Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Перенос отпуска: причины и порядок оформления

Перенос отпуска: причины и порядок оформления

Оформить перенос ежегодного оплачиваемого отпуска можно как по инициативе работодателя, так и по желанию работника, но для этого нужны определенные основания. Если перенос оформляется по инициативе работодателя, работнику направляется уведомление. Если инициатором выступает сотрудник – необходимо заявление.

Перенос оформляется приказом, изменения вносятся в график отпусков и в личную карточку работника.

Причины переноса ежегодного отпуска

Важнейшие основания для переноса отпуска установлены законодательством. К ним относятся:

  • заявление физлица о переносе по причине опоздания с выплатой отпускных (позже, чем за три дня до его начала) или из-за того, что его предупредили о начале меньше, чем за две недели.
  • отпуск совпал с больничным и не продлевался на соответствующее количество дней.
  • в отпускные дни работник исполнял государственные обязанности, на время которых законом предусмотрено освобождение от работы (например, военные сборы), и отпуск не продлевался;
  • отсутствие персонала в данный промежуток времени может повлиять на работу организации, при этом сотрудник согласен на перенос отдыха на следующий год. В этом случае для использования отпуска отводится 12 месяцев с конца того рабочего года, за который он предоставляется;
  • иные основания, предусмотренные законом (абз. 2 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, абз. 4 ч. 1 ст. 124, ст. 260 ТК РФ).

Кроме приведенных обязательных обоснований, каждый работодатель может самостоятельно предусмотреть дополнительные причины переноса отпуска в локальном нормативном акте (ч. 1, 2 ст. 124 ТК РФ).

Запрещается переносить отпуск на следующий рабочий год несовершеннолетним, работающим во вредных и (или) опасных условиях труда, а также, если из-за переноса у работника не будет отпуска в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

При определенных условиях можно переносить дополнительные оплачиваемые отпуска. Для этого необходима причина (одна из вышеперечисленных) и не должно быть прямого запрета в законе. Дополнительный отпуск можно перенести только на следующий рабочий год.

Уведомление сотрудника в переносе отпуска

Если отпуск переносится на другой срок по инициативе работодателя, работника следует уведомить.

Уведомление составляется в произвольной форме с указанием:

  • сведений о физлице: ФИО, должность, структурное подразделение;
  • причины переноса отпуска;
  • даты начала отпуска, который переносится;
  • предполагаемой новой даты начала отпуска.

Сотрудник должен будет поставить отметку о своем согласии или несогласии с переносом.

Отметим, что в законодательстве требования об обязательном уведомлении сотрудника нет, но рекомендуется его использовать.

Заявление о переносе ежегодного отпуска

Если сотрудник хочет перенести отпуск на другой срок, он должен подать заявление в произвольной форме. Оформлять документ обязательно, когда причина переноса указана в законе, в остальных случаях рекомендуется его использовать.

Заявление должно содержать:

  • ФИО, должность, структурное подразделение сотрудника;
  • период отпуска, который просит перенести;
  • причину переноса отпуска;
  • желаемую дату начала нового отпуска и количество его дней;
  • дату подачи заявления и свою подпись.

К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие причину переноса (например, больничный лист).

Новые даты начала перенесенного отпуска определяются несколькими способами:

  • по указанию сотрудника (например, перенос отпуска беременной сотрудницы на период до отпуска по беременности и родам).
  • по согласованию с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ) (если причина переноса – несвоевременная выплата отпускных или позднее предупреждение о начале отпуска, а основание – заявление сотрудника).
  • определяет работодатель с учетом пожеланий работника (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Как составить приказ о переносе отпуска

В законе нет требования о составлении приказа о переносе отпуска, но его обычно оформляют, если ранее уже был издан приказ о предоставлении работнику отпуска.

Приказ создается в произвольной форме и должен включать:

  • информацию об отпускнике: ФИО, должность, структурное подразделение;
  • основание для переноса;
  • дату начала перенесенного отпуска, если она уже определена;
  • количество дней отпуска, которые переносите;
  • поручения ответственным сотрудникам. Например, специалисту по кадрам – отразить в графике отпусков сведения о переносе ежегодного отпуска.

Как внести изменения в график отпусков

График отпусков составляется по установленной форме № Т-7 или в произвольной форме. При переносе отпуска в него необходимо внести изменения:

  • графа 8 «Основание (документ)» – реквизиты приказа о переносе отпуска,
  • графа 9 – дата начала предполагаемого отпуска.
  • графа 7 – фактическая дата начала отпуска, если он переносится на этот же год, на который составлен график.

Документы:

  • Письмо Минтруда России от 31.10.2019 N 14-2/ООГ-8456
  • Письмо Роструда от 18.03.2008 N 659-6-0

Отпуск-2020: бесплатный сборник материалов

Закажите бесплатный сборник «Отпуск — 2020. Все включено» и получите доступ к актуальной информации: сроки выплаты и порядок расчета отпускных, компенсации за отпуск, больничный по время отпуска и многое другое. Подборка включает готовые решения, формы документов, законодательные акты.

Оформляем перенос отпуска

перенос отпуска

Практически в любой организации может возникнуть ситуация, когда приходится переносить отпуск работника. Она возможна как по инициативе работника (он вправе обратиться с соответствующей письменной просьбой к работодателю), так и по инициативе работодателя (например, когда предоставление отпуска в установленное графиком время может негативно отразиться на ходе выполнения работы в компании). Однако не все работодатели оформляют такой перенос отдыха работника. Или же они берут от сотрудника заявление и не вносят корректировки ни в какие документы. Сегодня расскажем, по каким причинам можно перенести отпуск сотрудника, и опишем порядок действий работодателя.

Основания для переноса отпуска

Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. При этом продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска не может быть менее 28 календарных дней.

Помимо основного оплачиваемого отпуска работникам полагаются различные дополнительные отпуска за характер работы, условия труда или по иным причинам (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день и пр.). Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и не ограничивается максимальным пределом (ст. 120 ТК РФ).

В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года согласно очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. В силу ст. 123 ТК РФ такая очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Примечание. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Читайте так же:
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, скачать

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Если работодатель не исполнил данную обязанность и не предупредил своевременно о времени начала отпуска, по письменному заявлению работника он обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Аналогичным образом должен поступить работодатель в случае, когда работнику своевременно не была произведена оплата ежегодного отпуска. Напомним, что в силу ст. 136 ТК РФ отпуск оплачивается не позднее чем за три дня до его начала.

Обратите внимание на один нюанс: отпуск переносится, только если от работника поступит соответствующее письменное заявление, то есть не нужно самостоятельно обращаться к работнику с информацией о переносе отпуска по названным причинам.

А вот если во время отпуска работник заболел (и у него имеется листок временной нетрудоспособности), исполнял государственные обязанности, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (к государственным обязанностям относятся, в частности, участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя, свидетеля, эксперта, переводчика, направление на военные сборы, вызов на допрос в органы дознания или следствия, в прокуратуру в качестве свидетеля, потерпевшего, их законного представителя или понятого), отпуск продлевается автоматически. Для переноса на другой срок оставшихся дней отпуска от работника должно поступить соответствующее заявление (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Приведем пример такого заявления работника.

Директору ООО «Цветы»

П. О. Горшкову

От корреспондента Л. Н. Шаркова

Мне был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 по 28 февраля 2014 года, однако 4 (четыре) дня данного отпуска (с 18 по 21 февраля 2014 года) я болел, что подтверждается листком временной нетрудоспособности, выданным ГБУЗ «Городская поликлиника N 37».

Учитывая вышеизложенное, на основании абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ прошу перенести 4 (четыре) дня отпуска на другой срок, а именно с 16 по 19 июня 2014 года.

Приложение: листок временной нетрудоспособности от 18.02.2014.

03.03.2014, Шарков

Перенести отпуск придется и тогда, когда в локальных или иных нормативных актах для этого установлены соответствующие основания. Так, если правилами внутреннего трудового распорядка болезнь члена семьи предусматривается в качестве основания для продления или переноса ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель при представлении работником листка нетрудоспособности по уходу, например, за ребенком должен перенести или продлить ему отпуск (Письмо Роструда от 01.06.2012 N ПГ/4629-6-1).

Обратите внимание! В исключительных случаях, когда предоставление работнику отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен.

В любом случае запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Как было сказано в преамбуле, основания для переноса отпуска могут возникнуть не только у работодателя: работник может попросить об этом в заявлении (например, по семейным обстоятельствам).

Директору ООО «Цветы»

П. О. Горшкову

От корреспондента Л. Н. Шаркова

В соответствии с графиком отпусков на 2014 год ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен мне с 17 марта на 28 календарных дней.

На основании абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ прошу изменить дату начала отпуска и предоставить его с 28 апреля на 28 календарных дней.

03.03.2014, Шарков

Оформляем документы для переноса отпуска

Итак, как только появляется одно из названных выше обстоятельств, документально подтвержденных (заявление работника о переносе отпуска, листок нетрудоспособности, уведомление работодателя о переносе отпуска, справки и пр.), издается приказ в свободной форме. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Цветы»

Г. Саранск6 марта 2014 года

Приказ

о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

В связи с тем, что во время ежегодного оплачиваемого отпуска (с 10.02.2014 по 28.02.2014) корреспондент Леонид Николаевич Шарков в течение четырех календарных дней (с 18.02.2014 по 21.02.2014) был временно нетрудоспособен (листок временной нетрудоспособности от 18.02.2014, серия ББ N 12345678), руководствуясь статьей 124 Трудового кодекса и на основании заявления Л. Н. Шаркова от 03.03.2014

1. Перенести четыре календарных дня отпуска Л. Н. Шаркова на период с 16 по 19 июня 2014 года.

2. Бухгалтерии произвести перерасчет отпускных.

3. Начальнику отдела кадров внести изменения в график отпусков.

ДиректорГоршковП. О. Горшков

С приказом ознакомлен:

Шарков, 06.03.2014

Если уже был издан приказ о предоставлении работнику отпуска, он должен быть отменен.

Приказ о переносе отпуска должен быть зарегистрирован в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

С приказом о переносе отпуска необходимо ознакомить работника под роспись, а если он отказывается — составить соответствующий акт. Дополнительно на самом приказе можно сделать надпись об отказе в ознакомлении с приказом. Конечно, составление акта и надпись на приказе не предусмотрены законодательством для таких случаев, однако мы все-таки рекомендуем сделать это для подтверждения отказа в случае возникновения спора (например, о дате переноса отпуска).

Теперь нужно внести изменения в график отпусков, табель учета рабочего времени и, возможно, в личную карточку. В последний документ вносятся поправки, если запись о предоставлении ежегодного отпуска в нем уже произведена и в связи с переносом меняются даты отпуска. Чтобы скорректировать запись об отпуске, в разд. VIII «Отпуск» после записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано, а также то, что оставшаяся часть отпуска перенесена. В качестве основания для внесения такой записи необходимо отразить реквизиты приказа о переносе отпуска.

Относительно внесения изменений в график отпусков (унифицированная форма Т-7) скажем следующее. Некоторые кадровики издают отдельный приказ о внесении изменений в график отпусков, однако мы полагаем, что этого делать не нужно. Специально для фиксации переноса отпуска в графике предусмотрены графы 8 «Основание (документ)» и 9 «Дата предполагаемого отпуска»: именно в них указываются реквизиты приказа о переносе отпуска и новый период отдыха, согласованный с работником.

Графа 10 «Примечание» графика отпусков также может заполняться кадровым работником при переносе отпуска. Например, в нее можно вписать причины переноса отдыха работника (например, «Отпуск перенесен в связи с задержкой выплаты отпускных»). Однако, поскольку график отпусков практически всегда проверяется инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий, кадровики самостоятельно определяют, заполнять графу 10 или нет.

Подведем итог

В заключение кратко скажем о последовательности действий кадрового работника при оформлении переноса отпуска сотруднику. Итак, при возникновении причин переноса отпуска как со стороны работодателя (несвоевременная оплата отпуска, неоповещение работника об отпуске не менее чем за две недели и пр.), так и со стороны работника (временная нетрудоспособность, семейные обстоятельства и пр.) и их документальном подтверждении оформляется приказ о переносе отпуска. На основании такого приказа корректируются график отпусков, личная карточка и табель учета рабочего времени.

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе «Дата составления». Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

ФОРМА

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 «График отпусков» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов «график отпусков» и «локальный нормативный акт» нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. «Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает», – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе «Примечания».

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»;
  • Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
  • Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
  • почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

Как предоставить отпуск

Конюхова Е. В.

Несмотря на то что оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков организации занимаются постоянно, проверки ГИТ редко остаются без претензий. Предлагаем пошаговый алгоритм, который поможет без ошибок подготовить документы

Три общих правила

Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.

Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)

В нарушение этого правила руководители зачастую идут на поводу у сотрудников и предоставляют отпуск, только когда человек сам попросит. Если хотите соблюдать трудовое законодательство, варианта «работник не хочет идти в отпуск, переносит на следующий год» просто не должно быть.

Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время

К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.

Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?

Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).

Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.

Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков

Составить и утвердить график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.

  • Предупреждаем риски. Если в графе 5 «Количество календарных дней» указана лишь часть от положенного отпуска, возьмите с работника письменное согласие как доказательство достигнутого соглашения сторон (ст. 125 ТК РФ). Оптимальным вариантом будет заявление с просьбой в следующем календарном году разделить оплачиваемый отпуск на части с указанием продолжительности каждой.

Заявление должно быть оформлено до даты утверждения графика отпусков. Это важно, потому что понятия «ознакомлен» и «согласен» влекут за собой разные правовые последствия. График отпусков — это локальный акт, который работодатель утверждает в одностороннем порядке. Недостаточно просто ознакомить с ним сотрудника, важно заручиться его согласием до утверждения графика.

Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).

Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:

Дата утверждения графика отпусковНе позднее чем за две недели до начала календарного годач. 1 ст. 123 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск на основании графикаПланируется и используется фактически полностьюст. 123, 124 ТК РФ
Планируется и (или) используется частями на основании достигнутого соглашения сторон, одна из частей — не менее 14 календарных днейст. 125 ТК РФ
Ознакомление с графиком отпусковС графиком отпусков работник ознакомлен под росписьПисьмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1

Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись

С одной стороны, в ТК РФ нет нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись. С другой, специалисты Роструда в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 квалифицировали график отпусков как локальный нормативный акт и потребовали выполнения нормы ст. 22 ТК РФ. Актуальная инспекционная и судебная практика подтверждают такой подход: Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Калининградского областного суда от 22.04.2016 № 4А-170/2016, Решение Белгородского областного суда от 29.08.2016 по делу № 7(2)-382/2016.

Как можно ознакомить с графиком отпусков:

  1. Дополнить унифицированную форму Т-7 графой 11, в которой после утверждения графика сотрудники будут ставить свои подписи.
  2. Разработать отдельный лист ознакомления к графику отпусков.

Известить сотрудника о времени начала отпуска

Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:

  • не позднее чем за две недели;
  • под роспись.

При этом форма документа может быть любая:

  • извещения в двух экземплярах: один — работнику, второй с отметкой и подписью работника о получении экземпляра — работодателю;
  • служебная записка;
  • собственная форма графика отпусков с графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись» и пр.

Последний вариант позволяет убить двух зайцев: известить о начале отпуска и подтвердить, что работник ознакомлен с графиком.

Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

  • Предупреждаем риски. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не пишет заявление на отпуск. Это обязанность работодателя известить его. Заявления на отпуск появляются, когда есть отклонения от графика, например, работник хочет отгулять лишь часть отпуска или возникли законные обстоятельства для его переноса.

Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись

В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).

Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.

Для оформления и учета отпусков есть унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» ( Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1), но вы можете разработать свою форму.

Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года.

Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.

Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.

Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику

Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.

Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.

Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.

Выплатить работнику отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Внести сведения об отпуске в личную карточку работника

После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — с 1 сентября утрачивает силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках.

Если вы продолжаете их заполнять, то в разделе VIII указывайте вид отпуска — «ежегодный основной оплачиваемый», период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание — реквизиты приказа об отпуске. С записью в личной карточке знакомить сотрудника не нужно.

Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.

Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ст. 91 ТК РФ). Если для этого вы используете унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска

Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.

Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.

Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Вместо заключения

Предоставление отпуска требует от кадрового сотрудника знания трудового законодательства и соблюдения определенной последовательности действий.

Главное правило: нельзя нарушать обязательные требования, предусмотренные законодательством. Серьезными нарушениями будет отказаться от графика отпусков или утверждать его позже чем за две недели до начала календарного года, не извещать сотрудников о начале отпуска или не предоставлять отпуск в полном размере. В этих случаях работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Подробная инструкция поможет оформлять ежегодные отпуска без ошибок, а приведенный ниже чек-лист — проверить себя.

Порядок предоставления основного оплачиваемого отпуска согласно графику

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector