Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Письмо о встрече для переговоров

Письмо о встрече для переговоров

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

  • Назначить конкретную дату.
  • Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
  • Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
  • Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

  • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
  • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
  • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
  • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Процедура закупки у одного участника (по шагам)

Налоги & бухучет

В соответствии с Законом Украины «Об осуществлении государственных закупок» от 01.06.2010 г. № 2289-VI (далее — Закон № 2289) основной процедурой закупки являются открытые торги. Однако при определенных обстоятельствах перед заказчиками возникает необходимость закупки у одного участника. Ключевым моментом в такой процедуре является получение решения Минэкономики о согласовании закупки у одного участника. Чтобы получить такое решение, заказчик должен особенно внимательно подготовить пакет документов, необходимых для подачи в Минэкономики.

Рассмотрим особенности документооборота на каждом этапе осуществления процедуры закупки у одного участника.

Дмитрий БРЮХОВИЧ, консультант газеты «Налоги и бухгалтерский учет»

Условия применения процедуры закупки у одного участника устанавливает

ст. 39 Закона № 2289. На практике применение соответствующих норм требует от заказчиков особого внимания, поскольку, например, нарушение порядка публикации информации о применении процедуры закупки, определенного Законом № 2289, приведет к ее отмене. Соблюсти нормы Закона № 2289 заказчикам поможет приведенный пошаговый алгоритм осуществления процедуры закупки у одного участника.

Читайте так же:
Срочный трудовой договор: заключение и расторжение

Шаг 1. Выбор оснований для проведения процедуры закупки у одного участника

На заседании комитета по конкурсным торгам рассматривается необходимость закупки у одного участника, при этом согласно

ч. 2 ст. 39 Закона № 2289 выбираются основания для применения указанной процедуры закупки. Определяется участник и планируется проведение переговоров с ним.

Решение комитета по конкурсным торгам оформляется протоколом. Поэтому целесообразно в «решающей» части протокола поручить секретарю комитета и должностному лицу заказчика — руководителю подразделения, инициировавшему закупку, подготовку и направление приглашения к участию в предварительных переговорах.

Шаг 2. Проведение переговоров с участником

Проводятся переговоры с участником, в ходе которых между ним и заказчиком достигается согласие по всем существенным условиям договора о закупке:

1) предмету договора (наименование — предмет закупки определяется в соответствии со

ст. 1 и ст. 4 Закона № 2289 и приказом Минэкономики от 26.07.2010 г. № 921);

2) количеству товаров, работ и услуг (также достигается согласие по их качеству);

3) ожидаемой стоимости предмета закупки;

4) сроку и месту поставки товаров, предоставления услуг, выполнения работ;

5) сроку действия договора;

6) правам и обязанностям сторон;

7) условиям относительно возможности уменьшения объемов закупки в зависимости от реального финансирования расходов.

абзаца второго ч. 1 ст. 39 Закона № 2289 при проведении переговоров заказчик должен требовать от участника предоставления им документально подтвержденной информации о его соответствии требованиям ст. 16 Закона № 2289. К квалификационным критериям в соответствии с ч. 2 ст. 16 Закона № 2289 относятся:

Наличие оборудования и материально-технической базы

Законом № 2289 не определено, каким именно документом подтверждаются указанные квалификационные критерии, поэтому заказчик требует от участника предоставления им справок в произвольной форме

Наличие работников соответствующей квалификации, имеющих необходимые знания и опыт

Наличие документально подтвержденного опыта выполнения аналогичных договоров

Наличие финансовой возможности

Баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, справка из обслуживающего банка об отсутствии (наличии) задолженности по кредитам (абзац 5 ч. 2 ст. 16 Закона № 2289)

Кроме указанных документов, целесообразно истребовать у участника проект договора о закупке, поскольку в дальнейшем именно заказчик будет подавать его в составе пакета документов на согласование в Минэкономики.

Процедура проведения переговоров завершается подписанием протокола переговоров.

Шаг 3. В случае необходимости — внесение изменений в годовой план закупок

По результатам протокола переговоров, которым уточняются объем и ожидаемая стоимость предмета закупки, заказчик в случае необходимости вносит изменения в годовой план закупок.

Заказчик составляет и вносит изменения в годовой план по форме, установленной

приказом Минэкономики от 26.07.2010 г. № 922 «Об утверждении форм документов в сфере государственных закупок» (далее — приказ № 922). Заказчики имеют возможность ознакомиться с приказом № 922, как и с другими нормативными документами Уполномоченного органа, на веб-портале Минэкономики по адресу в сети Интернет www.me.gov.ua в разделе «Государственные закупки» → «Нормативно-правовые акты».

Помните о необходимости направлять годовой план,

изменения к нему по почте в адрес Минэкономики (01008 г. Киев, ул. М. Грушевского, 12/2) в течение 5 рабочих дней со дня их утверждения. Целесообразно делать это письмом с уведомлением, чтобы иметь документальное подтверждение того, что заказчик выполнил требования ст. 4 Закона № 2289.

Шаг 4. Публикация и обнародование информации о применении процедуры закупки

Заказчик в соответствии со

ст. 10 Закона № 2289 информацию о применении процедуры закупки у одного участника:

1) публикует в Информационном бюллетене «Вестник государственных закупок»;

2) обнародует на веб-портале Уполномоченного органа «Государственные закупки» (далее — веб-портал) (обращаем внимание, что вместе с указанной информацией заказчик обнародует

обоснование применения процедуры закупки у одного участника).

Информация о применении процедуры закупки у одного участника и соответствующее обоснование составляются по форме, установленной

приказом № 922.

Шаг 5. Направление документов в Минэкономики для получения согласования

В соответствии с

ч. 1 ст. 39 Закона № 2289 для применения процедуры закупки у одного участника заказчик должен получить согласование Уполномоченного органа (Минэкономики). Такое согласование происходит в порядке, установленном постановлением КМУ от 28.07.2010 г. № 688 (далее — Порядок № 688). Ниже остановимся на основных моментах Порядка № 688, которые помогут заказчикам получить необходимое им согласование.

Начнем с того, что заказчик должен подготовить и направить (или предоставить лично) в Минэкономики пакет документов, который согласно с

п. 2 Порядка № 688 состоит из:

письма-обращения (в котором целесообразно указывать информацию, приведенную в следующем абзаце, и в сжатом виде подтвердить необходимость закупки именно у одного участника);

копии протокола (протоколов) заседания комитета по конкурсным торгам по принятию решения о применении процедуры закупки у одного участника с указанием:

— оснований для применения процедуры в соответствии со

ст. 39 Закона № 2289;

— конкретного наименования товара, работы или услуги;

— ожидаемой стоимости предмета закупки;

— источника финансирования закупки.

Каждый лист указанных копий, как и все другие копии в составе пакета документов, должны быть заверены подписью уполномоченного лица заказчика, скреплены печатью заказчика с указанием должности и даты подписи, поскольку несоблюдение этих формальных требований к оформлению приведет к возврату документов заказчику на доработку, что увеличит продолжительность проведения процедуры закупки;

копии информации о применении процедуры закупки у одного участника, которая обнародуется в соответствии со ст. 10 Закона № 2289, с указанием даты и номера регистрации в государственном официальном печатном издании по вопросам государственных закупок («Вестник государственных закупок», далее — ВГЗ).

Заказчики часто путают номер регистрации в ВГЗ с номером объявления (информации). Так в чем же разница?

— это номер, под которым выйдет объявление в ВГЗ.

— это входящий номер, указываемый на штампе редакции ВГЗ с указанием даты приема, номера и даты публикации ВГЗ, в котором будет опубликована информация о применении процедуры закупки у одного участника. Такой штамп является подтверждением приема указанной информации и обоснования;

проекта договора о закупке товаров, работ и услуг.

Проект договора должен отвечать требованиям

ст. 39 Закона № 2289, в частности относительно наличия существенных условий договора.

Также необходимо учитывать требования

приказа Минэкономики от 27.07.2010 г. № 925 «Об утверждении Типового договора о закупке товаров (работ или услуг) за государственные средства и Инструкции по заполнению Типового договора о закупке товаров (работ или услуг) за государственные средства»;

Читайте так же:
Расчет индексации заработной платы

обоснования применения процедуры закупки у одного участника.

Обоснование применения процедуры закупки у одного участника составляется по форме, установленной

приказом № 922. Чтобы заказчику было проще заполнить указанную типовую форму, следует воспользоваться Инструкцией по ее заполнению.

Отдельно отметим, что источник финансирования закупки определяется в соответствии с бюджетным законодательством с учетом

п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона № 2289. Если заказчиком является предприятие, осуществляющее закупки за собственные средства, в пункте 2 формы указывается: «Средства предприятия»;

копии годового плана закупок, удостоверенной подписью уполномоченного лица заказчика, скрепленной печатью, с указанием должности и даты подписи;

оригиналов или копий экспертных, нормативных, технических и других документов (заверенных подписью уполномоченного лица заказчика, скрепленных печатью, с указанием должности и даты подписи), принятых в текущем году, которые подтверждают наличие оснований для применения процедуры закупки у одного участника в соответствии с ч. 2 ст. 39 Закона № 2289. В случае закупки в соответствии с п. 4 ч. 2 ст. 39 Закона № 2289 подаются копии не менее двух сообщений об отмене процедуры закупки в связи с отсутствием достаточного количества участников, предметом закупки у которых были те же товары, работы и услуги, являющиеся предметом закупки у одного участника, применение процедуры которой предусматривается согласовать, с указанием даты и номера регистрации в государственном официальном печатном издании по вопросам государственных закупок, и отчетов о результатах проведения такой процедуры закупки;

копий учредительных документов участника, свидетельства о государственной регистрации, лицензии (разрешения) на осуществление определенного вида хозяйственной деятельности, заверенных подписью уполномоченного лица участника, скрепленных печатью, с указанием должности такого лица и даты подписи, если получение лицензии (разрешения) на осуществление вида деятельности, необходимого для выполнения договора о закупке, предусмотрено законодательством (для юридических лиц)*.

* Если одним участником является физическое лицо или физическое лицо — предприниматель (что бывает достаточно редко), заказчик подает копию паспорта (другого документа, удостоверяющего личность), документа о присвоении идентификационного номера — для физических лиц, свидетельства о государственной регистрации, лицензии (разрешения) (если предусмотрено законодательством) — для физических лиц — предпринимателей.

Шаг 6. Публикация и размещение сведений о решении Минэкономики

В соответствии с абзацем четвертым

ч. 1 ст. 10 Закона № 2289 не позднее чем через 15 рабочих дней с даты выдачи письма-согласования (Внимание! — или письма об отказе в согласовании) заказчик должен опубликовать в ВГЗ и обнародовать на веб-портале сведения о решении Минэкономики о согласовании (или отказе в согласовании) применения процедуры закупки у одного участника.

После получения письма-согласования Минэкономики целесообразно протоколом заседания комитета по конкурсным торгам зафиксировать дату получения этого письма и поручить секретарю комитета выполнить требования

ст. 10 Закона № 2289 о публикации и обнародовании сведений о решении Минэкономики.

Шаг 7. Заключение договора о закупке

В соответствии с

ч. 3 ст. 39 Закона № 2289 заказчик имеет право заключить договор о закупке по результатам применения процедуры закупки у одного участника только после опубликования в ВГЗ сведений о решении Минэкономики о согласовании процедуры закупки у одного участника.

Основания применения процедуры закупки

Срок заключения договора

Закупка произведений искусства или закупка, связанная с защитой прав интеллектуальной собственности, или заключение договора о закупке с победителем архитектурного или художественного конкурса

В срок не ранее чем через 14 дней со дня опубликования в ВГЗ сведений о решении Минэкономики о согласовании процедуры закупки у одного участника

Отсутствие конкуренции (в том числе по техническим причинам) на товары, работы или услуги, которые могут быть поставлены, выполнены или предоставлены только определенным поставщиком (исполнителем), при отсутствии при этом альтернативы

Если заказчиком была дважды отменена процедура закупки из-за отсутствия достаточного количества участников

Возникновение срочной потребности в товарах, работах или услугах, в том числе необходимых для оперативной немедленной ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций техногенного и природного характера, ограниченных во времени и неподконтрольных заказчику, которых нельзя было избежать

В срок не ранее чем через 5 дней со дня опубликования в ВГЗ сведений о решении Минэкономики о согласовании процедуры закупки

Договор о закупке, заключенный с нарушением указанных сроков, является ничтожным

в соответствии с ч. 3 ст. 39 Закона № 2289.

Шаг 8. Публикация и размещение информации о результатах

В течение 7 дней со дня заключения договора о закупке или принятия решения об отмене торгов либо признании их несостоявшимися заказчик должен опубликовать информацию о результатах процедуры закупки у одного участника в ВГЗ, а уже затем обнародовать ее на веб-портале. При этом как публикация, так и размещение указанной информации происходят по форме, установленной

приказом № 922.

Шаг 9. Публикация отчета о проведении процедуры закупки

После публикации и размещения информации о результатах процедуры закупки заказчиком составляется отчет. Форма отчета определена

приказом № 922.

Заказчик должен обнародовать отчет на веб-портале в течение 3 рабочих дней с даты его утверждения. В соответствии со

ст. 10 Закона № 2289 отчет в ВГЗ не публикуется.

В заключение остается констатировать, что получение решения Минэкономики о согласовании применения процедуры закупки у одного участника не является гарантией закупки необходимых заказчику товаров, работ или услуг. В случае нарушения заказчиком порядка публикации информации о применении процедуры закупки у одного участника, определенного Законом № 2289, процедура закупки у одного участника отменяется.

Письмо приглашение на переговоры — Консультант закона

Загранкомандировка для работника всегда желанна и ожидаема, даже если работы предстоит много. Больше, чем для подготовки к обычной командировке по Украине, потребуется потрудиться и бухгалтеру. Какие первоочередные мероприятия следует провести и какие нюансы при этом учесть, рассмотрим в статье.

Прежде всего вспомним, что командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения на определенный срок. При загранкомандировке такой населенный пункт будет находиться в другой стране.

При загранкомандировках, как и при командировках по Украине, руководствуются трудовым законодательством и локальными нормативными актами и распоряжениями руководителя.

Нормы единственного подзаконного акта о служебных командировках – Инструкции № 59 обязательны для выполнения только для предприятий, финансируемых из бюджета. Остальные же, небюджетные и коммерческие предприятия и организации все организационные вопросы относительно командировок регулируют самостоятельно. Для этого они утверждают локальный нормативный акт, например Положение о служебных командировках или раздел в колдоговоре. В подавляющем большинстве случаев при разработке положений, регламентирующих вопросы организации командировок, за основу принимают нормы Инструкции № 59, но это не является обязательным условием их утверждения.

Читайте так же:
Офицер запаса: отличие от офицера в отставке

Обоснованием целей поездки может быть приглашение принимающей стороны, договор или контракт, другие документы, свидетельствующие о намерениях установить гражданско-правовые отношения (например, приобрести товар или технологию), документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия.

Итак, чтобы направить работника в командировку, в т. ч. за границу, руководитель предприятия должен издать приказ (распоряжение) с указанием цели выезда, сроков поездки, маршрута, условий пребывания, размера суточных и сметы расходов. Могут прописываться дополнительные условия осуществления и возмещения расходов на основании Положения о служебных командировках.

Смета командировочных расходов представляет собой перечень расходов работника, которые будут понесены им в командировке, с предполагаемой их суммой. По составленной смете командировочных расходов предприятие определяет сумму аванса, которую следует выдать командированному работнику.

Для бюджетников обязательным является утверждение технического задания, в котором определяются цель выезда, задачи и ожидаемые результаты командировки, срок на основании Постановления № 98, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению подается его копия с переводом), и сметы расходов (п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Следует не забывать об обязательных реквизитах приказа, в т. ч. дате, месте составления, подписях, поскольку дальнейшие расходы по командировке (средний заработок, суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения и т. п.) будут осуществляться на основании этого приказа.

Приказы о командировке можно регистрировать в Журнале регистрации приказов о командировках либо в общем Журнале регистрации приказов. Порядок устанавливает работодатель.

Напомним, что приказом Минфина от 21.06.2011 г. № 738 была отменена форма удостоверения о командировке. Поэтому оформление удостоверения о командировке не является обязательным. Достаточным является наличие приказа на командировку, согласно которому определяется количество дней, проведенных в командировке, и рассчитывается сумма суточных (на основании первичных документов).

Командировочное удостоверение с отметками прибытия и выбытия из места назначения являлось для наемного работника подтверждением его пребывания в назначенном месте командировки.

В настоящее время в случае загранкомандировки для определения суммы суточных достаточно:

• приказа о командировке и соответствующих первичных документов – при командировке в безвизовую страну;

• приказа о командировке и отметки о пересечении государственной границы Украины в паспортном документе (загранпаспорте или заменяющем его документе), которые проставляются уполномоченным должностным лицом Государственной пограничной службы Украины по личному обращению работника относительно проставления такой отметки – при командировке в страну, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд).

Покупка валюты и выдача аванса

На основании приказа работнику, который направляется в командировку, работодатель обязан выдать аванс.

Для предприятий, финансируемых полностью или частично за счет бюджетных средств, обязанность по обеспечению авансом командированных работников в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найм жилого помещения и суточные расходы, предусмотрена п. 4 р. I и п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59.

Для хозрасчетных предприятий такой нормы законодательством не предусмотрено. В то же время согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировки, выплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. То есть аванс таки следует выдавать на любом предприятии. Если покупку билетов, бронирование и оплату проживания осуществляет сам работодатель, то аванс выдают, по крайней мере, в размере суточных. Невыплата аванса является невыполнением обязанностей работодателя, установленных ст. 21 КЗоТ: обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы.

При загранкомандировке бюджетникам аванс выдается в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59, письмо Миндоходов от 30.09.2013 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). Хозрасчетные предприятия валюту аванса на загранкомандировку должны самостоятельно определить внутренним документом, например, Положением о служебных командировках или непосредственно в приказе о командировке.

Минфин в письме от 21.05.2014 г. № 31-07250-06-29/12181 отметил, что работник, который едет в заграничную командировку, должен быть обеспечен авансом в соответствии со сметой расходов:

• в гривнях – для осуществления расходов во время проезда по территории Украины;

• в инвалюте – для осуществления необходимых расходов за рубежом.

Аванс может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Если работодатель выдает наличный аванс в иностранной валюте, то необходимо соблюдать условия, установленные Правилами № 200. Согласно п. 2.1 Правил № 200 резиденты – юридические лица и физические лица – предприниматели и иностранные представительства имеют право использовать с текущих счетов наличную иностранную валюту для обеспечения расходов работников за границей, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за границей). При этом под расходами работников за границей п. 1.3 Правил № 200 понимает оплату разрешений на въезд (виз), суточных, расходов, связанных с наймом жилого помещения, транспортных и других расходов за границей.

Для того чтобы получить из уполномоченного банка наличные в иностранной валюте на командировку согласно п. 2.2 Правил № 200, работодатель предоставляет банку:

• заявление на выдачу наличности;

• поручение представителю на получение денег;

• письмо-расчет, содержащее фамилию, имя и отчество (при наличии) лиц, выезжающих за границу, и расчет расходов.

Если у предприятия нет валютного счета, то его необходимо открыть, руководствуясь при этом Инструкцией № 492, и приобрести валюту на межбанковском валютном рынке.

Приобретение наличной иностранной валюты для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте не допускается, так как является нарушением установленного порядка и условий торговли валютными ценностями на межбанковском валютном рынке Украины.

После получения иностранной валюты для командировки, перед выдачей ее работнику предприятие должно оприходовать наличность в кассе предприятия (см. разъяснение из раздела 109.19 модуля БАЗА НАЛОГОВЫХ ЗНАНИЙ).

При этом следует учесть, что согласно п. 2.4 Правил № 200 одному работнику может быть выдана иностранная валюта наличными на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты через таможенную границу Украины, установленных действующим законодательством. Согласно п. 2 ч. 2 Инструкции № 148 физлицо-резидент имеет право вывозить за пределы Украины наличность в сумме, не превышающей в эквиваленте 10000 евро, без письменного декларирования.

Наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами – резидентами и иностранными представительствами с собственных текущих счетов в иностранной валюте, открытых в уполномоченных банках, используется исключительно на цели, на которые она получена (п. 8.14 Правил № 200).

Читайте так же:
День в счет отпуска

Можно ли выдать аванс работнику для закупки ТМЦ в командировке за границей?

На такие цели предприятие не может выдать работнику аванс в валюте.

Расчеты между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота могут осуществляться только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (ст. 7 Декрета № 15-93).

Резиденты – субъекты предпринимательской деятельности могут использовать наличную иностранную валюту как средство платежа при осуществлении торговли и предоставлении услуг за пределами Украины (пп. 7.1 п. 7 Правил № 200):

• на транспортных средствах, которые им принадлежат (арендованные, зафрахтованные или формируемые в Украине), в случае осуществления международных пассажирских перевозок;

• на международных выставках (ярмарках), проходящих за рубежом, в случае реализации товаров.

Поэтому работник, находясь в командировке за границей, не может приобретать за наличные валютные средства ТМЦ для нужд предприятия.

Во время командировок за границу аванс на командировку может быть перечислен работникам предприятия как на корпоративные (валютные и гривневые), так и на личные платежные карты (п. 2.12 Положения № 637). При этом полученные денежные средства используются работниками предприятия по назначению без оприходования в кассе.

Денежные средства, перечисленные на корпоративную карту, находятся на текущем счете предприятия и не считаются выданными под отчет до того момента, пока держатель корпоративной карты (доверенное лицо) не снимет их наличными или не рассчитается за соответствующие услуги, определенные п. 8.3 Инструкции № 492.

При перечислении аванса на командировку на личную гривневую карту работника такое перечисление приравнивается к выдаче наличных денежных средств в национальной валюте под отчет с момента перечисления их с расчетного счета предприятия.

В бухучете операции в инвалюте отражаются в валюте расчетов и платежей по каждой инвалюте отдельно (ч. 3 ст. 9 Закона № 996, письмо Миндоходов от 30.09.2013 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). На счетах бухучета операция по выдаче аванса отражается по дебету субсчета 372.

Расходы на заграничную командировку в бухучете отражают:

• по курсу НБУ на дату предоставления аванса, если фактические расходы в командировке не превышают суммы предоставленного аванса (п. п. 5 – 6 П(С)БУ 21). Если в заграничной командировке рассчитываются корпоративной картой – датой аванса будет считаться дата проведения оплаты товаров/услуг, дата снятия инвалюты;

• по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета – в части превышения фактических расходов над суммой аванса (п. 8 П(С)БУ 21).

Случается, что по различным причинам командировку приходится отменить. Например, из-за переноса переговоров или болезни работника. При этом билеты могут быть уже приобретены, а аванс выдан работнику.

Как оформить отмену командировки и можно ли возместить в этом случае расходы работнику?

Порядок действий в таких случаях следует прописать в Положении о служебных командировках. Прежде всего, руководитель должен принять решение об отмене командировки на основании докладной записки от работника или руководителя подразделения, если отмена произошла по не зависящим от него причинам, и отразить его в приказе об отмене служебной командировки. В приказе следует указать реквизиты отменяемого приказа о командировке, причины отмены и обязанности работника и бухгалтера в связи с отменой командировки, сроки возврата полученного на командировку аванса или неизрасходованной суммы аванса (см. Рис. 1). С приказом об отмене командировки работника следует ознакомить под подпись.

Работник, независимо от того, что в командировку он не отбыл, представляет в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (подробнее об отчете читайте в статье «Отчитываемся о загранкомандировке» издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 46 за 2016 год)), и возвращает предприятию неиспользованные средства на основании отчета. В случае загранкомандировки работник обязан вернуть в кассу предприятия денежные средства в валюте выдачи аванса.

ГУ ГФС в Тернопольской области в разъяснении от 30.08.2016 г., в частности, сообщило, что если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение 3-х банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства. В случае невозврата таким работником в течение 3-х банковских дней аванса на командировку, сумма таких средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет, включается в налогооблагаемый доход такого работника.

Конечно, небюджетные предприятия не обязаны пользоваться нормами Инструкции № 59 и воспользоваться нормами пп. 170.9.2 НКУ об отчетности по командировке – 5 банковских дней с даты ее окончания. Но поскольку командировка не состоялась, следует помнить о рисках, ведь налоговики будут настаивать на своей позиции.

Кроме того, не стоит забывать, что согласно п. 8.4 Правил № 200 неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, которая была получена предприятием с текущего счета в инвалюте для обеспечения расходов работников за границей, подлежит зачислению на его текущий счет в иностранной валюте в течение 5-ти банковских дней с момента его оприходования в кассу (возврата работником).

Расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин (абз. 8 п. 12 раздела II Инструкции № 59).

Сделать это можно только при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (выданных при возврате билетов). Продавец билетов может предоставить справку об их возврате с указанием ФИО работника, суммы возвращенных средств, комиссионных и других сборов, связанных с возвратом билета, а также копий билетов (абз. 9 п. 12 разд. II, абз. 2 п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Расходы, понесенные в связи с возвратом билетов по уважительным причинам, если они документально подтверждены, включаются в состав расходов в бухучете, а следовательно, учитываются при определении объекта обложения налогом на прибыль. Корректировки на разницы по таким расходам НКУ не предусмотрены.

Командировка начальника отдела сбыта Рыбалко С. В. в г. Прагу отменена на основании приказа об отмене командировки (см. Рис. 1) по причине переноса переговоров. Билеты на поезд возвращены, бронирование отеля отменено, выданный ранее аванс в размере 450 евро возвращен работником в кассу предприятия на основании Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Письмо приглашение на переговоры — Консультант закона

Договор не подписан:
как учесть расходы на командировку?

ВОПРОС: Директор ездил в командировку с целью заключить договор, однако договор не был подписан. Затраты на командировку не были включены в состав валовых расходов. При проверке налоговая инспекция в акте начислила на сумму выплаченных командировочных расходов налог с дохода и взыскала штрафные санкции. Права ли ГНИ?

Читайте так же:
Доверенность на сопровождение ребенка

Служебная командировка
или личная поездка?

ОТВЕТ: Тот факт, что расходы на командировку не были включены в состав валовых из-за отсутствия подписанного договора, не является основанием для классификации их личным доходом директора и обложения НДФЛ (пп. 4.3.2 с учетом п. 9.10 Закона № 889).

Обложению НДФЛ могут подлежать только суммы излишне израсходованных денежных средств*, полученных на командировку и не возвращенных в кассу предприятия в течение отчетного месяца, на который приходится третий банковский день, следующий за днем завершения командировки (пп. 9.10.1 Закона № 889). Такие выплаты не признаются расходами на командировку.

Главное условие для того, чтобы выплаты классифицировались расходами предприятия на командировку, а не финансированием личных потребностей директора, — признание поездки служебной командировкой.

В соответствии с Инструкцией № 59 «служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению, руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения».

Таким образом, при направлении работника в командировку обязательно должны быть оформлены следующие документы:

1. Задание, утвержденное руководителем, в котором указываются цель и срок командировки (в случае командировки за границу — условия пребывания за рубежом и смета расходов).

2. Приказ, в котором указываются цель и срок командировки, пункт назначения и название принимающей стороны.

3. Командировочное удостоверение по форме, утвержденной Приказом № 260. Командировочное удостоверение необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации удостоверений, форма которого утверждена Инструкцией № 59.

В течение трех банковских дней по прибытии из командировки необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему следующие документы в оригинале (п. 1.11 Инструкции № 59, п. 1.1 Методических рекомендаций № 24):

1) командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (с отметками командирующей и принимающей стороны);

2) документы, удостоверяющие стоимость понесенных расходов, такие как транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), счета гостиниц (мотелей), страховые полисы и т. п.;

3) отчет о выполнении производственного задания, например протоколы встречи, протоколы о намерении (см. Письмо № 041, п. 1.1 Методических рекомендаций № 24).

При соблюдении вышеперечисленных условий выплаты директору предприятия из г. Харькова в пределах расходов на командировку не являются его налогооблагаемым доходом и налоговая инспекция не имела законных оснований для доначисления НДФЛ и взыскания штрафных санкций.

Рекомендации по отнесению
командировочных затрат к составу
валовых расходов

Затраты на командировку не были включены в состав валовых расходов из-за того, что директору не удалось заключить договор. Однако при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, они могут быть признаны валовыми расходами.

Перечень таких документов установлен пп. 5.4.8 Закона о прибыли и не исчерпывается только заключенным договором (контрактом). Рассмотрим, какие документы (в зависимости от цели поездки) должен был представить директор.

Если цель поездки —
намерение заключить хозяйственный договор

Для подтверждения связи командировки с хозяйственной деятельностью директору достаточно иметь следующие документы:

1) приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия;

2) двусторонний протокол о намерении заключить хозяйственный договор.

Протокол о намерениях удостоверяет желание сторон вступить в гражданско-правовые отношения — заключить сделку и не порождает правовых последствий. Если в нем нет волеизъявления сторон относительно придания ему силы предварительного договора, он не считается предварительным договором (часть четвертая ст. 635 ГК и часть шестая ст. 182 ХК).

Если цель поездки —
участие в переговорах, конференциях, симпозиумах

Расходы предприятия на участие в семинарах, конференциях, «круглых столах» и других аналогичных мероприятиях по профилю деятельности предприятия, в том числе за пределами Украины, являются расходами на производственные цели, связанными с хозяйственной деятельностью предприятия, и не являются личным доходом (дополнительным благом) работников (пп. 4.3.2 Закона № 889, пп. 5.4.8 Закона о прибыли, см. также Письмо № 982). Но при этом важно, чтобы тематика мероприятий совпадала с основной деятельностью командирующей стороны.

Если директор во время командировки участвовал в переговорах, он должен подтвердить факт своего участия в данных мероприятиях:

2) протоколом встречи.

Приводим примерный вариант протокола о намерении (см. приложение № 1) и приглашения (см. приложение № 2).

Протокол
встречи
(о проведенных переговорах)

В ходе встречи между представителем ООО «Гранит» в лице директора, с одной стороны, и представителем ОАО «Стройинвест» в лице директора, с другой стороны,

были рассмотрены следующие вопросы:

1. Сторонами в течение трех дней проведены переговоры относительно** перспективы поставки ОАО «Стройинвест» в адрес ООО «Гранит» следующей продукции (указывается перечень продукции).

2. Представитель ОАО «Стройинвест» представил указанную в п. 1 продукцию, которую имеет намерение поставить ООО «Гранит» по договору поставки.

3. Были оговорены основные условия договора поставки: ассортимент и цена продукции, порядок расчета и условия поставки продукции.

Сторонами в результате переговоров достигнуты следующие соглашения:

1. Стороны не пришли к соглашению относительно основного условия поставки — порядка расчета за продукцию.

2. Настоящий протокол не имеет силы предварительного договора.

Уважаемый Геннадии Иванович!

Руководство ОАО «Стройинвест» имеет честь пригласить Вас и Ваших сотрудников (троих человек) для участия в переговорах в целях взаимовыгодного сотрудничества.

В ходе переговоров Вы сможете ознакомиться с продукцией, выпускаемой нашим предприятием, оценить ее качество и узнать о перспективах развития наших взаимоотношений.

Презентация продукции и переговоры состоятся с 20 по 22 июня 2004 года.

Директор ОАО «Стройинвест» _____________________

* Излишне израсходованные денежные средства — средства, превышающие сумму расходов на командировку, рассчитанную согласно пп. 5.4.8 Закона о прибыли (пп. 9.10.1 Закона № 889). Это расходы, не подтвержденные документально, а также суточные расходы, превышающие установленные законодательством нормы.

** Переговоры могут быть проведены по любой тематике, совпадающей с основной деятельностью предприятия, командировавшего работника.

1. Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59, в редакции приказа Минфина Украины от 10.06.99 г. № 146. .

2. Приказ № 260 — приказ ГНАУ от 28.07.97 г. № 260 «Об утверждении формы удостоверения о командировке».

3. Методические рекомендации № 24 – Методические рекомендации по проведению проверки командировочных расходов, утвержденные приказом ГлавКРУ Украины от 21.03.2000 г. № 24.

4. Письмо № 041 — письмо Минфина Украины от 28.02.03 г. № 041-407-97/11-15565/11-14191 «О служебных командировках».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector