажем об этом подробнее в статье.

Читайте так же:
Договор гражданско правового характера: особенности и порядок заключения

что такое факсимилеИспользование факсимильной подписи упрощает руководителям оформление документов

Факсимиле – что это

Это воспроизведение личной подписи на печати-клише для заверения документов без личного участия руководителя, который несет ответственность за делопроизводство в компании.

Клише может быть и в электронном виде: подпись сканируют и вставляют скан в электронный документ.

Обычно штамп с подписью используют, чтобы ускорить документооборот в компании и упростить работу, например, бухгалтеру, который работает с огромным количеством документов каждый день.

Как правильно использовать факсимиле

Если вы хотите использовать факсимиле, то предварительно с каждым контрагентом надо заключить соглашение об использовании штампа в качестве аналога собственноручной подписи должностного лица.

Значит, обе стороны согласились с тем, что клише приравнивается к личной подписи и, соответственно, имеет ту же юридическую силу, что и эта подпись.

Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.

Подобное соглашение составляется на конкретный договор или на все документы, которые заключаются с контрагентом. Но с каждой стороной заключается индивидуальное соглашение.

Также в соглашении можно установить процедуру использования факсимиле. Например, для подписи штамп использует только один участник договора.

факсимильная подписьГлавный момент в использовании факсимиле: не забыть составить соглашение о его использовании

Минимальная информация для соглашения об использовании факсимильной подписи:

  • назвать субъекты договора и ФИО лиц, которые представляют названные субъекты,
  • прописать основание, по которому действует каждый субъект;
  • прописать, о чем договариваются участники соглашения (например, о возможности или допустимости использования факсимильной подписи представителем одного или обоих участников при подписании определенных документов – и перечислить список документов, на которых можно поставить штамп).

Принципиально важно, чтобы такое соглашение было засвидетельствовано собственноручной подписью представителей, поскольку в данном случае только личная подпись будет служить подтверждением, что согласие действительно достигнуто.

Другой вариант заверения согласия на использование клише – прописать пункт о допустимости использования факсимильной подписи в самом договоре. Такой документ тоже должен быть подписан представителями обеих сторон собственноручно.

Однако даже при заключенном соглашении факсимильную подпись можно ставить далеко не на все документы.

Где можно использовать факсимиле

На каких документах можно ставить штамп:

  • договоры и дополнительные соглашения, если есть письменное и заверенное собственноручной подписью согласие обеих сторон на использование клише одной или двумя сторонами;
  • наградные документы (почетные грамоты, листы о награждении);
  • служебные удостоверения;
  • полисы (медицинские и страховые);
  • письма (уведомления, извещения, приглашения и проч.).

Какие документы нельзя подписывать факсимиле

Штампом нельзя заверять бухгалтерские финансовые документы.

Например, в декларации для налоговой службы, счет-фактуре, платежной накладной, кассовой книге, расходном кассовом ордере можно поставить только личную подпись руководителя или бухгалтера.

Все бумаги, которые передаются в государственные органы, может подписывать только руководитель.

Также не получится заверить печатью-клише любую доверенность, трудовые книжки и договоры, приказы. Нельзя использовать ее в нормативно-правовых актах, например, федеральных законах и проч.

Документы, подписанные штампом, не примут и банковские сотрудники. Все образцы подписей, заявления, чеки и другие платежные документы должны быть подписаны ответственным лицом собственноручно.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector