Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кадровый аудит своими силами

Кадровый аудит своими силами

Что такое кадровый аудит? Нужен ли он предприятиям? Что получит работодатель после проведения на предприятии кадрового аудита? Учимся проводить кадровый аудит своими силами. Советы эксперта по проведению кадрового аудита.

  • — Проведение кадрового аудита на предприятиях Украины. Цели и задачи проведения кадрового аудита на предприятиях всех форм собственности: проверка кадровой документации на соответствие трудовому законодательству Украины, оптимизация системы кадрового учета и делопроизводства, минимизации кадровых документов, реструктуризация предприятия для сокращения материальных и трудовых затрат предприятия.
  • — Нормативные и законодательные акты, регламентирующие работу с кадровой документацией. Можно ли работодателю, и каким образом сократить перечень журналов и кадровой документации, которая ведется на предприятиях любых форм собственности с любым количеством наемных работников?
  • — Организационная структура управления предприятием. Составление, утверждение и внесение изменений. Влияние утвержденной работодателем организационной структуры на внутренние документы предприятия. С какой целью данные документы изучаются кадровым аудитором?
  • — Штатное расписание: порядок составления и утверждения, требования по внесению изменений в штатное расписание и какое количество штатных расписаний необходимо иметь работодателю? Что необходимо осуществить во время проведения кадрового аудита для приведения в соответствие профессиональных названий работ, утвержденных штатным расписанием предприятия, с национальным классификатором профессий ДК 003:2010? Как грамотно поступить со штатным расписанием, табелем учета рабочего времени и другими внутренними документами юридического лица после внесения очередных изменений в классификатор профессий ДК 003:2010?
  • — Заключение срочного и бессрочного трудового договора. Подводные камни законодательства по срокам трудовых договоров. Контрактная форма договора. Как грамотно провести работу аудита кадровой документации при изучении и экспертизе вида и сроков трудовых договоров, заключенных между работодателем и работниками? Установление срока испытания при приеме на работу. Каким категориям работников при приеме на работу срок испытания не устанавливается согласно трудовому законодательству. Типичные ошибки, выявляемые кадровым аудитором при установлении срока испытания.
  • — Минимальный перечень и состав документации, который предъявляется работодателем для проведения кадрового аудита.
  • — Обязательное проведение кадрового аудита по документации:

коллективный договор (если заключен);

штатные расписания и изменения к ним;

правила внутреннего трудового распорядка;

договора о материальной ответственности;

должностные и рабочие инструкции;

инструкции по охране труда;

приказы по кадрам;

табеля учета использования рабочего времени;

журнал регистрации приказов по кадрам;

журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

журнал учета чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним:

журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда (всех видов);

графики ежегодных основных отпусков;

документы по воинскому учету:

личные карточки по ф. П-2;

личные дела сотрудников, включая совместителей и временных работников

Типичные ошибки, допускаемые при ведении кадрового делопроизводства, которые выявляются экспертом при проведении кадрового аудита:

  • — несоблюдение требований трудового законодательства к оформлению кадровых документов: договоров, приказов, табелей учета рабочего времени, сверхурочных часов работы, графиков сменности и графиков отпусков, личных дел и трудовых книжек, другой документации;
  • — незаконное заключение срочных и бессрочных трудовых договоров (контрактов, сезонных работ, надомников, с неполным рабочим временем, с сокращенным рабочим временем);
  • — заключение, изменение и прекращение трудовых договоров с нарушением действующего законодательства;
  • — нарушения при установлении и изменении режима рабочего времени;
  • — нарушение порядка работы с трудовыми книжками;
  • — нарушение сроков выплаты заработной платы и компенсаций;
  • — нарушения, связанные с предоставлением отпусков всех видов.

Особенности трудоустройства иностранных граждан. Ошибки, выявляемые при кадровом аудите по контрактам с иностранными гражданами и лицами без гражданства.

Тщательное и пошаговое проведение кадровой аудита не только предотвратит возможные конфликты и трудовые споры с наемными или уволенными работниками, но исключит наложение штрафных санкций и возникновение судебного разбирательства, при условии, если работодатель…….. Разбор допускаемых ошибок и советы аудитора….. Приходите и узнайте, что необходимо сделать работодателю, чтобы себя обезопасить со всех сторон?

Совместительство и совмещение профессий. Какие нарушения выявляется кадровым аудитором в ходе экспертизы документации по оформлению совместительства и совмещения профессий?

Отличия совместительства от совмещения профессий. Типичные ошибки, допускаемые работодателем. Вы уверены, что правильно вносите в трудовую книжку работника по его просьбе сведения о его работе по совместительству? Кадровый аудитор разберется и с этим. Вы желаете внести в трудовую книжку запись по просьбе работника об исполнении им обязанностей главного бухгалтера, если он принят и работает бухгалтером…. Узнайте у эксперта по кадровому аудиту правильность ваших кадровых шагов.

Особенности проведения кадрового аудита по документации, связанной с переводом и перемещением работников.

В каких случаях в трудовую книжку работника необходимо внести запись о его переводе на другую работу или должность, и всегда ли такая запись вносится? Типичные ошибки работодателя, выявляемые экспертом при проведении кадрового аудита.

Как избежать судебной практики при расторжении трудового договора с наемными работниками?

На что следует обратить особое внимание работодателю при расторжении трудового договора по:

  • — инициативе работника, по инициативе работодателя и по другим основаниям, предусмотренным законодательством.
  • — Нюансы расторжения с работником трудового договора до истечения срока испытания.
  • — Как грамотно уволить работника по окончании срока срочного трудового договора? Подводные камни такого увольнения.
  • — Вы уверены, что правильно расторгаете трудовой договор с работником по собственному его деланию. Давайте разберем допускаемые работодателем ошибки.
  • — Всегда ли хорошо для работодателя увольнение работника по соглашению сторон? За и против…..
  • — Увольнение с работы материально-ответственных лиц, существующие нюансы и подводные камни законодательства. Действия работодателя при увольнении работника, который до даты своего увольнения не передал документально оформленные дела другому работнику.
  • — Что предусматривает законодательство при таком расторжении трудового договора?
  • — Увольнение работника за недоверие со стороны собственника. Подводные камни такого увольнения и типичные ошибки, допускаемые работодателем.
  • — Особый порядок расторжения трудового договора в связи с ликвидацией предприятия, сокращением численности или штата, сроки предупреждения работника о предстоящем расторжении, и сроки сдачи соответствующей отчетности, дополнительные гарантии.
Читайте так же:
Порядок увольнения в связи со смертью работника

Мобилизация и демобилизация наемных работников.

Проблемы наемных работников, возвратившихся с зоны боевых действий. Что предусматривает законодательство и с чем сталкивается работодатель, продолжая трудовые отношения с возвратившимся после службы работником? Новый вид дополнительного отпуска для работников, принимавших участие в зоне АТО: всегда ли работник имеет право на получение данного дополнительного отпуска? Как юридически грамотно поступить работодателю при обнаружении у возвратившегося с зоны АТО работника нарушение его психики и поведения? Многое другое…..

Работодатель и новый трудовой кодекс: кто кого победит? Учимся работать без ошибок и штрафных санкций, обходим подводные камни, учитываем противоречия действующего и будущего законодательства.

Теперь работодатель имеет право издать свои нормативные внутренние документы предприятия, которые регламентируют нормы и требования, не предусмотренные нормативными актами Украины, но которые будут обязательны к исполнению на данном предприятии. Какие документы в таком случае будут приоритетнее, и что ожидает наемных работников? В течение, какого срока работодатель обязан довести до сведения работников под роспись нормативные акты, принятые самостоятельно работодателем. В чью пользу принимается решение по новому Трудовому Кодексу, если в нормативно-правовых и законодательных актах Украины в вопросах прав и обязанностей работника и работодателя имеются разночтения, либо некоторые вопросы прописаны не четко и имеют множественную трактовку?

  • — Контроль работодателя за трудовой деятельностью работников с применением средств видеонаблюдения, можно ли противостоять такому наблюдению? Будут ли иметь юридическую силу трудовые договора, заключенные до введения в действие трудового кодекса?
  • — Какую работу на своем юридическом лице необходимо провести работодателю до вступления в законную силу Трудового кодекса, учитывая все имеющиеся подводные камни и противоречия, негативные и позитивные требования трудового кодекса, чтобы в дальнейшем не потерять своих наемных работников и обеспечить бесперебойную работу предприятия, учреждения или организации?

Дополнительная информация

Ранняя регистрация

При оплате за 30 дней до начала мероприятия предоставляется скидка 7%. При оплате за 15 дней до начала скидка 5%.

Групповые скидки

Для второго и третьего участника скидки 5% и 7% соответственно.

Скидки по ранней и групповой регистрации суммируются.

В стоимость участия входит

— участие в мероприятии
— сборник материалов
— сертификат об участии
— кофе-брейк
— обед в ресторане
— обсуждение докладов и обмен мнениями с тренером

Регламент мероприятия

9.00 — 9.30 Регистрация участников
9.30 — 11.30 Программа мероприятия
11.30 — 12.00 Кофе-пауза
12.00 — 14.30 Программа мероприятия
13.30 — 14.15 Обед
14.15 — 17.30 Программа мероприятия

Как провести кадровый аудит в компании

Кадровый аудит – это комплексная всесторонняя проверка кадровой документации, которая ведется на предприятиях с наемным персоналом, на предмет её соответствия требованиям трудового законодательства и кадрового делопроизводства.
Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ КОМПАНИЯМ НЕОБХОДИМ КАДРОВЫЙ АУДИТ

1. Если в компании проходит смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
2. Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
3. Смена руководителя компании.
4. Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.
Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.

ВИДЫ КАДРОВОГО АУДИТА

Внутренний аудит проводится силами самой компании. Этот вид особенно актуален для маленьких организаций, в которых объем кадровой документации не слишком велик. Поручить внутренний кадровый аудит можно сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и имеющему навыки оформления документов, например, юристу или начальнику отдела кадров.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.

Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений.

Читайте так же:
Акт о возмещении ущерба образец бланк

Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА

1.Н первом этапе представителями Исполнителя выполняется работа по изучению, выявлению и фиксации фактов нарушения ведения кадровой документации.
2. На втором этапе Исполнитель готовит отчет состояния кадровой документации по результатам проведения работ.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПРОВЕРЯЮТСЯ В ХОДЕ КАДРОВОГО АУДИТА

1. Документы кадрового учёта:

— трудовые книжки с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (на предмет соблюдения порядка ведения и соответствия внесенных записей документам кадрового учёта);
— трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (на предмет наличия всех необходимых условий, отсутствия нарушений закона и пр.);
— приказы: приём, перевод, увольнение, командировки, отпуска, поощрения, дисциплинарные взыскания;
— личные карточки работников формы Т-2 (на предмет наличия всей необходимой информации, в т.ч. со сверкой отпусков и пр.);
— штатное расписание;
— график отпусков;
— табели учёта рабочего времени;
— должностные инструкции;
— служебные задания и командировочные удостоверения (при наличии, поскольку с 08.01.2015 документы не являются обязательными);
— соглашения о расторжении трудовых договоров;
— заявления работников, уведомления;
— служебные, докладные, объяснительные записки, акты;
— договоры о полной материальной ответственности;
— листы ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2. Локальные нормативные акты:

— правила внутреннего трудового распорядка;
— положение о персональных данных, политика обработки персональных данных;
— коллективный договор;
— положение об оплате труда и премировании работников;
— положение о направлении работников в служебные командировки;
— иные локальные нормативные акты, предоставленные Заказчиком для проверки (т.е. все без исключения, имеющиеся у Заказчика ЛНА).

3. Иные документы в сфере трудового права, предоставленные Заказчиком для проверки.

ИТОГ КАДРОВОГО АУДИТА

Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Каждый пункт заключения составляется подробно по схеме:
предмет проверки — указание на документ; вид нарушения — указание на нарушенные нормативные правовые акты; комментарии — указание на нормативные правовые акты, которые подлежат применению в данном случае; риски компании — указание на возможные санкции; рекомендации по исправлению нарушений.

Как провести кадровый аудит?

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

  1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
    К основному пакету документации относят:
    • должностные инструкции;
    • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
    • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
    • данные об оплате труда;
    • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
    • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
    • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
  2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
  3. Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.
Читайте так же:
Образец договор с законным представителем несовершеннолетнего

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

  • трудовые контракты;
  • трудовые книжки и журнал учета их движения;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • персональные карточки и личные дела работников;
  • табели нормирования и учета рабочего времени;
  • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
  • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

  • документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
  • документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
Читайте так же:
Как обналичить материнский капитал (получить деньгами): быстро, законно

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

Положение об оплате труда

Табель учета рабочего времени

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ

Условия, при которых документ становятся обязательным

Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

Если в организации введена сменная работа

Положение о неразглашении коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть

Документ отсутствует

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

Читайте так же:
Сколько стоит вступить в наследство в 2022 году

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

  • Нет обязательных локальных нормативных актов.
  • Нет документов по штатному расписанию.
  • Нет графика отпусков.
  • Отсутствуют табели учета рабочего времени.
  • Нет обязательных кадровых журналов.
  • Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
  • Нет приказов по личному составу.
  • Нет личных карточек работников.
  • Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
  • Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
  • Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
  • Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
  • В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
  • Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector