Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ заключение договоров с контрагентами образец

Приказ заключение договоров с контрагентами образец

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

ЗАЧЕМ СОЗДАВАТЬ РЕГЛАМЕНТ?

СЭД — система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

  • Оптимизируются сроки каждой процедуры;
  • Юридически договоры будут более грамотно составленными;
  • Снизятся риски;
  • Повыситься качество претензионной работы;
  • Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т. к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

  • Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
  • Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
  • Согласование;
  • Порядок подписи;
  • Контроль за сделкой;
  • Хранение и архивирование.

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

НЕ ЗАБУДЬТЕ О ДЕТАЛЯХ

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований, но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне, которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай,если не получается прийти к единому мнениюпо тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.
  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.
Читайте так же:
Имеют ли право банки звонить знакомым должника

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются. Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации.

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД.

В ЧЕМ ЖЕ ПЛЮСЫ СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договораявляется ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud. Вот только несколько ее преимуществ:

  • Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
  • Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
  • Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
  • Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
  • Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
  • Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
  • Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив. В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Вы можете начать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование документов, а также включает интеграцию с 1С.

Как договориться с контрагентами о переходе на ЭДО

Разбираемся, как предложить контрагенту перейти на электронный документооборот и составить письмо о переходе на ЭДО.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Прежде всего, отправьте контрагенту письмо от имени руководителя организации с предложением перейти на ЭДО.

Форма письма не регламентирована. Рекомендуем прописать:

  • список документов, обмен которыми вы предлагаете обмениваться через ЭДО — счет-фактура, договор, соглашение, накладная и так далее;
  • правовую базу перехода на ЭДО: приказ Министерства финансов РФ № 174 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме», статья 169 Налогового кодекса РФ «Счет-фактура», ФЗ № 63 «Об электронной цифровой подписи», ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете»;
  • какую выгоду принесет переход на электронный документооборот;
  • порядок подключения к системе ЭДО: выбор оператора, установка программ, подписание соглашения об электронном документообороте с контрагентом.
Пример письма-приглашения на ЭДО

Пример письма-рассылки для контрагентов компании:

ООО «Форма+» сообщает о переходе на электронный документооборот с контрагентами и клиентами посредством системы «Астрал.ЭДО» от группы компаний «Астрал».

В согласии с федеральным законом России № 63-ФЗ, приказом Минфина РФ № 174, статьей 169 НК РФ обмен электронной документацией между организациями и государственными органами разрешен и в большинстве случаев по юридической значимости приравнивается к обмену бумажными документами.

Оборот документации в цифровой форме имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени и ресурсов организации на делопроизводство: формирование, получение, регистрацию, согласование документов;
  • отслеживание движения документации в режиме онлайн, исключение риска потери важных бумаг;
  • возможность предоставления электронной документации в контролирующие ведомства, включая ФНС и ПФР, без необходимости распечатывания бумажных аналогов.

ООО «Форма+» готово осуществлять с вами обмен следующими документами в цифровом виде: счет-фактура, товарная накладная, договор, соглашение, письмо, акт сверки.

Для перевода делопроизводства на электронный документооборот требуется:

  • получить квалифицированную электронную цифровую подпись в удостоверяющем центре;
  • выбрать оператора СЭД для обмена цифровой документацией и заключить с ним договор;
  • принять приглашение от ООО «Форма+» на обмен электронными документами;
  • подписать соглашение об ЭДО с применением ЭЦП.

В приложении к письму находится проект текста соглашения об ЭДО между организациями. Просим вас ознакомиться с возможностями и преимуществами ведения бизнеса посредством электронного документооборота и присоединиться к системе для продолжения качественного сотрудничества наших организаций в новой форме.

Соглашение об ЭДО

При переходе на ЭДО организации составляют соглашение, в котором прописывают:

  • предмет соглашения (обмен документацией в электронном виде);
  • как использовать квалифицированную цифровую подпись;
  • нормативную базу ЭДО;
  • порядок работы с оператором ЭДО;
  • порядок обмена документами;
  • сроки действия соглашения, правила внесения изменений;
  • реквизиты и подписи сторон.
Читайте так же:
Суммы исков мировых судей

Соглашение соглашение можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.

Причины отказа от перехода на ЭДО

Контрагенты не знают о преимуществах электронного документооборота. Партнеры могут не знать о том, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги, а электронные подписи невозможно подделать.

Мнение контрагентов могут поменять нормативные документы, в которых прописаны возможности ЭДО.

Другой способ переубедить партнеров — показать удобство ЭДО на своем примере, например, на деловой встрече.

Убедите партнера установить демоверсию ЭДО. Пробная версия системы «Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» не берет плату за входящие электронные документы. Это хороший способ познакомиться с ЭДО для скептически настроенных контрагентов.

Партнерам кажется, что переход на ЭДО неоправданно дорогой и трудозатратный.

Хорошим стимулом станут скидки — вы можете договориться с оператором ЭДО о льготном периоде или специальных условиях для вашего партнера.

Как еще убедить партнеров перейти на электронный документооборот

Оплата трафика за контрагента — выгодно для крупных организаций со множеством деловых связей. Для них переход на цифровое делопроизводство, даже с учетом оплаты услуг оператора для партнеров, намного выгоднее бумажного документооборота с расходами на канцелярию, обслуживание техники и курьеров.

Повышение цены товаров или услуг для компаний, которые не хотят переходить на новый формат работы. Переложите оплату доставки бумажной документации на компанию-партнера.

Категоричное заявление о переводе сотрудничества на ЭДО могут позволить крупные компании, особенно монополисты в своей сфере. Так, в 2014 крупнейший российский интернет-магазин Wildberries вынудил всех своих контрагентов перейти на ЭДО.

Система«Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» имеет роуминг со всеми операторами ЭДО России и работает в браузере, либо встраивается в прямо в интерфейс «1С:Предприятие» — сотрудникам не придется учиться работать в новой программе.

Как работать с реестром договоров по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Федеральное казначейство. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. В 2021 году правила изменились.

Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной

Скачать образец реестра договоров по 44-ФЗ
Скачать бланк реестра договоров в excel
Скачать бесплатно образец журнала регистрации договоров с контрагентами в excel
Скачать бесплатно образец реестра договоров в excel по 223-ФЗ
Скачать постановление правительства № 1084 от 28.11.2013 с последними изменениями
Скачать приказ Минфина № 113н от 19.07.2019

Для чего нужны реестры: общие положения

Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, за которым он числится в организации.

Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. В реестр контрактов, заключенных заказчиками, включается такая информация:

  • наименование заказчика и поставщика;
  • цена контракта;
  • источник финансирования;
  • идентификационный код закупки;
  • способ определения поставщика;
  • дата подведения результатов закупочной процедуры;
  • объект закупки;
  • реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта.

С 01.07.2021 заработали новые правила ведения реестра договоров в связи со вступлением в силу постановления правительства № 1078 от 30.06.2021. Документ внес правки в ПП № 1084 от 28.11.2013. Основные из них:

  1. Проверка Федеральным казначейством информации о производителе товара и стране происхождения на этапе приемки приостановлена до 01.01.2022.
  2. Действие ряда правил по ведению реестра контрактов с гостайной приостановлено до 01.07.2022.

Чем отличаются базы в закупках

Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильно его называть реестром контрактов.

Остались вопросы? Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как работать с реестром контрактов в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

В перечень, согласно нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.

Вот где посмотреть реестр заключенных контрактов по 44-ФЗ: перечень размещен на сайте ЕИС, как и реестр по 223-ФЗ.

Есть установленные законом исключения. В Казначейство не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются в перечень данные о закупках на сумму до 600 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц) и на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров (образец по 223-ФЗ) вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Входите в нее через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на кнопку «Сформировать информацию о контракте».

После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю необходимо пошагово заполнить несколько вкладок.

Шаг 1. Общая информация.

Читайте так же:
Наследство родителям после смерти сына

На этой вкладке указываются сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы найдите соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.

Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.

Шаг 2. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).

Здесь же указываются дата заключения, способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены), наличие авансирования и количество этапов исполнения соглашения.

Дата составления документа указывается автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на ошибки.

Шаг 3. Дополнительная информация. В этой вкладке надлежит указывать информацию об обеспечении исполнения контракта и об экономии при заключении энергосервисного соглашения.

Шаг 4. «За счет бюджетных средств» — вкладка, в которой указывается источник финансирования и код бюджетной классификации.

Шаг 5. «За счет внебюджетных средств» — аналогичная информация для соглашений, заключаемых по внебюджету.

Шаг 6. «Объект закупки» — сведения о предмете заказа из выбранной позиции плана-графика.

Шаг 7. Указываются сведения о поставщиках. Поля заполняются в соответствии с реестровыми записями в ЕГРЮЛ, ЕГРИП.

Шаг 8. В завершение необходимо заполнить вкладку «Документы». Для этого отсканируйте необходимые документы, если они оформлены на бумаге, и прикрепите файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), прикрепите файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просмотреть с помощью общедоступного программного обеспечения.

Шаг 9. Вносимая информация и документы подписываются электронной подписью лица, которое действует от имени госзаказчика, и отправляются на контроль.

Вот где посмотреть реестровый номер контракта в ЕИС: номер сформируется автоматически после публикации информации о контракте и станет доступен для просмотра в перечне договоров.

С 13.11.2020 действует постановление правительства № 1799 от 07.11.2020, освободившее заказчиков, которые провели открытый конкурс по ч. 68 ст. 112 44-ФЗ, от обязанности передавать в реестр контрактов информацию о стране происхождения товаров, использованных при строительстве.

С 01.01.2021 вступил в силу приказ Минфина № 144н от 20.07.2020, который скорректировал порядок формирования информации и обмена информацией и документами между заказчиком и Казначейством для ведения реестра контрактов, которые заключены заказчиками. В частности, ввели ряд новых значений кодов и наименований при формировании информации о способе определения поставщика. Расширили перечень значений кодов и названий причины изменения условий контракта.

Напоминаем о действии постановления правительства № 1193 от 06.08.2020, которое скорректировало правила ведения реестра контрактов. Оно утвердило правило о том, что при положительном результате проверки в рамках п. 13 и 14 правил по постановлению правительства № 1084 от 28.11.2013 Казначейство формирует реестровую запись информации и документов, которые придется включить в реестр госконтрактов.

Кроме этого, постановление уточнило, что с 01.10.2020, если нет уведомления о соответствии установленным требованиям проекта контракта, который направляется участнику закупки без использования ЕИС (в закупках у единственного контрагента в ряде случаев), Казначейство при формировании реестровой записи ставит отметку о непроведении проверок:

  • объема финобеспечения для закупки, информация о котором содержится в объектах контроля;
  • информации об ИКЗ.

08.03.2021 вступил в силу приказ Минфина № 5н от 21.01.2021, который уточнил порядок формирования и обмена информацией и документами между заказчиком и Казначейством для работы с реестром муниципальных контрактов в ЕИС. Установили, что с этой даты, формируя сведения об источнике финансирования, необходимо указывать, в числе прочего, код объекта капитального строительства или объекта недвижимого имущества, который сформирован в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет».

Информация о коде объекта указывается, в т. ч., если заключается госконтракт, предметом которого является приобретение объектов недвижимого имущества, подготовка проектной документации или выполнение инженерных изысканий, выполнение работ по строительству, реконструкции или капремонту, сносу объектов капстроительства (в т. ч. линейных объектов) и контрактов жизненного цикла, предусматривающих проектирование, строительство, реконструкцию, капремонт объекта капстроительства.

Определили, что в закупках товара, который поставляется при выполнении работ по строительству, реконструкции, капремонту, сносу объекта капстроительства, данные о стране происхождения такого товара формируются для товара, который, по законодательству, принимается заказчиком к бухучету как отдельный объект основных средств.

Скачать приказ № 5н от 21.01.2021 из КонсультантПлюс

Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

Реестр ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете сформируйте и распечатайте список контрактов. Нажмите на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Вот где посмотреть реестр исполненных контрактов по 44-ФЗ: такие данные содержит перечень договоров. Для просмотра сведений отфильтруйте данные по признаку «Исполнение завершено».

Исполненный контракт в ЕИС

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не попадет в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» откорректируйте поля с ошибочной информацией, прикрепите правильные документы, затем подпишите и направьте исправления в систему.

После даты включения реестровой записи в течение одного рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в электронном виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Сведения в реестр тех договоров, которые содержат государственную тайну, вносятся в соответствии с приказом Минфина № 130н от 23.12.2013. Таким реестровым записям присваивается уникальный номер.

Как внести информацию в базу по 223-ФЗ

Заказчик осуществляет ведение реестра договоров по 223-ФЗ через «Электронный бюджет». С помощью этой системы сведения и прилагаемые документы отправляются в Казначейство. Заполняют соответствующие формы веб-интерфейса или направляют сведения из ЕИС, которая используется для формирования данных.

В реестр договоров по 223-ФЗ включайте страну происхождения товара. Сведения о ней указывайте и в случае, когда поставка товара предусмотрена договором на выполнение работ или оказание услуг.

Читайте так же:
Самые громкие преступления в мире

Для создания записи о соглашении в ЕИС рекомендуется следовать предлагаемой инструкции, как правильно вести реестр договоров.

Шаг 1. На странице с перечнем договоров нажмите на кнопку «Создать информацию о договоре».

Шаг 2. Заполняется вкладка «Информация о договоре».

Запись сформируйте вручную. Для этого выберите извещение, на основании которого формируется информация о заключенном договоре.

Шаг 3. Указываются данные о поставщике. Сведения об исполнителе можно загрузить из перечней ЕГРЮЛ, ЕГРИП.

Шаг 4. Вносятся все необходимые данные о предмете договора.

Шаг 5. Прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме).

Сформированный файл подписывает уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Сроки публикации и исправлений по 223-ФЗ

Данные и документы отправляются в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.

Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он формирует недостающие сведения и документы или дорабатывает их надлежащим образом, а затем направляет измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.

Ценовые скидки: условия предоставления скидки и оформление

Юрист департамента налогов и права АКГ «Интерэкспертиза» Васильева Татьяна.

Предоставление скидки является важным маркетинговым ходом, используемым многими компаниями в целях поощрения покупателя за те или иные действия, например за регулярную покупку больших партий продукции. Законодательством разрешено использование такой формы мотивации, причем данное поле лишь немного ограничено НК РФ, но тем ни менее предоставляемые преференции нужно документально фиксировать для правильного налогового учета.

Ценовая скидка представляет собой уменьшение установленной компанией цены реализуемого ей товара, оказываемой услуги, выполняемой работы*. Основания для предоставления скидки могут быть различными — от упомянутых выше регулярно производимых значительных закупок вплоть до особого статуса покупателя (например, постоянный покупатель), наступления сезона временного снижения спроса, других оснований. Маркетинговая политика компании может предполагать возможность предоставления покупателям не только тех видов скидок, которые получили широкое распространение в мировой практике (например, сезонная скидка, скидка за платеж наличными), но и иных видов скидок, обусловленных спецификой деятельности компании, особенностями рынка сбыта ее товаров, работ или услуг.

В то же время компании не всегда производят надлежащее документальное оформление как оснований и условий** предоставления скидок, так и самого факта предоставления скидки. Ввиду этого и сама компания, предоставившая скидку, и ее покупатель (или заказчик по договору возмездного оказания услуг или договору подряда) несут риски неблагоприятных налоговых последствий. Такими последствиями у компании-продавца (исполнителя, подрядчика) является необходимость определить налоговую базу по налогу на прибыль и НДС исходя из исходной, базисной, цены, т.е. цены, из которой не вычтена сумма скидки, что, по сути, означает необходимость уплачивать определенную часть налога на прибыль за счет собственных средств. Неблагоприятным последствием для покупателя может явиться включение в состав внереализационных доходов, увеличивающих налоговую базу по налогу на прибыль, суммы полученной им скидки.

В отсутствие надлежащего документального оформления оснований и условий предоставления скидки и самого факта предоставления скидки компании-продавцу и ее покупателю будет тяжело отстаивать свою позицию в споре с налоговым органом как на этапе представления возражений по акту налоговой проверки, так и в суде.

Итак, во избежание финансовых потерь у компании-продавца и у покупателя в результате споров с налоговыми органами должны быть документально оформлены, во-первых, основания и условия предоставления скидки и, во-вторых, факт предоставления скидки.

Основания и условия предоставления скидки

В соответствии с п.2 ст.40 НК РФ налоговые органы при осуществлении контроля за полнотой исчисления налогов вправе проверять правильность применения цен по сделкам лишь в следующих случаях:

В то же время в ст.40 НК РФ установлено, что при определении рыночной цены учитываются обычные при заключении сделок между невзаимозависимыми лицами надбавки к цене или скидки. В частности, учитываются скидки, вызванные:

В ст.40 НК РФ перечислено пять оснований скидок, однако по своей экономической сущности скидки, например, вызванные сезонными колебаниями спроса, также обусловлены маркетинговой политикой компании-продавца, как и скидки, установленные ввиду продвижения на рынок нового товара, равно как и любая другая обоснованная, т.е. стимулирующая покупателя к какому-либо действию, приносящему экономическую выгоду продавцу, скидка. С учетом изложенного можно прийти к выводу, что ст.40 говорит лишь о том, что скидка должна быть обоснованной, и тогда цена сделки для продавца и для покупателя в целях налогообложения будет уменьшена на сумму этой скидки. Иными словами, скидка должна стимулировать покупателя, например:

Итак, решение уполномоченного органа компании-продавца о том, какие скидки компания-продавец предоставляет, о размерах этих скидок, о том, каким категориям покупателей эти скидки предоставляются, а также в чем выражается стимулирующий характер таких скидок, должно быть задокументировано надлежащим образом. Такое решение можно назвать документальным выражением маркетинговой политики компании.

Следует учитывать, что необходимость укрепления позиций на рынке может потребовать внезапного изменения ценовой политики, в том числе политики в области скидок, например, в ходе ведения переговоров со стратегически важным потенциальным покупателем у компании-продавца может возникнуть необходимость предложить потенциальному покупателю скидку, о которой ранее уполномоченным органом решения не принималось, или же согласиться предоставить потенциальному покупателю заявленную им скидку. В таких случаях можно порекомендовать закрепить в локальном акте компании-продавца порядок документирования скидок, выходящих за пределы уже установленных компанией скидок. Желательно, чтобы такой порядок документирования позволял зафиксировать, в чем именно выражается стимулирующий характер предоставляемой скидки.

Оформление факта предоставления скидок

Как правило, стороны заключают одно из трех соглашений о скидках.

Во-первых, стороны могут договориться о предоставлении скидки еще при заключении договора, тогда цена товара, работы, услуги будет определена в самом договоре уже с учетом скидки.

Пример 1. Цена товара по настоящему договору составляет 768 руб. за одну единицу продукции, кроме того, покупатель уплачивает поставщику НДС — 138 руб. 24 коп. Цена товара определена с учетом 35%-ной скидки, предоставленной покупателю на основании приказа руководителя поставщика №132 от 25 марта 2003 года как покупателю, приобретающему в рамках одного договора поставки продукцию в количестве не менее 20000 шт.

Читайте так же:
Задержан за взятку

Следует отметить, что стороны еще на этапе переговоров, в ходе которых обсуждаются все условия договора, могут прийти к соглашению о предоставлении скидки при заключении договора на заданных условиях. Такое обязательство о предоставлении скидки может быть оформлено письменно (письмо о предоставлении скидки) , в этом случае нет необходимости дублировать соглашение о скидке в договоре.

Во-вторых, стороны могут договориться о предоставлении скидки при наступлении определенных условий (например, по достижении определенного объема закупок), заданных в договоре. В этом случае изменение цены договора будет вызвано наступлением этих условий.

Пример 2. Цена товара по настоящему договору составляет 1200 руб. за одну единицу продукции, кроме того, покупатель уплачивает поставщику НДС — 216 руб. В случае досрочного (но не менее чем за 1,5 месяца до наступления соответствующего срока) исполнения покупателем обязанности по оплате товара поставщик предоставит покупателю скидку в размере 24% от суммы погашенной задолженности на основании приказа руководителя поставщика №132 от 25 марта 2003 года. Если скидка обусловлена договором и наступлением определенного условия, то стороны могут составить акт о достижении таких условий. Что касается возврата денежных средств, составляющих сумму скидки при наступлении таких условий, то необходимо отметить следующее. Учитывая формулировку п.4 ст.453 ГК РФ о том, что стороны не вправе требовать возвращения того, что было исполнено ими по обязательству до момента изменения или расторжения договора, если иное не установлено законом или соглашением сторон, стороны договора в целях избежания соответствующих рисков должны оговаривать, что излишне уплаченная сумма подлежит возврату покупателю компанией-продавцом (если только обязательство по возврату этой излишне уплаченной суммы не подлежит прекращению иным образом).

Пример 3. На основании п.5.6 договора поставки №459 от 2 апреля 2004 года, а также на основании п.14 приказа руководителя поставщика №132 от 25 марта 2003 года стороны составили настоящий акт, подтверждающий, что поставщик должен предоставить покупателю скидку в размере 149867 руб. Поскольку оплата по договору поставки №459 от 2 апреля 2004 года была произведена покупателем в полном размере, стороны пришли к оглашению о том, что сумма в размере 149867 руб. является излишне уплаченной. Стороны также пришли к соглашению о том, что обязательство поставщика по возврату излишне уплаченной суммы в размере 149867 руб. будет прекращено: в части 59000 руб. — зачетом с однородным встречным требованием поставщика к покупателю по оплате товара по договору поставки №460 от 3 июня 2004 года; в остальной части — перечислением оставшейся денежной суммы на расчетный счет покупателя, указанный в договоре поставки №459 от 2 апреля 2004 года. В-третьих, стороны также могут договориться о предоставлении скидки в период после заключения договора (и до момента его исполнения, поскольку по исполнении договор прекращается и изменение его становится невозможным).

В любом из перечисленных случаев соглашение о скидке должно быть заключено в требуемой законом форме. Перечень сделок***, для которых предусмотрена обязательная письменная форма, установлен в ст.161 ГК РФ. Это сделки:

Согласно ст.162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность (например, несоблюдение простой письменной формы внешнеэкономической сделки влечет недействительность сделки). В соответствии со ст.160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Указанное относится и к соглашениям об изменении договора (в частности, к соглашениям об изменении цены договора).

Основные положения о заключении договора предусмотрены в ст.432 ГК РФ. Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. В соответствии со ст.433 ГК РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.

Офертой согласно ст.435 ГК РФ признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Оферта должна содержать существенные условия договора.

Акцептом в соответствии со ст.438 ГК РФ признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии. Акцепт должен быть полным и безоговорочным. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (например, перечисление компанией-продавцом в ответ на предложение покупателя предоставить ему скидку после досрочной оплаты товара денежных средств в счет скидки) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.

С учетом изложенного все договоренности юридических лиц между собой о предоставление скидки должны совершаться в письменной форме. Учитывая, что изменение цены договора не влияет на дату реализации по договору, при предоставлении скидки должна быть скорректирована налоговая база того периода, в котором произошла реализация.

юрист департамента налогов и права АКГ «Интерэкспертиза» Васильева Татьяна

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector