Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как провести инвентаризацию дистанционно в 2021 году

Как провести инвентаризацию дистанционно в 2021 году

При проведении инвентаризации не всегда можно обеспечить визуальный осмотр объектов инвентаризации всеми ее ответственными участниками (членами комиссии, материально ответственными лицами и иными лицами, присутствующими при проведении инвентаризации и (или) ответственными за оформление ее результатов).

Например, доступ к объектам инвентаризации может быть затруднен, если такие объекты находятся в шахте, на крыше, на мачте, под водой, под напряжением, в бескислородном помещении, в опасной зоне и т.д. Либо объекты инвентаризации могут просто находиться вне места расположения организации, причем территориально достаточно далеко.

Проведение инвентаризации также осложняется, если ответственные участники вынуждены работать удаленно.

В связи со сложившейся эпидемиологической ситуацией и переводом ряда работников на дистанционный формат работы Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) выпустил Рекомендацию Р-127/2021-КпР «Дистанционная инвентаризация» (принята Фондом «НРБУ «БМЦ» 20.05.2021).

Рекомендация Р-127 предлагает организациям при проведении инвентаризации для выявления фактического наличия соответствующих объектов применять дистанционные технологии, например, использовать технические средства дистанционной трансляции сигнала (видеосвязь или др.), в том числе на большие расстояния.

Организация самостоятельно принимает решение о выборе способа, с помощью которого в месте нахождения проверяемого объекта считывается информация об этом объекте и передается ответственным участникам инвентаризации.

Используемые при проведении инвентаризации технические средства дистанционной трансляции должны:

обеспечивать передачу сигнала от места фактического нахождения проверяемого объекта до места нахождения ответственных участников инвентаризации в режиме реального времени;

позволять с учетом требования рациональности устанавливать факт наличия или отсутствия проверяемых объектов, а также их состояние и необходимые характеристики.

При выполнении указанных условий личное нахождение ответственных участников инвентаризации рядом с проверяемым объектом не требуется.

Рекомендация Р-127 не противоречит действующему законодательству, поэтому может применяться и в будущем. Ведь пандемия коронавируса и вынужденный переход на дистанционные формы работы послужили только поводом для решения проблемы, которая существовала и раньше.

Например, инвентаризация у энергетиков осложнена большим количеством оборудования (ЛЭП, подстанции и т.д.), которое распределено по многочисленным населенным пунктам, территориально далеко расположенным друг от друга.

Суть рекомендации Р-127 в том, что для проведения инвентаризации достаточно прийти в диспетчерский центр, где с помощью имеющихся технических средств убедиться, что все оборудование работает надлежащим образом. А раз оборудование работает – значит, оно фактически имеется в наличии и обладает нужными характеристиками.

Материальная ответственность работников. Оформление трудовых отношений

Относятся ли работники, занимающие должности коммерческого директора, директора по экономике, к категории матери­ально ответственных лиц? Нужно ли с ними заключать договор о полной материальной ответственности?

Согласно ст. 405 Трудового кодекса Республики Беларусь письменные договоры о полной материальной ответ­ственности могут заключаться с работниками, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответ­ственности, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2000 г. № 764. Однако данный перечень не относит коммерческого директора и директора по экономике к категории работников, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

С учетом примерного перечня наниматель вправе на основании коллективного договора, а при его отсутствии самостоятельно утвердить локальный примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ч. 3 ст. 405 ТК). Это означает, что если, например, коммерческий директор наряду со своими основными обязанностями выполняет также обязанности по хранению, обработке, продаже (отпуску) материальных ценностей, то наниматель вправе включить эту должность в локальный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответ­ственности. В таком случае заключение с ним договора о полной материальной ответственности будет правомерным.

Важно отметить, что договор о полной материальной ответственности не может служить основанием полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, не переданных работнику для хранения или других целей.

Особое внимание следует обратить на постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21 июня 2004 г. № 71 «О внесении изменений и дополнений в Общегосудар­ственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих», которым предусмотрены новые должности, а также некоторые аннулированы. В частности, исключены должности директора коммерческого, директора по кадрам и быту, директора по капитальному строительству, директора по производству, директора по экономике и др. Данное постановление вступило в силу с 1 августа 2004 г.

В рассматриваемой ситуации при составлении штатного расписания, предусматривающего должности коммерческого директора, директора по экономике, нанимателем не были учтены указанные выше изменения в Общегосудар­ственном классификаторе Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006­96). Напомним, что при составлении штатного расписания наниматели должны руководствоваться следующим правилом: наименования должностей служащих (профессий рабочих) в штатном расписании устанавливаются в строгом соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно­квалификационным справочником работ и профессий рабочих (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК).

Читайте так же:
Образец заявления о прекращении исполнительного производства

Можно ли вести личные дела на рабочих, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственно­сти?

Пунктом 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция), определено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Конкретный перечень работников, на которых необходимо вести личные дела, наниматель определяет самостоятельно с учетом указанных выше положений Инструкции. Кадровая служба организации обязана формировать, вести, хранить личные дела на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, и не обязана вести личные дела на рабочих. Однако Инструкция не содержит положений, запрещающих выполнять эту работу.

Пунктом 7 Инструкции предусмотрено, что при формировании личных дел отдельных работников в них дополнительно включается договор о полной материальной ответственности (для материально ответственных лиц).

В какой форме должна давать согласие на привлечение к ночным работам работница, имеющая ребенка в возрасте до 14 лет?

Статьей 263 Трудового кодекса Республики Беларусь предусмотрены гарантии, предоставляемые работницам в связи с материнством. Привлечение женщин к работам, перечисленным в данной статье, нарушает не только нормальный ритм работы, но и привычный уклад жизни работницы и ее детей, что может отразиться на их воспитании.

В соответствии с ч. 2 ст. 263 ТК женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей­инвалидов — до 18 лет), могут привлекаться к ночным, сверхурочным работам, работам в государственные праздники и праздничные дни, работам в выходные дни и направляться в служебную командировку только с их согласия. При этом Трудовой кодекс не определяет форму (устную или письменную) согласия на привлечение к вышеназванным работам женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей­инвалидов — до 18 лет). Но предпочтительной является письменная форма согласия, которая и преобладает на практике.

Письменное согласие работницы, имеющей детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей­инвалидов — до 18 лет), может быть оформлено заявлением работницы либо согласительной собственноручной надписью с подписью работницы на приказе (распоряжении) о привлечении к работе в ночное время (например, «с привлечением к ночным работам согласна»).

Обратим внимание, что ч. 1 ст. 263 ТК запрещает привлекать к работам в ночное время, к сверхурочным работам, работам в государ­ственные праздники и праздничные дни, работам в выходные дни и направлять в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет.

Сравним особенности правового регулирования труда женщин в Беларуси и Российской Федерации. В частности, ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса Российской Федерации запрещает направлять в служебные командировки, привлекать к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни только беременных женщин. А согласно ч. 2 ст. 259 ТК РФ женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, к таким работам допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответ­ствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. В качестве обязательного правила сформулировано положение о том, что женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены только в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни.

Часть 3 ст. 259 ТК РФ указывает, что гарантии, предусмотренные ч. 2 этой статьи, предоставляются также матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет, работникам, имеющим детей­инвалидов, и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Имеет ли право наниматель временно принять на работу по совместитель­ству работника сроком на три месяца или необходимо принять его на два месяца с перерывом в одну неделю?

Согласно ч. 1 ст. 343 ТК совместитель­ство — это выполнение работником в свободное от основной работы время другой постоянно оплачиваемой работы у того же или другого нанимателя на условиях трудового договора.

При определении срока трудового договора, в том числе и при приеме на работу совместителей, поскольку на них полностью распространяются общие положения заключения трудового договора, необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 17 ТК, согласно которой срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а также в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом.

Читайте так же:
Наследование земельных участков в 2022 году

При приеме на вакантную должность неправомерно заключать с работником, в том числе с совместителем, срочный трудовой договор ни на три месяца, ни на два месяца с перерывом в одну неделю, поскольку речь идет о постоянной работе. На вакантную должность (на постоянную работу) работника можно принять либо по трудовому договору на неопределенный срок, либо по контракту на срок не менее одного года.

Обратим внимание, что срочный трудовой договор может заключаться только тогда, когда характер предстоящей работы на момент заключения трудового договора предполагает окончание ее в определенное время, т.е. работа не является постоянной. Кроме того, срочные трудовые договоры могут заключаться в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, например, с руководителями организаций и членами ее коллегиального органа (ст. 254, 261 ТК), с работниками организаций с иностранными инвестициями, филиалов и представительств юридиче­ских лиц Республики Беларусь, находящихся за границей (ст. 320 ТК).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 11 (70), ноябрь 2006 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Материальная ответственность: важные детали

Одна из задач работодателя — обеспечить сохранность имущества и товарно-материальных ценностей. Этому способствует правильное оформление трудовых отношений с материально ответственными лицами. Пределы такой ответственности для разных работников различны. Рассказываем о том, как возложить материальную ответственность на работника и как привлечь к такой ответственности нерадивых исполнителей.

Материальная ответственность работника выражается в обязанности возместить работодателю прямой действительный (реальный) ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ). Это ограничение не распространяется на руководителей организации (ч. 2 ст. 277 ТК РФ, ч. 2 ст. 15 ГК РФ).

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение его состояния, необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238). Прямой действительный ущерб могут составить недостача ценностей (имущественных или денежных), порча оргтехники, транспортных средств, материалов, расходы на ремонт поврежденного имущества, оплата штрафа и другие выплаты. Работник несет материальную ответственность лишь в пределах этих сумм. Наступление материальной ответственности возможно при наличии причинно-следственной связи между виновными действиями (бездействием) работника и причинением ущерба.

Пределы материальной ответственности

Существует два вида материальной ответственности: ограниченная и полная.

Ограниченная материальная ответственность — это обязанность работника возместить работодателю прямой действительный ущерб в пределах своего месячного заработка, если иное не установлено ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 238 и 241 ТК РФ). Сумма ущерба, превышающая средний месячный заработок работника, возмещению не подлежит.

Полная материальная ответственность — это обязанность работника возместить работодателю прямой действительный ущерб в полном размере (ст. 242 ТК РФ). Такая ответственность наступает в случаях, перечисленных в ст. 243 ТК РФ:

— когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

— недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

— умышленного причинения ущерба;

— причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

— причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

— причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

— разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

— причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Устанавливаем ответственность для разных категорий работников

Для разных категорий работников трудовым законодательством предусмотрены различные пределы и правила возложения материальной ответственности.

При заключении трудового договора работник принимает на себя обязанность бережно относиться к имуществу работодателя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Поэтому большинство работников несет ограниченную материальную ответственность. Документом, которым возлагается эта ответственность, является трудовой договор (ст. 233 и 241 ТК РФ).

Полная материальная ответственность главного бухгалтера и заместителя руководителя организации может быть установлена трудовыми договорами (ч. 2 ст. 243 ТК РФ). Если трудовыми договорами этим работникам не установлена полная материальная ответственность, на них возлагается ограниченная материальная ответственность — в пределах среднего заработка (ч. 2 ст. 243 ТК РФ и п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю», далее — постановление Пленума № 52).

Читайте так же:
Переуступка права требования долга между юридическими лицами

Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ч. 1 ст. 277 ТК РФ). Ответственность наступает за ущерб, причиненный в результате виновного противоправного поведения (действия) или бездействия, независимо от того, содержится ли в трудовом договоре условие о полной материальной ответственности (ст. 233 ТК РФ и п. 9 постановления Пленума № 52).

Расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами Гражданского кодекса РФ (ч. 2 ст. 277 ТК РФ). Убытками признается реальный ущерб и упущенная выгода, то есть неполученные доходы, которые были бы получены при обычных условиях (ч. 2 ст. 15 ГК РФ).

В трудовом законодательстве отсутствует определение понятия «материально ответственное лицо». На практике так называют работника, должностные обязанности которого связаны с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или иного имущества (например, бухгалтер-кассир, инкассатор, курьер, экспедитор, кладовщик) и с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

Принимаем на работу материально ответственное лицо: алгоритм

При приеме на работу материально ответственного лица, помимо соблюдения общего порядка, установленного Трудовым кодексом, необходимо заключить договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. При этом нужно соблюсти следующую последовательность действий:

1. Ознакомить под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором;

2. Заключить трудовой договор;

3. Заключить договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

4. Издать приказ о приеме на работу (унифицированная форма Т-1 или Т-1а);

5. Внести сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

6. Внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу;

7. Оформить личную карточку (унифицированная форма Т-2);

8. Оформить лицевой счет работника (унифицированная форма № Т-54 или № Т-54а).

Отметим, что работодатель может заключить договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности только с работниками, соответствующим следующим условиям:

— достигшие возраста 18 лет;

— непосредственно обслуживающие или использующие денежные, товарные ценности или иное имущество работодателя;

— занимающие должность или выполняющие работу, предусмотренные перечнем работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности.

Отсутствие любого из перечисленных выше условий делает заключенный договор недействительным. В случае рассмотрения дела о возмещении ущерба работником судом будет оцениваться соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (п. 4 постановления Пленума № 52).

Отметим, что при оформлении трудовых отношений с работниками, на которых возлагается материальная ответственность, необходимо также руководствоваться документами, утвержденными постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Это:

— Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (приложение 1);

— Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества (приложение 3);

— Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2);

— Типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности (приложение 4).

И если работник временно замещает какую-либо должность/выполняет работу, указанную в упомянутых перечнях, работодатель вправе заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Обратите внимание: нельзя заключать договоры о полной материальной ответственности со всеми работниками организации, вне зависимости от того, связано исполнение их должностных обязанностей с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или нет. Такие действия работодателя расцениваются как нарушение законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ).

Индивидуальная и коллективная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается с работником, в обязанности которого входит непосредственное обслуживание или использование денежных, товарных ценностей или иного имущества. Обязанности работника должны быть определены его должностной инструкцией. В инструкции должны быть описаны виды работ, например:

— продажа товара покупателям;

— прием денежных средств от покупателей;

— выдача дисконтных карт покупателям в соответствии с Правилами выдачи дисконтных карт.

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность (ст. 245 ТК РФ).

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответ­ственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу.

Решение работодателя о полной коллективной/бригадной материальной ответственности оформляется приказом и объявляется под роспись работникам коллектива/бригады. Этот приказ должен быть приложен к договору о материальной ответственности. Письменный договор о коллективной/бригадной материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива/бригады.

Руководство коллективом/бригадой осуществляет бригадир, назначенный приказом работодателя. При назначении бригадира, включении в коллектив/бригаду новых работников мнение коллектива должно быть учтено. В случае смены бригадира или при выбытии из коллектива/бригады более 50% от его первоначального состава договор о полной материальной ответственности должен быть перезаключен. Договор не перезаключается при выбытии из состава коллектива/бригады отдельных работников или приеме в коллектив/бригаду новых работников. В этих случаях против подписи выбывшего члена коллектива/бригады указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает договор и указывает дату вступления в коллектив/бригаду.

Читайте так же:
Замена свидетельства на земельный участок

Оформляем передачу ТМЦ

Работодатель может выдать работникам доверенность (унифицированная форма № М-2) на получение товарно-материальных ценностей. Доверенность по форме № М-2а применяют организации, у которых получение ТМЦ по доверенности носит массовый характер. Выданные доверенности регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдавать такие доверенности тем, кто не работает в организации, нельзя. Порядок выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска их по доверенности утвержден Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 № 17.

Имущество работодателя, предоставленное работнику для исполнения должностных обязанностей, целесообразно оформить актом приема-передачи (см. образец).

Акт приема-передачи № 5

г. Москва 16.04.2012

АО «Нефтепереработка» в лице генерального директора Сорина Андрея Николаевича, действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем «Работодатель», и Вдовин Игорь Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», составили настоящий акт приема-передачи.

В целях обеспечения необходимым оборудованием для исполнения должностных обязанностей Работодатель передает Работнику, а Работник принимает от Работодателя следующее имущество:

Материально-ответственные лица могут подписывать требования-накладные электронной подписью

В обществе перемещение товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) с центрального склада в цеховой склад оформляется требованием-накладной по форме № М-11, которое подписывается начальником службы, осуществляющей закупку, начальником цеха, принимающим ТМЦ; специалистом службы, осуществляющим закупку ТМЦ, материально ответственным лицом, принимающим и передающим ТМЦ.
Могут ли материально ответственные лица подписывать требование-накладную формы № М-11 электронно-цифровой подписью (при наделении их такими правами)? Если могут, то какая должна быть подпись и не возникнут ли у общества налоговые риски? Какой электронной цифровой подписью наделить других подписантов формы № М-11?
Как организовать подписание документов при необходимости отпуска ТМЦ в ночное и вечернее время, когда отсутствуют руководители? Достаточно ли только двух подписей материально ответственных лиц? Какие налоговые риски возникают в данном случае?

Как известно, одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются подписи лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление, лиц, ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п.п. 6-7 части 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ).

Согласно части 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее – ЭП).

В соответствии с пп. 4 части 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ требования к документам бухгалтерского учета, а также виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами. Поскольку на сегодняшний день такие федеральные стандарты не утверждены, то при использовании электронных подписей необходимо руководствоваться Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) (часть 1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ).

В частности, согласно ст. 1 Закона № 63-ФЗ он регулирует отношения в области использования ЭП как при совершении гражданско-правовых сделок, так и при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Определение электронной подписи дано в п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ, это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Согласно части 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ существует два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная подпись, в свою очередь, может быть неквалифицированной или квалифицированной. Заметим, что в части 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ не уточняется вид ЭП, которой должен быть подписан первичный учетный документ (письмо Минфина России от 05.05 2015 № 07-01-06/25701).

С одной стороны, это дает основание полагать, что для целей бухгалтерского учета организация вправе подписывать первичные учетные документы электронной подписью любого вида, главное – чтобы данная подпись соответствовала требованиям Закона № 63-ФЗ.

С другой стороны, частью 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ установлено, что электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, признается информация в электронной форме, подписанная именно квалифицированной ЭП. Такой электронный документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Читайте так же:
Жалоба в трудовую инспекцию на работодателя: образец

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что для целей бухгалтерского учета могут использоваться первичные документы, составленные в электронной форме и подписанные только квалифицированной ЭП, т.к. именно они признаются аналогом документа, составленного в бумажной форме, в силу прямого указания закона.

Между тем, по мнению Минфина России, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя и простую и (или) усиленную неквалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ. Также обращается внимание на то, что нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона № 63-ФЗ.

Такие разъяснения представлены, в частности, в письмах Минфина России от 05.10.2016 № 03-03-06/1/58048, от 21.09.2016 № 03-03-06/1/55073, от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, от 11.01.2016 № 03-03-06/61 и др. При этом отдельно отмечается, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению именно квалифицированной ЭП только для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности).

Кроме того, согласно части 2 ст. 6 Закона информация в электронной форме, подписанная простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В целом аналогичной точки зрения придерживаются и сотрудники ФНС России. Напоминая, однако, при этом, что часть 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, помимо прочего предусматривает, что упомянутые здесь нормативные правовые акты и соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (смотрите также ст. 9 Закона № 63-ФЗ “Использование простой электронной подписи”, письмо ФНС России от 19.05.2016 № СД-4-3/8904).

Что касается применения ЭП в первичной документации внутреннего документооборота, полагаем, можно воспользоваться разъяснениями, данными в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 относительно подписания электронной подписью авансовых отчетов подотчетных лиц. По мнению Минфина России, в этом случае при формировании документа в электронном виде в целях соблюдения требований Закона № 63-ФЗ использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа (смотрите также письмо Минфина России от 04.08.2015 № 03-03-06/44905).

Полагаем подобный вывод очевидным ввиду самой природы электронного документа (информации в электронной форме, подписываемой информации – п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ), для подписания которого предусмотрено применение ЭП. При этом заметим, что в приведенном письме говорится о необходимости применения электронной подписи всеми лицами, но не указывается, что применяемые ими ЭП должны быть одного вида.

В заключение отметим, что в соответствии с п. 2 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации” (далее – ПБУ 1/) вопросы (способы) организации документооборота являются составной частью учетной политики организации. Как указано в п. 4 ПБУ 1/2008, учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухгалтерского учета организации, на основе настоящего ПБУ 1/2008 и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются в том числе:
– правила документооборота и технология обработки учетной информации;
– порядок контроля за хозяйственными операциями;
– другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

По нашему мнению, организация вправе предусмотреть возможность подписания формы требования-накладной, выписываемой в ночное время, посредством ЭП только материально ответственными лицами в виду объективных причин – отсутствия иных лиц в соответствии с принятым в организации режимом рабочего времени. Заметим лишь, что в отношении таких документов целесообразно предусмотреть дополнительные меры внутреннего контроля.

Напомним, частью 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ определение форм первичных документов отнесено к компетенции руководства экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Полагаем очевидным, что к компетенции самого экономического субъекта относится и установление порядка составления (формирования) первичных документов, а также порядка подписания соответствующими ответственными лицами.

При этом частью 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрено требование о том, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Кроме того, лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Указанные здесь лица, по нашему мнению, также определяются руководством экономического субъекта, в частности в учетной политике организации.

Ответ подготовил: Гильмутдинов Дамир, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector