Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

Какой кадровик не знает правил кадрового делопроизводства? А много ли таких, кто сможет с легкостью изложить их в локальном нормативном акте — инструкции по кадровому делопроизводству? С этим сталкивается, пожалуй, каждый, кому поручено написать инструкцию, положение или любой другой внутренний регламент: человек прекрасно знает правила, а написать их становится настоящей проблемой. Мы рассмотрим инструкцию по кадровому делопроизводству как организационно-правовой документ, определим цель ее составления и основные этапы работы над ней.

Инструкция как организационно-правовой документ

Инструкция в организации — это локальный (внутренний) нормативный акт, регламентирующий порядок выполнения какого-либо производственного или бизнес-процесса. В теории делопроизводства инструкции делятся на организационные и технические. Инструкция по кадровому делопроизводству (будем называть ее ИКД) — представитель организационной группы, так же как и инструкции по охране труда, конфиденциальному делопроизводству и др. К техническим можно отнести, например, инструкцию по производству переключений в электроустановках.

Примечание. Образец инструкции по охране труда при работе на персональном компьютере см. на с. 28 журнала N 3, 2016.

Существует определение инструкции по общему делопроизводству. В полной мере его можно отнести и к ИКД. Так, инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) — это нормативный правовой акт, устанавливающий требования к созданию, обработке, хранению и использованию документов в организации <1>.

<1> Управление документами. Термины и определения. Словарь. М.: ВНИИДАД, 2013.

Таким образом, цель инструкции, во-первых, пошагово передать ход выполнения какого-либо процесса, во-вторых, закрепить именно этот ход выполнения процесса как единственно правильный. Цель ИКД — изложить и регламентировать порядок работы с документами кадрового делопроизводства.

Для чего составляется инструкция по кадровому делопроизводству

О том, как оформить отпуск или принять человека на работу, думается, знает каждый кадровик, и нет смысла переписывать в отдельный локальный нормативный акт очевидные вещи. Ценность инструкции по кадровому делопроизводству в том, что в ней отражаются "местные" особенности движения кадровых документов. Приведем пример того, как может быть описан в ИКД реальный путь всего одного заявления о приеме на работу от сотрудника и до кабинета генерального директора.

Пример 1. На заявлении о приеме на работу специалист отдела кадров ставит отметку о наличии в компании соответствующей вакансии, форме оплаты труда, размере оклада. Заявление о приеме на работу визируется руководителем структурного подразделения, в которое устраивается работник, и директором по направлению деятельности, после чего передается на рассмотрение генеральному директору.

Не менее сложной является система согласования приказов о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, в регламентирующие ее локальные нормативные акты можно включить положения, приведенные в образце ниже.

Пример 2. Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска проходят процедуру согласования у следующих должностных лиц:

  • для материально ответственных работников — начальника складского хозяйства, директора по персоналу, директора по экономике и финансам, директора по правовым вопросам;
  • для водителей — начальника отдела автотранспорта, директора по персоналу, директора по экономике и финансам, директора по правовым вопросам;
  • для работников производства — директора по производству, директора по персоналу, директора по экономике и финансам, директора по правовым вопросам;
  • для работников административного корпуса — административного директора, директора по персоналу, директора по экономике и финансам, директора по правовым вопросам.

Именно ради описания и регламентирования подобных особенностей и создается инструкция по кадровому делопроизводству. Никаких расхождений с трудовым законодательством здесь нет: все документы создаются и подписываются руководством в нужные сроки, а промежуточные точки маршрута для удобства работы организация установить вправе.

Обязательные разделы инструкции

Любую инструкцию условно можно разделить на две части:

  1. Общие положения.
  2. Основная часть.

И если "Основная часть" у каждой инструкции имеет собственную структуру, "загнать" которую в рамки практически невозможно, то "Общие положения" можно привести к общему знаменателю. Здесь присутствуют следующие информационные блоки:

  1. основания для разработки;
  2. цель;
  3. сфера применения;
  4. особенности применения;
  5. перечень нормативных документов, на основании которых разработана инструкция;
  6. ответственность за нарушение установленных инструкцией правил.

Содержание основной части зависит от того, какой процесс призвана регламентировать каждая конкретная инструкция.

Приведем образец оглавления инструкции по кадровому делопроизводству.

Пример 3. 1. Общие положения.

  1. Прием на работу.
  2. Перевод и перемещение.
  3. Отпуска. Учет отпусков.
  4. Дисциплинарные взыскания.
  5. Увольнение.
  6. Приложения.

Естественно, это не обязательная структура, каждая организация вправе сократить или дополнить ее.

Порядок работы над инструкцией Этап 1. Сбор информации

Первое, с чего нужно начать, — это составить список всех действующих в компании локальных нормативных актов по работе с персоналом, начиная с правил внутреннего трудового распорядка, и выбрать из них информацию, посвященную оформлению и движению кадровых документов.

Во вторую очередь следует проанализировать маршруты кадровых документов в компании. Тот же трудовой договор, бесспорно, подписывает руководитель организации (или иное уполномоченное должностное лицо). Но прежде чем попасть на стол к генеральному директору, договор может пройти довольно долгий путь согласований, причем в каждой организации этот путь будет своим (как в примерах выше с заявлением и приказом об отпуске). Вот этот-то маршрут и нужно проследить, чтобы затем внести его в ИКД и при необходимости скорректировать.

Этап 2. Формирование содержания

В инструкцию помещаются реальные процессы, которые осуществляются именно в той компании, в которой будет действовать инструкция. Не нужно фантазировать и вносить в документ разделы с описанием действий, которых никто не совершает.

Пример 4. Если управление по персоналу никак не учитывает проводимые для работников консультации по вопросам трудового законодательства, то и незачем вводить в ИКД форму журнала учета таких консультаций. Если когда-нибудь отдел кадров сочтет необходимым вести его, тогда в инструкцию и попадет соответствующее изменение.

Этап 3. Работа над текстом

Типовых инструкций по кадровому делопроизводству нет. Кадровикам при создании текста ИКД придется опираться на общие нормы трудового законодательства. Не стоит стесняться брать из них целые фрагменты.

При описании таких процессов, как согласование или утверждение документов, можно обратиться за помощью к делопроизводителям и воспользоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Вариант, который имеет право на существование, но при этом требует большой осторожности: взять в качестве основы чужую ИКД и на ее основе написать свою. Подобный документ нужно использовать предельно внимательно, начав с прочтения буквально каждого слова с карандашом в руках.

Безусловно, ТК РФ для всех один, но это совсем не гарантия того, что его положения у дружественной организации истолкованы верно, а ход выполнения процессов и маршруты документов совпадают с вашими. Категорически нельзя при этом пользоваться функцией "копировать-вставить". Если уж решено положить в основу своей ИКД уже разработанный кем-то документ, то его текст нужно перенабрать вручную. Только так составитель в прямом смысле "прочувствует" его, сможет соотнести со своей компанией, отсечь лишнее и добавить нужное. А также избежит внезапного появления где-нибудь в середине текста наименования чужой организации или несуществующей в компании должности.

Читайте так же:
Компенсации гражданам, пострадавшим от ошибок Росреестра

Этап 4. Визирование, утверждение, ознакомление

Теоретически процедура визирования инструкции по кадровому делопроизводству не нужна: ее разрабатывает отдел кадров для себя. Но на практике визы могут потребоваться, например, если все проекты ЛНА в компании проходят нормоконтроль в службе делопроизводства. Таким образом, визирование следует произвести в соответствии с внутренними правилами организации, а утвердить ИКД, как и любой подобный ей регламент, должен руководитель компании (или иное уполномоченное лицо).

Утверждение можно произвести двумя способами: либо это делает генеральный директор лично (см. пример 5), либо будет издан специальный приказ (см. пример 6). К последнему прибегают, только если утверждение документа сопровождается дополнительными действиями, например, одновременно прекращается действие другого локального нормативного акта. Приведем примеры оформления реквизитов в каждом из случаев.

Пример 5. Утверждение руководителем лично.

Грозовский О.А. Грозовский

Пример 6. Утверждение приказом.

приказом ООО "Стиль"

от 17.05.2016 N 077

Ознакомить с ИКД нужно в первую очередь работников отдела кадров. Во вторую — секретарей и делопроизводителей при условии, что через их руки проходят кадровые документы.

Этап 5. Настройка дружелюбия к пользователю

В отличие от, например, инструкции по общему делопроизводству, ИКД не нуждается в особой "популяризации" среди всех работников организации. Это внутренний документ отдела кадров, сотрудники которого привыкли читать документы, написанные сухим и сложным языком закона. Но это совсем не значит, что не нужно попытаться облегчить своим ближайшим коллегам жизнь и сделать ИКД удобной для восприятия и поиска информации. Минимальный комплекс мероприятий для того, чтобы сделать документ, как говорят веб-дизайнеры, дружелюбным к пользователю, следующий:

  1. электронный формат, удобный для чтения. В идеале это формат .pdf. Причем перевод инструкции в него означает не сканирование в этот формат бумажного документа, а сохранение в нем исходного файла. Когда ИКД будет не только готова, но и согласована, а также утверждена генеральным директором, нужно вернуться к ее файлу и при помощи команды "Сохранить как" выбрать формат .pdf. Читать с экрана компьютера документ, сохраненный в этом формате, намного легче, при этом в него нельзя случайно или намеренно внести изменения. Дополнительное преимущество — функция текстового поиска, которая отлично действует в программах для чтения pdf-файлов;
  2. система внутренних ссылок. Если пользователь читает в ИКД о дисциплинарных взысканиях, то почему бы не дать ему возможность сразу же из этого текста перейти в раздел, посвященный документальному оформлению дисциплинарных взысканий? Или если в тексте говорится о том, что образец документа представлен в приложении, то пусть читатель немедленно, в один клик перейдет в это приложение, ознакомится с ним, а затем вернется обратно. Все эти переходы с легкостью настраиваются в программе Word при помощи функции "Гиперссылка".

Примечание. См. статью "Учимся хранить документы в электронном виде" на с. 45 журнала N 3, 2016.

Аналогичным образом оформляется и оглавление: каждое наименование главы — это не просто текст, а гиперссылка, и клик по ней с нажатой клавишей Ctrl перебросит пользователя прямо в начало главы, избавив от утомительного перелистывания.

Несмотря на то что инструкция по кадровому делопроизводству не относится к документам, которые обязательно должны быть в организации, ее существование очень помогает кадровикам и работникам службы делопроизводства. Новые сотрудники намного быстрее втягиваются в регламентированные процессы, "старые" — не тратят время на объяснения. Автоматически снимаются вопросы о том, нужно или не нужно согласовывать или визировать документ у того или иного руководителя. И наконец, установленные в инструкции сроки для каждой конкретной операции не дают принесенным на согласование или подпись документам целыми днями ждать рассмотрения на столах руководителей.

Порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству

В данном параграфе рассматривается порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству, а также приложений к ней.

Изучив в первом параграфе правовую и нормативно-методическую базу по кадровому делопроизводству в РФ, выяснили что, законодательством не установлена обязанность работодателя, составлять инструкцию по кадровому делопроизводству.

Однако, ознакомившись с официальными сайтами крупнейших компаний РФ видим, что на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности. Например:

Ростехнадзор применяет Инструкцию, утвержденнуюприказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372.

Антимонопольная служба (ФАС России) –Инструкцию, утвержденнуюприказом ФАС РФ от 4 февраля 2008 г. № 23.

ОАО «РЖД» – Инструкцию, утвержденнуюраспоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р.

Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы. Наличие такой инструкции позволяет: соблюдать единый порядок оформления кадровых документов организации, учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства, быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе организации и т. д.[34].

Типовой Инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому организация может составить ее в произвольной форме, что не противоречит ч. 1 ст. 8 ТК РФ.При составлении документа за основу можно взять инструкции, действующие в вышеуказанных ведомствах и организациях.

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости И.И. Шкловец в кадровой справочной системе ( далее – КСС) «Система Кадры» предлагает свой вариант создания инструкции по кадровому делопроизводству. Инструкция, как правило, состоит из:

общих положений (преамбулы);

В преамбуле указывают общие сведения: цель составления инструкции; ее назначение; лиц, ответственных за сохранность кадровых документов[34].

В ходе работы мы выяснили, что наименования и количество тематических разделов инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством. Так, например, инструкция по кадровому делопроизводству может состоять из следующих разделов:

прием новых сотрудников (гл. 10–11 ТК РФ);

перевод сотрудников внутри организации (гл. 12 ТК РФ);

увольнение сотрудников (гл. 13 ТК РФ);

предоставление отпусков сотрудникам (гл. 19 ТК РФ);

организация работы с трудовыми книжками (ст. 66 ТК РФ);

оформление поощрений и дисциплинарных взысканий (гл. 30 ТК РФ);

выдача справок и копий документов сотрудникам (ст. 62 ТК РФ);

Читайте так же:
Односторонний отказ от исполнения договора по ГК РФ

использование и хранение персональных данных сотрудников (гл. 14 ТК РФ);

передача кадровых документов на архивное хранение (Правила, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Журнал «Кадровое делопроизводство» описывает общие положения инструкции: цели и задачи, нормативную правовую базу инструкции. Тематические разделы инструкции: перечень и порядок оформления основных кадровых процедур. Приложения к инструкции: необходимый справочно-иллюстративный материал.

Инструкция по кадровому делопроизводству имеет ряд преимуществ. Во-первых она решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции. Во-вторых ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, организация создаст условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие для работы в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы организации[23].

Журнал «Кадровое делопроизводство» определяет основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству:

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.).

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Первый раздел называется «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил[44].

Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому считаем обоснованным составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. В таком случае каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.

Но возможен и другой принцип деления инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой раздел – трудовым книжкам. Для нашей работы более рациональным стал первый вариант из тематических разделов. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

Состав и структура тематических разделов инструкции определяются индивидуально для каждой организации. Для того чтобы решить, из каких тематических разделов будет состоять инструкция, нужно четко представлять, какие кадровые процедуры необходимо документировать[44].

Любая кадровая служба занимается оформлением приема, увольнения, перевода работников, а также учетом рабочего времени и оформлением отпусков. Поэтому эти разделы необходимо включить в состав тематических разделов инструкции. В зависимости от потребностей организации также можно описать, порядок документирования командировок, поощрений или дисциплинарных взысканий.

Первый раздел – порядок оформления приема на работу. В нем перечисляются документы, необходимые для оформления сотрудника на работу. Выяснили, что эти документы удобно разграничивать на две группы.

В одну группу включать документы, которые будут оформляться в кадровой службе. В их числе будут не только заявление и приказ о приеме на работу, а также трудовой договор, но и соответствующие регистрационные журналы. К другой группе отнести документы, которые работник будет предъявлять при трудоустройстве, – паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет, документ об образовании (перечень этих документов четко определен в статье 65 ТК РФ; перечень документов, предъявляемых при приеме на работу внешнего совместителя, уточняет статья 283 ТК РФ)[45].

После того как перечислили в инструкции перечень необходимых документов, переходим к порядку составления и оформления документов. Эти сведения можно объединить в одном пункте.

Следующий раздел об оформлении увольнения, как и составление других разделов, начинается с перечня документов, необходимых для оформления данной кадровой процедуры.

Увольнение работника может быть обусловлено разными причинами: собственное желание работника, инициатива работодателя, обстоятельства, не зависящие от воли сторон, соглашение сторон, истечение срока трудового договора. Основной перечень документов для оформления увольнения по всем указанным причинам будет одинаковым – приказ об увольнении, трудовая книжка, личная карточка, личное дело. Но за одним очень важным исключением. За исключением документов – оснований, послуживших предпосылкой для издания приказа[45].

В унифицированной форме № Т-8, то есть в приказе об увольнении предусмотрено две графы основания. Сначала указывается юридическое основание прекращения (расторжения) трудового договора. Затем – документальное основание увольнения. В этой графе перечислены варианты возможных оснований – заявление работника, служебная записка, медицинское заключение. Это также могут быть докладные записки, акты, уведомления, аттестационные листы и многие другие документы. Тем не менее, в большинстве случаев документальным основанием для увольнения сотрудника становится его заявление.

Необходимо проконтролировать, чтобы сотрудник при увольнении сдал всю документацию, материалы и предметы, выданные ему для работы. В их числе могут быть: пропуск, справочная и методическая литература, калькулятор, спецодежда и спецобувь, полисы обязательного и добровольного медицинского страхования. Для того чтобы ничего не упустить, следует использовать следующий документ, который называется обходной лист. В нем содержатся данные о фамилии должностных лиц, которые будут контролировать возвращение сотрудником тех или иных ценностей[45].

Составив перечень необходимых для увольнения документов, обязательно следует описать в инструкции порядок и сроки их оформления. Очень важно отметить в инструкции, что не только кадровик, но и работник должен поставить при увольнении свою подпись в личной карточке и трудовой книжке. Также сотрудник обязательно должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Читайте так же:
Налоговый вычет на ребенка инвалида в 2022 году

Следующий раздел – порядок оформления отпусков, в него включен порядок оформления всех видов отпусков – ежегодного оплачиваемого, дополнительного оплачиваемого и отпуска за свой счет. Не стоит забывать о том, что сроки хранения у приказов на разные виды отпусков различны. Так, например, приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков имеют срок хранения 5 лет, а приказы о предоставлении отпусков за свой счет – 75 лет[45].

В инструкции по кадровому делопроизводству должны быть прежде всего включены документы, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, которые являются обязательными для трудовых отношений. Такие как: Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, Личная карточка работника, Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, Штатное расписание, Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, График отпусков и др.[46].

Завершающим этапом в разработке инструкции по кадровому делопроизводству является оформление приложений. В приложения к инструкции необходимо включить необходимый справочно-иллюстративный материал: привести образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Наглядно показать требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам. Кроме того, в приложения можно включить графики документооборота.

В качестве приложений в инструкцию по делопроизводству включаются бланки документов, образцы регистрационных форм, перечень документов, не подлежащих регистрации, альбом форм документов и т.д. Образцы документов следует размещать в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делать ссылки на приложения – указывая, какой документ где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией[46].

Таким образом, готовая инструкция по кадровому делопроизводству обеспечит единство правил выполнения и оформления документов, максимально сократит количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организации.

Что новый ГОСТ нам приготовил

Варвара Смирнова

Трудовое законодательство прямо обязывает организации документировать основные правила взаимодействия работника и работодателя. Риск возникновения трудовых споров во многом зависит от того, насколько корректно составлены документы. Поэтому к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 1 июля, кадровым специалистам тоже стоит отнестись внимательно.

Зачем нужен ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97–2016 пришел на смену ГОСТ Р 6.30–2003, принятому еще в 2003 году. Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов, порядок их оформления, схемы расположения реквизитов, образцы бланков и пр. ГОСТ Р 7.0.97–2016 ввел четыре новых реквизита и изменил порядок оформления еще 10 реквизитов.

Зачем нужно соответствовать ГОСТам? Любой документ состоит из его содержательной части и элементов оформления. Содержание должно отвечать нормам трудового права, а вот для оформления существуют утвержденные стандарты. Если текст приказа или распоряжения напечатан на простом листе бумаги или составлен не по правилам, он не получает никакой юридической силы, а остается просто текстом. Поэтому так важно, чтобы элементы оформления соответствовали ГОСТу. Если вы ошиблись в дате, небрежно поставили печать или неверно указали должность, документ может быть оспорен.

ГОСТ в подавляющем большинстве случаев касается секретарей и делопроизводителей, однако многие коррективы затрагивают организационно-распорядительную документацию: приказы, уставы, правила, инструкции, регламенты и пр., — а значит, и внутренние кадровые процессы.

С 1 июля расширена сфера применения стандарта — действие его теперь распространяется как на бумажные, так и на электронные документы.

Языки, шрифты и отступы

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97–2016 содержит совершенно новое положение, которое определяет, на каком языке может быть составлен документ. Это государственный язык РФ или государственный язык республики в составе РФ согласно законодательству этой республики.

Что касается шрифтов, новый стандарт рекомендует для реквизитов документов использовать такие гарнитуры и размеры:

  • Arial № 12, 13;
  • Times New Roman № 13, 14;
  • Calibri № 14;
  • Verdana № 12, 13.

При этом в таблицах можно использовать более мелкие шрифты.

В стандарте подробно расписаны требования к абзацным отступам и межстрочным интервалам.

Новые реквизиты

Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество. Из ГОСТа исчезли код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), идентификатор электронной копии документа.

Несколько реквизитов объединены в один. Так, например, в один реквизит вошли «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ», и в этот же реквизит включены официальные символы органов местного самоуправления. На документе должен быть размещен только один герб — субъекта РФ или органа власти, который является автором документа. При этом указано точное место расположения герба — посередине верхнего поля, над реквизитами документов, расстояние от верхнего края листа — 10 мм.

Росстандарт предложил четыре новых реквизита. Два из них — «Наименование структурного подразделения» (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97–2016) и «Наименование должности лица» (п. 5.7) — на практике используются организациями давно: в документах подразделения (отдела кадров) или от имени определенного сотрудника, но в старом ГОСТе они не выделялись. Название отдела и наименование должности должны соответствовать утвержденной структуре организации и штатному расписанию. Реквизиты указываются сразу под наименованием организации.

«Гриф ограничения доступа к документу» (п. 5.14) должен стоять в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Он может содержать в себе тип ограничения, например «Коммерческая тайна» или «Персональные данные», а также при необходимости номер экземпляра или иную информацию о порядке хранения и пользования документом.

Используемые грифы ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ, а кроме того, все грифы надо закрепить в локальных нормативных актах.

При этом надо учитывать, что для отдельных видов документов законодательство выдвигает дополнительные требования — например, для тех, что связаны с персональными данными сотрудников.

«Отметка об электронной подписи» (п. 5.23). Реквизит разработан специально для электронного формата документов. Впервые речь об отметке зашла в Приказе Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015. Сейчас требование окончательно закреплено госстандартом и подразумевает постановку специальной отметки на том месте, где в бумажной версии ставится ручная подпись.

Старые, да по-новому

Корректировок достаточно много, они коснулись сразу нескольких реквизитов. Расскажем о наиболее значимых из них.

Дата (п. 5.10). Общий порядок написания даты не изменился — день, месяц год. Как и прежде, указывать дату можно разными способами: арабскими цифрами через точку (03.07.2017) или словесно-цифровым способом (3 июля 2017 г.). Обратите внимание, старый стандарт обязывал день обозначать двумя цифрами, новый — допускает в словесно-цифровом варианте не ставить начальную цифру «0».

Читайте так же:
Пролонгация договора аренды земельного участка

Адресат (п. 5.15). Тут сразу несколько изменений. Во-первых, унифицирован порядок написания ФИО. Если раньше при обращении к физическому лицу сначала надо было ставить фамилию и затем инициалы, а к должностному — наоборот, то сейчас в любом случае сначала ставьте фамилию, затем инициалы. Должность адресата и фамилия ставятся в дательном падеже. Этот порядок написания ФИО относится и к упоминанию сотрудника в тексте документа.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» или «г-же».

Если вы отправляете письмо электронной почтой, в нижней части реквизита, после ФИО, можете указать электронный адрес адресата.

Грифы утверждения и согласования (п. 5.16 и 5.20). Если документ утвержден коллегиальным органом, в реквизите «Гриф утверждения» / «Гриф согласования» укажите название органа, который утвердил документ, дату и номер протокола в скобках. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа, а гриф согласования теперь может проставляться в нескольких местах:

  • на первом листе документа в левом верхнем углу;
  • на последнем листе документа под текстом;
  • на листе согласования.

Отметка о приложении (п. 5.19). Первое упоминание приложения должно появиться в распорядительном документе (приказ, распоряжение, решение и пр.) в самом тексте. Укажите в скобочках — «(приложение)» или «(приложение 1)». И на первом листе приложения укажите, что оно относится к определенному документу.

Разработчики нового ГОСТа добавили возможность указывать в качестве приложения электронный носитель (CD, usb-флеш-накопитель и пр.), при этом перечень содержащихся файлов должен быть размещен на чехле/конверте носителя.

Отметка об исполнителе (п. 5.25). Кроме ФИО исполнителя и номера его телефона, в реквизите можно указать название должности и структурного подразделения, а также электронный адрес сотрудника. Он проставляется внизу последнего листа документа и может быть оформлен как колонтитул.

Печать (п. 5.24). Это отдельный реквизит документа. Новый ГОСТ требует ставить печать таким образом, чтобы она не накладывалась на собственноручную подпись, или в месте, специально обозначенном «МП» («Место печати»).

Отметка о заверении копии. Еще одно изменение, важное для специалистов по кадрам. С 1 июля 2018 года на каждой заверяемой копии документа надо проставить реквизиты дела, которое содержит подлинник. Наиболее часто работники просят заверить копию трудовой книжки. Для этого со всех заполненных страниц, включая первый разворот, надо снять копии. Чтобы заверить их, напишите слово «Верно», название своей должности и ФИО. Рядом поставьте свою подпись и текущую дату. Поскольку трудовая книжка хранится не в личном деле, то в отметке о заверении надо лишь указать, что оригинал документа хранится в вашей организации.

Обязательность ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер, применять его или нет, работодатели решают самостоятельно. Такая норма прописана в ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Однако соблюдение требований ГОСТа позволит решить сразу несколько задач. Во-первых, унифицирует работу с документами внутри организации. Если не использовать предложенные Росстандартом нормы, придется создавать собственные правила оформления бумаг, знакомить с ними всех, кто причастен к работе с документами, а это дополнительные временные и кадровые затраты.

Во-вторых, соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016 увеличивает юридическую значимость документа. При любых спорах контролирующие органы, суды будут обращать внимание в том числе и на то, как оформлен документ. Особое внимание — на реквизиты удостоверения: подпись, печать, гриф утверждения/согласования, отметку о заверении копии, отметку об электронной подписи и пр.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

К акой кадровик не знает правил кадрового делопроизводства? А много ли таких, кто сможет с легкостью изложить их в локальном нормативном акте – инструкции по кадровому делопроизводству? С этим сталкивается, пожалуй, каждый, кому поручено написать инструкцию, положение или любой другой внутренний регламент: человек прекрасно знает правила, а написать их становится настоящей проблемой. Мы рассмотрим инструкцию по кадровому делопроизводству как организационно-правовой документ, определим цель ее ­составления и основные этапы работы над ней.

Инструкция как организационно-правовой документ

Инструкция в организации – это локальный (внутренний) нормативный акт, регламентирующий порядок выполнения какого-либо производственного или бизнес-процесса. В теории делопроизводства инструкции делятся на организационные и технические. Инструкция по кадровому делопроизводству (будем называть ее ИКД) – представитель организационной группы, так же как и инструкции по охране труда, конфиденциальному делопроизводству и др. К техническим можно отнести, ­например, инструкцию по производству переключений в электроустановках.

Образец инструкции по охране труда при работе на персональном компьютере см. в статье «Как организовать охрану труда в офисе»

Существует определение инструкции по общему делопроизводству. В полной мере его можно отнести и к ИКД. Так, инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) – это нормативный правовой акт, устанавливающий требования к созданию, ­обработке, хранению и использованию документов в организации 1 .

Таким образом, цель инструкции, во-первых, пошагово передать ход выполнения какого-либо процесса, во-вторых, закрепить именно этот ход выполнения процесса как единственно правильный. Цель ИКД – изложить и регламентировать порядок работы с документами кадрового делопроизводства.

Для чего составляется инструкция по кадровому делопроизводству

О том, как оформить отпуск или принять человека на работу, думается, знает каждый кадровик, и нет смысла переписывать в отдельный локальный нормативный акт очевидные вещи. Ценность инструкции по кадровому делопроизводству в том, что в ней отражаются «местные» особенности движения кадровых документов. Приведем пример о том, как может быть описан в ИКД реальный путь всего одного заявления о приеме на работу от сотрудника и до кабинета генерального директора.

На заявлении о приеме на работу специалист отдела кадров ставит отметку о наличии в компании соответствующей вакансии, форме оплаты труда, размере оклада. Заявление о приеме на работу визируется руководителем структурного подразделения, в которое устраивается работник, и директором по направлению деятельности, после чего передается на рассмотрение генеральному директору.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
Читайте так же:
Субсидиарная ответственность без банкротства

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

  • Свежие
  • Посещаемые
Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016

Любой специалист, работающий на компьютере с текстами, знает, что ошибки в документах случаются даже у самых грамотных. Спешка, невнимательность или большой объем работы могут привести к неприятным последствиям в подготавливаемом на подпись приказе или другом кадровом документе. В прошлом номере мы рассказывали, как на ошибки реагирует суд. А сейчас поговорим о функции правописания в Word, использование которой займет немного времени, но избавит от самых неприятных ошибок в тексте документа. Узнаете, как пользоваться функцией проверки орфографии и грамматики в автоматическом и ручном режиме, какие настройки можно сделать, чтобы облегчить себе работу в Word.

Формируем, храним и уничтожаем локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты (ЛНА) есть в каждой организации. Поэтому так важно их правильно хранить и формировать в дела в разных подразделениях. Расскажем, как это сделать в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА.

Работник отказался подписывать документ. Как составить акт?

В конфликтных ситуациях суды всегда исследуют документы на наличие в них подписи (в т. ч. об ознакомлении) сотрудника, с которым идет спор. Логика понятна: если на документе отсутствует его подпись, значит, он, вероятнее всего, не был ознакомлен с этим документом. Но злоупотребляют в трудовых конфликтах не только работодатели, но и работники, которые часто отказываются от удостоверения своей подписью факта ознакомления с документами. Чтобы защититься в подобных ситуациях, работодателю необходимо составить акт об отказе работника поставить подпись об ознакомлении. Что нужно предусмотреть в акте, какие данные следует в него включить? Можно ли вместо составления акта ограничиться отметкой на приказе об отказе от подписи? Должен ли отказавшийся от подписи сотрудник присутствовать при составлении акта? Сколько лиц должно быть в комиссии, составляющей акт, и может ли он быть составлен без комиссии? В статье проводим образцы актов под различные ситуации и отвечаем на вопросы читателей, поступившие в издательство.

Учимся использовать режим «Рецензирование» в MS Word

Сотрудникам отдела кадров часто приходится разрабатывать и согласовывать проекты кадровых документов. В MS Word для этого есть удобный режим «Рецензирование», который автоматически фиксирует каждую правку (вставку, удаление, перемещение и форматирование текста). К тому же группа лиц, работающая над документом, может оставлять комментарии-примечания. Показываем, как управлять отображением правок, чтобы можно было посмотреть исходный документ, его же со всеми исправлениями, итоговый измененный документ и его же с исправлениями. Также разъясняем, где посмотреть автора изменений, как распечатать исходный и окончательный варианты текста. Научим защищать документ от редактирования и устанавливать ограничения на внесение изменений.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Форма приказа

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».

Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector