Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
  2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
  3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

  • Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
  • Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
  • Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Читайте так же:
Перерасчет алиментов за прошедший период

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

  1. Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
  2. Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
  3. Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

  1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
  2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
  3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.
Читайте так же:
Договор аренды с правом субаренды нежилого помещения

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

  • Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
  • Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

Работник потерял трудовую книжку: что делать новому работодателю?

Бухгалтер 911

В данной ситуации новый работодатель, так сказать, «не при делах». Инициатива по восстановлению трудовой книжки должна исходить от самого работника, который ее потерял. Он подает заявление об утере трудовой книжки работодателю по последнему месту работы (надо понимать, основному), а тот не позднее 15 дней со дня получения такого заявления заводит новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой (титульной) страницы (п. 5.1 Инструкции № 58*).

Если у работодателя с этим возникают какие-то сложности, сделать это он может «в другие сроки».

Как правильно оформить дубликат?

В разделы «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» вносят записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Читайте так же:
Как заработать на криптовалюте - рабочие способы простыми словами

А если работник до трудоустройства к последнему работодателю работал где-то еще? Тогда при заполнении дубликата трудовой книжки в графе 3 «Відомості про роботу» прежде всего делают запись об общем стаже работы до трудоустройства к последнему работодателю.

Данные об общем стаже работника записывают суммарно. То есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии (в учреждении, организации), в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого данные об общем стаже, подтвержденные надлежащим образом оформленными документами (справками или заверенными в установленном порядке копиями приказов (распоряжений) с предыдущих мест работы), расписывают по отдельным периодам работы. Эти записи, а также запись об общем трудовом стаже работы не нумеруют, а просто в разделе «Відомості про роботу» указывают:

в графе 2 — дату приема на работу;

в графе 3 — наименование предприятия, где работал сотрудник, а также отдел (цех) и должность (работу), на которую он был принят.

Если из поданных документов видно, что работника переводили на постоянную работу на том же предприятии, об этом делают соответствующую запись в дубликате.

в графе 2 записывают дату увольнения с работы;

в графе 3 приводят причину увольнения, если в поданном работником документе есть эти данные.

Но случается и так, что поданные документы не содержат полностью указанных выше данных о работе в прошлом. Что делать в этом случае? Тогда в дубликат трудовой книжки вносят только те данные, которые есть в документах; в графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращают работнику.

Важно! Последний работодатель обязан способствовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий трудоустройству к данному работодателю.

Также обратите внимание: оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель не удостоверяет своей подписью (т. е. подписью ответственного лица) и печатью каждую внесенную запись. Удостоверяют только запись об увольнении работника от этого работодателя.

Приведем образец заполнения дубликата трудовой книжки.

Пример заполнения дубликата трудовой книжки

img 1

Отдельно скажем несколько слов о переселенцах из АТО (ООС), у которых нет возможности получить на руки свою трудовую книжку из-за известной ситуации.

Им дубликат трудовой книжки может выдать новый работодатель. Основание для выдачи — заявление работника и полученная им в письменном виде информация из Антитеррористического центра при СБУ о проведении АТО (ООС) на территории, где этот работник работал (п. 5.6 Инструкции № 58).

А если работник не хочет восстанавливать трудовую книжку (оформлять дубликат)?

Тогда новому работодателю ничего не остается, как завести новую трудовую книжку, оформив ее с соблюдением всех требований Инструкции № 58. В этом случае в трудовой книжке будут сведения о работе только у этого последнего работодателя.

Читайте так же:
Выплата алиментов на ребенка: способы, порядок, сроки

Трудовая книжка утеряна в 2021 году: как восстановить документ?

Нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Организация, в которой ранее работала, ликвидирована. Трудовую книжку выдали мне на руки вместе с другими документами, но при переезде она была утеряна. Как восстановить документ? Куда обращаться и что делать, если трудовая книжка найдется?

То, что работник потерял трудовую книжку, не означает, что утрачена вся информация о трудовом стаже. В большинстве случаев она есть в базе Пенсионного фонда России, а также ее можно подтвердить документами предыдущих работодателей.

В случае утери/порчи работником трудовой книжки законодательство регламентирует возможность получить ее дубликат или оформить новую. В новую трудовую книжку сведения о предыдущей работе не вносятся.

ТРУДОВУЮ КНИЖКУ ВОССТАНАВЛИВАЕТ РАБОТОДАТЕЛЬ

При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].

Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).

Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч. об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].

Документы, подтверждающие трудовой стаж, работник может запросить как у прежних работодателей (их правопреемников), так и в государственном либо муниципальном архиве (если прежний работодатель ликвидирован или прекратил свою деятельность).

Также работник может принести сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР[3], полученной им в ПФ РФ.

Завяление о восстановлении трудовой книжки

Алгоритм восстановления трудовой книжки

Если у работника на руках есть нотариально заверенная копия трудовой книжки, ему не надо собирать дополнительные документы.

Если работник имеет незначительный трудовой стаж, при приеме на работу он может написать заявление об оформлении ему новой трудовой книжки, а не дубликата.

[1] Утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Далее — Порядок.

[2] Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с требованиями п. 28 Порядка.

[3] Утверждена Приказом Минтруда России от 17.09.2020 № 618н.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2021.

Читайте так же:
Воровство в магазинах: что будет за кражу

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?

Трудовая книжка является главным хранилищем опыта и знаний сотрудника. Именно этот документ предоставляется при трудоустройстве на новую работу и служит доказательством наличия у человека определенных навыков. Согласно действующему законодательству за хранение трудовой книжки несет ответственность работодатель. Однако иногда случаются ситуации, когда документ может быть утерян. Что делать в этом случае и как поступить сотруднику и самому работодателю?

Возможные пути решения проблемы

Пути решения проблемы во многом зависят от добропорядочности начальника. В первом случае работодатель в добровольном порядке признает свою вину и берет на себя полную ответственность за свершившееся. В этом случае он должен либо выдать сотруднику новую книжку, либо восстановить всю информацию по старому документу и выдать дубликат. Если восстановить информацию не получается, работодатель должен выдать работнику характеристику, справку об утере трудовой книжки и оказать помощь в дальнейшем трудоустройстве.

В том случае, если работодатель отказывается признавать свою вину и брать на себя ответственность к решению проблемы привлекается суд. После судебного разбирательства недобросовестного начальника принуждают выдать работнику дубликат и выплатить моральную и материальную компенсацию.

Необходимо отметить, что потеря трудовой книжки страшна не столько самому работнику, как его работодателю. Восстановление документа может вылиться в серьезные финансовые затраты. Именно поэтому необходимо заранее позаботиться о правильном и надежном хранении документов служащих.

Алгоритм действий работодателя и сотрудника в случае потери трудовой книжки

Чтобы восстановить трудовую книжку, необходимо следовать простому алгоритму. Его основными шагами являются:

  • написание заявления работодателю. Сотрудник должен написать работодателю заявление с просьбой выдачи дубликата. Согласно этому заявлению руководство должно выдать дубликат подчиненному в течение 15 суток. Кроме того, сотрудник вправе потребовать выдать ему новую, незаполненную трудовую книжку;
  • сбор информации. После получения заявления работодатель должен подготовить всю необходимую документацию, подтверждающую стаж работника и занимаемые им должности. Это могут быть различные справки и договора, приказы и многое другое. При этом работодатель должен восстановить все записи, в том числе, сделанные на предыдущих местах работы. При необходимости он может обратиться за помощью, как к самому работнику, так и в архивные службы. Также можно обратиться за получением информации в Пенсионный фонд;
  • заполнение дубликата. После сбора всех данных работодатель заполняет дубликат и выдает его сотруднику под расписку.

Важно отметить, что сам человек не обязан помогать работодателю в восстановлении утерянных сведений. Вся ответственность за произошедшее лежит на плечах начальства. При возникновении споров сотрудник имеет полное право на обращение в судебные органы.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector