Migration48.ru

Вопросы Миграции
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

И снова составляем график отпусков

И снова составляем график отпусков

grafik-otpuskov

Казалось бы, совсем недавно составляли и утверждали график отпусков сотрудников на 2015г, а уже октябрь и пора снова задуматься о том, кто и когда пойдет в отпуск в 2016 году.

Очередность ухода сотрудников в отпуск устанавливается графиком отпусков. Для его составления вы можете использовать традиционную унифицированную форму № Т-7 или же самостоятельно разработать и утвердить удобный для вашей организации формат планирования отпусков.

Важно учесть, что график составляют один раз в год на календарный год и утвердить его нужно не позднее 17 декабря текущего года. Если какая-то организация будет создана в начале года, то утверждать график на год, в котором она создана, не обязательно.

В график отпусков вы должны включить всех сотрудников организации, работающих на момент его утверждения. При планировании графика отпусков обязательно учтите специфику деятельности организации: технологические особенности, периоды спада и активности в работе. Возможно руководитель распорядится равномерно распределить отпуска по году, а может быть летом, когда наступает «жаркая пора» отпусков, в вашей организации наоборот самый пик хозяйственной активности и не будет возможности отпускать сотрудников в отпуск. Решающее слово при утверждении графика отпусков все-таки принадлежит работодателю. Правда, если в организации есть профсоюз, то при составлении графика необходимо учесть и его мнение.

Перед составлением графика отпусков рекомендуем предварительно собрать сведения от самих работников с пожеланиями о датах (периодах) планируемого отпуска. Учитывать пожелания всех сотрудников без исключения законодательство конечно не требует. Но есть категории сотрудников, ежегодный отпуск которым вы обязаны предоставить по их желанию в удобное для них время.

В частности, работодатель обязан учесть пожелания по отпуску:

сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;

сотрудников в возрасте до 18 лет;

сотрудников-родителей, в том числе приемных, опекунов или попечителей, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий, в том числе получивших инвалидность

Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы;

Героев Социалистического Труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы;

сотрудников, награжденных знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР» (при условии проживания в России);

сотрудников, получивших или перенесших лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалидов вследствие чернобыльской катастрофы, участников ликвидации катастрофы, граждан, эвакуированных из зоны отчуждения и переселенных из зоны отселения, и иных лиц, подвергшихся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и прочих работах, связанных с любыми видами ядерных установок;

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать:

право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам;

право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены;

право одного из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности;

право супругов военнослужащих на предоставление отпуска одновременно с отпуском другого супруга.

Не забудьте включить в график отпусков дополнительные отпуска работников, например, за вредные условия труда или за ненормированный рабочий день. Можно также запланировать отпуска (или часть отпуска) , неиспользованные в предыдущие периоды.

Составленный проект графика отпусков подписывается кадровым работником и утверждается после этого руководителем.

Обязательно ознакомьте работников с утвержденным документом под роспись, чтобы исключить вероятность споров с работниками по поводу времени предоставления отпуска, поскольку исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников. Для ознакомления можно использовать как одну из граф формы графика отпусков, так и составленный отдельно лист ознакомления.

В заключение хочется напомнить, что график отпусков – это «рабочий документ», и после его утверждения вы обязаны в течение календарного года «от руки» вносить в него сведения о фактически предоставленных работникам отпусках, о переносах отпусков и пр.

Топчий Ирина Алексеевна, заместитель ген. директора ГК «Правовая защита»

Услуги Правовой защиты

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Документы по охране труда от Правовой защиты

Аутсорсинг охраны труды

Информационный буклет по охране труда за 2020 год

Видео с семинара Правовой защиты

Полезная информация раз в месяц

Лаборатория труда

Канал Правовой защиты в Ютубе Группа в фейсбуке

Пиминова Наталья Юрьевна

Пиминова Наталья Юрьевна
Начальник отдела
по работе с клиентами

HR-СТАТЬИ

Приближается конец года — время, когда не только подводятся итоги, но и намечаются планы на будущее. Составить график отпусков нужно не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года.

Напомним, что обязанность составления документа работодателями предусмотрена ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ.

В графике должно быть отражено время и продолжительность предоставления отпусков всем без исключения сотрудникам, работающим в компании по трудовому договору (в том числе имеющим право на отпуск в любое удобное для них время и внешним совместителям).

Нарушения «отпускного» законодательства

Если графика нет

Отсутствие графика отпусков в организации не только нарушает права работника, но и может неблагоприятно отразиться на работодателе. Сотрудник не просто лишается возможности планировать время отдыха — без графика отпусков ему сложнее реализовать свое право на отдых в течение календарного года. Работодатель при отсутствии информации о времени ухода сотрудников компании в отпуск лишается возможности:

  • заблаговременно оформить необходимые документы, подготовиться к выплате отпускных. Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ отпускные должны быть выданы не менее чем за три дня до начала отпуска;
  • найти замену уходящему в отпуск сотруднику (если это необходимо);
  • регулировать последовательность и равномерность отдыха сотрудников в течение календарного года без ущерба для производства, а также контролировать своевременность предоставления отпусков, чтобы не накапливать неотгулянные отпуска.
Читайте так же:
Порядок прекращения трудового договора

Кроме того, за отсутствие графика отпусков компания может быть оштрафована сотрудниками трудовой инспекции. Речь об этом пойдет ниже.

Ответственность

Ответственность предусмотрена как за несоставление графика работодателем, так и за его несоблюдение сторонами трудового договора.

Если график отсутствует. За несоблюдение трудового законодательства п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:

  • для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • организации — от 30 000 до 50 000 руб. Вместо штрафа в отношении компании может быть применена другая мера административного наказания — приостановление ее деятельности на срок до 90 суток.

Если график не соблюдается. График отпусков одинаково значим как для работодателей, так и для работников. Так, если график утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, необходимо соблюдать и той и другой стороне трудового договора. Работник не вправе уйти в отпуск не по графику без согласия работодателя.

Трудовой кодекс не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков. Для работодателя, не предоставившего отпуск по графику, предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время работодатель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Но если работник возражает против этого, отпуск должен быть предоставлен ему по графику.

В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ, отпуск должен быть перенесен на другое время. Это происходит, в частности, когда непосредственно перед отпуском работник заболел либо когда ему своевременно не была произведена оплата за время отпуска.

Учитываем положения действующего законодательства

Определяем стаж работы. Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), определяется в соответствии со ст. 121 ТК РФ. Обратите внимание: для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной стаж), работодатель может определить:

  • продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного);
  • момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.

Определяем продолжительность отпуска. Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику (в том числе и внешнему совместителю) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В противном случае полагается меньше отпускных дней. Работник может использовать 28 дней отпуска единовременно или по частям. Чаще всего отпуск разбивается на части. При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Распределяем время ухода работников в отпуск. Время ухода работников в отпуск может быть распределено равномерно в течение года или в зависимости от периода наименьшей производственной активности организации. Если уход работников в отпуск может нарушить нормальную работу организации, в коллективный договор или другой акт следует включить условие, что в каждом календарном месяце может уходить в отпуск одновременно ограниченное число сотрудников определенного структурного подразделения (например, 10 — 15% общей численности подразделения).

Полезные советы. При определении очередности соблюдения отпусков соблюдайте следующие правила:

  • начальник и его заместитель не должны уходить в отпуск одновременно;
  • в подразделении должны постоянно оставаться, по крайней мере, несколько сотрудников;
  • накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно, а не суммировать его так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд;
  • одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности или выполняющие сходную работу;
  • работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности);
  • не рассматривайте работников, которые имеют право уйти в отпуск вне очереди, в качестве заместителей на время отпусков других работников (они могут уйти в отпуск в самый неподходящий для работодателя момент);
  • распределяйте отпуска между остальными работниками структурного подразделения так, чтобы использование «льготниками» отпуска в любой период года не отразилось на работе подразделения.

Учитываем особенности производственного процесса

Наличие вредных или опасных условий труда. Такие факторы производства дают сотрудникам право на дополнительные отпуска.

Возможность взаимозаменяемости сотрудников в подразделениях. При составлении графика отпусков нужно помнить о правилах взаимозаменяемости, чтобы «исчезновение» одного специалиста не сказалось негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом.

Пример 3. В отделе безопасности ОАО «Саквояж» числятся два охранника. По графику отпусков отпуск одного из них — А.А. Трутнева запланирован на период с 9 июля по 5 августа 2010 г. Отпуск его коллеги Н.В. Бурмы планируется с 9 августа 2010 г. Можно ли признать такое распределение времени отдыха работников рациональным?

Решение. Да, можно. ОАО «Саквояж» ни одного дня не остается без работника службы безопасности. Кроме того, сотрудники будут иметь один день — 6 августа 2010 г. (пятница), чтобы уходящий в отпуск охранник ввел в курс служебных дел своего коллегу.

Читайте так же:
Заявление об установлении факта нахождения на иждивении, скачать

Планы развития (сворачивания) производства. При составлении графика отпусков должны учитываться принятые производственные, финансовые и иные планы, эффективное управление. Так, в период увеличения объемов производства требуется, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах. А на период уменьшения объемов производства можно предоставлять сотрудникам отпуска.

На периоды предоставления работникам отпусков может оказать влияние и отсутствие (даже незначительное время) денежных средств.

Учитываем пожелания работников

Пожелания работников относительно даты начала отпуска, разделения его на части или переноса могут быть отражены:

  • в заявлении, составленном произвольно. Это удобно для компаний, численность работников которой менее 20 человек;
  • ведомости планирования отпусков по каждому подразделению. Эта форма подойдет для организаций с большой численностью работников.

Заполняем форму N Т-7

Для оформления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Далее он передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании. Если профсоюзной организации в компании нет, в форме графика отпусков в шаблоне вместо мнения выборного профсоюзного органа делается отметка о том, что первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует).

Как уже было сказано выше, в график должны быть включены все категории работников. Проследите также и за тем, чтобы в документ были включены все виды отпусков, на которые имеют право работники компании. Это могут быть отпуска нормальной продолжительности, удлиненные или дополнительные (например, за работу в районах Крайнего Севера). Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы также нужно учесть при составлении графика.

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1 — 6 формы N Т-7.

Наименования должностей указываются в графе 2 в соответствии со штатным расписанием.

Если в компании табельные номера работникам не присваиваются, графу 4 не заполняют.

В графе 6 указывается дата начала отпуска работников, в том числе имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Вписывать сюда день окончания отпуска необязательно. Хотя, если отпуск разделяется на части, стоит указать временные отрезки.

При составлении графика графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года по мере ухода работников в отпуск.

Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после окончания отпуска. Графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период. При этом в графе 8 указывается причина переноса отпуска и документ, на основании которого отпуск отложен (личное заявление работника о переносе отпуска в произвольном виде, если инициатором является сотрудник, или же приказ руководителя о переносе отпуска, если его сроки сдвигаются по инициативе работодателя, например в связи с производственной необходимостью). А в графе 9 ставится его предполагаемая дата.

Графа 10 «Примечания» предназначена для особых пометок. Она заполняется, если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) либо отпуск был продлен (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В данной графе указывают основания для отзыва из отпуска, его продления или переноса.

Знакомим работников с графиком отпусков

Утвержденный график отпусков необходимо довести до всех сотрудников компании. Вывесить документ на видное место недостаточно, лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись. Это позволит избежать возможных конфликтов с работниками. Поскольку в унифицированной форме N Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников, работодатель может:

дополнить форму N Т-7 недостающей графой. В «шапке» этой дополнительной графы можно дать формулировки: «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен (дата, подпись)». Поступить так разрешает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Главное, чтобы вносимые изменения были оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, например приказом руководителя организации;

составить уведомление (лист ознакомления) в произвольной форме. Документ будет являться приложением к графику отпусков.

Обратите внимание: ознакомление сотрудников с графиком отпусков не исключает обязанность работодателя сообщать каждому сотруднику о времени его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вносим изменения в график отпусков

На практике могут возникнуть ситуации, когда работник по различным причинам не может или не желает уходить в отпуск по графику, а работодателю необходимо присутствие работника на рабочем месте в период, когда по графику тот должен уйти в отпуск. Поскольку график отпусков формируется на год вперед, неудивительно, что планы как самих сотрудников, так и их работодателей могут измениться. Можно ли в утвержденный график вносить коррективы?

Если отпуск продлевается

Отпуск может быть продлен в случаях, предусмотренных законами или локальными нормативными актами организации. Например, отпуск продлевается на количество нерабочих праздничных дней из числа установленных ст. 112 Трудового кодекса. В данном случае продление следует запланировать при составлении графика отпусков.

Нередко требуется внеплановое продление запланированной продолжительности отпуска. Согласно ч. 1 ст. 124 Трудового кодекса отпуск продлевается, если работник:

заболел. О временной нетрудоспособности работник должен уведомить кадровую службу организации. Для этого необязательно выходить на работу — достаточно просто позвонить или сообщить о случившемся другим способом. Основанием для продления отпуска будет служить листок нетрудоспособности, который предъявит работник при выходе на работу по окончании отпуска;

исполнял государственные обязанности, для которых трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы. Речь идет об обязанностях, предусмотренных ст. 170 ТК РФ. Основанием для продления отпуска работнику будут являться повестки, вызовы и пр.

Читайте так же:
Регистрация договора аренды

Новый срок отпуска определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Несмотря на то, что отпуск может быть продлен автоматически (при предъявлении установленных документов), оформлять его все же следует надлежащим образом — издать приказ о продлении отпуска.

Составляем график отпусков на 2021 год правильно: 6 обязательных этапов

Составляем график отпусков на 2021 год правильно: 6 обязательных этапов

До окончания 2020 года остается чуть меньше двух месяцев, поэтому специалистам по кадрам пора задуматься о формировании графика отпусков на новый 2021 год. Итоговый вариант должен быть согласован до 17 декабря. Анастасия Синицына, эксперт системы «Актион Кадры и HR», составила подробную инструкцию по разработке и утверждению графика.

За 20 минут научим формировать документы в 2 клика.

Этап 1. Определите сотрудников, которых нужно и не нужно включать в график

Начнем сразу с исключений. В график отпусков не включают сотрудников, с которыми заключен трудовой договор на срок до шести месяцев. Если срок трудового договора превышает этот период, то для таких работников действуют общие правила. Важно не забыть и про тех, кто временно не работает в компании. К ним относятся сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, на длительном больничном или в отпуске без сохранения заработной платы. Также есть особые категории лиц, для которых даты отпуска формируются с учетом их пожеланий. В этом случае необходимо заранее уточнить, какой период для них является предпочтительным, и после этого внести их в общий график.

Внешних и внутренних совместителей также включите в график. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.

Этап 2. Включите в новый график остатки предыдущих отпусков

Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска за прошлый год, их также можно отразить в графике вместе с тем периодом отдыха, который запланирован уже на 2021 год. Однако допускается предоставление таких дней по соглашению сторон. Тогда вносить в график данные по этому периоду не требуется. Не забудьте, что не предоставлять отпуск два года подряд запрещено. Поэтому проследите за тем, чтобы сотрудник использовал дни за прошлый и текущий период последовательно.

Этап 3. Соберите пожелания сотрудников по датам отпусков

Конечно, работодатель вправе этого не делать. Но чтобы минимизировать конфликты с сотрудниками, лучше предоставить те даты, в которые они хотят отдохнуть сами. Кроме того, это позволит избежать переносов. Для начала сбора данных выпустите приказ о подготовке графика. В случае, если компания небольшая, то можно ограничиться обычными уведомлениями с просьбой предоставить точные даты начала и окончания отпуска, а также количества дней. Как правило, сотрудники разделяют отпуск на две части. По закону одна из них должна составлять не менее 14 дней. Это стоит обязательно учитывать.

Если же, наоборот, организация слишком большая, обязанность по сбору дат можно переложить на руководителей подразделений. Они самостоятельно соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти периоды с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный по датам проект.

Этап 4. Составьте проект графика

После того, как соберете у сотрудников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков. Вы можете оформить график как по унифицированной форме, так и по форме, которую разработали самостоятельно. Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Скачать форму № Т-7 вы можете по ссылке.

Определите, в какой последовательности будете вносить сотрудников в график отпусков. Вы вправе заполнить график в алфавитном порядке, в хронологическом по датам отпусков или по структурным подразделениям, где трудятся работники.

Проставьте в графике дату начала отпуска и количество дней или несколько дат — при разделении отпуска на части. Дату окончания отпуска можете не указывать. В законе такого требования нет.

Этап 5. Подпишите и утвердите график

Дальнейший план действий зависит от того, есть или нет в компании профсоюз. Если есть, то в соответствии со статьей 372 ТК, сначала график нужно отправить туда. Профсоюз обязан рассмотреть проект в течение 5 рабочих дней с момента получения и прислать мотивированное мнение. В графике могут быть правки, с которыми кадровик либо соглашается, либо назначает дополнительные консультации по этому вопросу.

Далее график необходимо утвердить у руководителя организации. Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график по форме № Т-7, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя.

Окончательный вариант графика принимается за две недели до начала нового года. В этот раз все должно быть подготовлено до 17 декабря. Если такая дата выпадает на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно. Такой порядок определяет статья 123 ТК.

Этап 6. Познакомьте сотрудников с графиком

Нужно ли знакомить работников с графиком — вопрос спорный. Но чтобы избежать конфликтов с сотрудниками и претензий трудовой инспекции, рекомендуется все же это сделать.

Читайте так же:
Закон О Банках и Банковской Деятельности N 395-1

Для этого в форму № Т-7 или форму, которая разработана самостоятельно, включают две дополнительные графы. В одной из них сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой — укажут дату ознакомления с графиком. Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.

Если сотрудник откажется ставить подпись, что ознакомлен с графиком отпусков, составьте акт. Учтите, что подпись сотрудника и дата ознакомления не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска. Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков. Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ; , планирующие отпуск совместно с мужем; ;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

    Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

    • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период — это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

    График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

    Когда составляется график отпусков на следующий год

    Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

    Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.

    Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

    График отпусков: правила оформления и внесение изменений

    Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы. Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы. Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

    В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

    График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года. Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе. Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению. В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

    Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

    Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

    • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
    • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

    Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

    Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

    Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

    Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

    График отпусков на 2022 год

    Осень в разгаре. На календаре кадровика приближается время составления графика отпусков на 2022 год. График предстоящего отдыха — документ обязательный и для работодателя, и для персонала, поэтому при его составлении и ведении важно проявить максимум внимательности: нужно учесть пожелания сотрудников и производственную необходимость. Когда, кому, сколько дней отпуска запланировать — на эти и другие вопросы отвечаем в материале.

    Когда составлять график отпусков

    Процесс распределения отпусков на будущий год — трудоемкий, особенно если сотрудников много. Поэтому лучше займитесь подготовкой графика заблаговременно.

    Продолжительность отпуска в 2022 году

    По общему правилу продолжительность отпуска 28 календарных дней, но по установленному локальными актами компании правилу, работающим в условиях ненормированного рабочего дня, может быть дано дополнительно 3 дня. Работающим во вредных и опасных условиях по результатам СОУТ — 7 дней, а в местностях с районным коэффициентом — 6-24 дней.

    Кроме того, для некоторых работников законодательно установлен более продолжительный базовый отпуск:

    • несовершеннолетние — 31 день;
    • инвалиды — 30 дней;
    • педагоги — 42 – 56 дней;
    • судьи — 30 дней;
    • доктора наук, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета — 48 дней, кандидаты наук — 36 дней;
    • госслужащие — 30 дней;
    • сотрудники полиции – 40 дней.

    Некоторые работодатели предоставляют работникам дополнительные дни отдыха в зависимости от продолжительности работы в этом месте — за выслугу лет. Этот факт должен быть закреплен во внутренних документах работодателя.

    Кто пользуется приоритетом при планировании отпуска

    Расставляя отпуска персонала на календаре, логично начинать с работников, имеющих льготы в вопросе выбора времени для ежегодного отдыха.

    К таковым относятся:

    • родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
    • супруги женщин в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
    • совместители (ст. 286 ТК РФ);
    • несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
    • почетные доноры России (подп. 1 п. 1 ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
    • супруги военнослужащих в случае отпуска одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
    • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 закона от 15.05.1991 № 1244-1).

    Попросите этих работников написать заявления, указав желаемое время отпуска. Для работодателя — это факт, учитывающий мнение сотрудника. Но помните, что эти граждане могут передумать и пойти в отпуск в другое время. В таком случае возьмите с них новое заявление. Отказать в отпуске этим людям нельзя (Письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

    График отпусков — форма

    Полезная информация от КонсультантПлюс

    Смотрите унифицированный бланк графика отпусков № Т-7, а также заполненный образец (доступ бесплатный).

    Как составить график отпусков

    При подготовке графика нужно соблюсти следующие правила:

    • в график включаются все числящиеся в компании работники, с кем заключены трудовые договоры, включая внутренних и внешних совместителей, декретчиков, сотрудников в длительных неоплачиваемых отпусках и больничных;
    • в план включите все причитающиеся на будущий календарный год с 1 января по 31 декабря дни отпуска каждого работника;
    • допускается дробление отпуска на части при условии, что хотя бы одна из них будет не меньше двух недель (ст. 125 ТК РФ);
    • если в организации есть профсоюз, учтите и его мнение;
    • если график отпусков утверждает руководитель подписью в соответствующем поле — издавать утверждающий приказ не нужно, если используете свою форму без предусмотренного места под утверждение — утвердите график приказом;
    • график дополняется по мере набора новых работников (01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193);
    • с графиком нужно ознакомить персонал под подпись. Сделать это можно в соответствующем поле в графике или листе ознакомления.

    В графике отпусков можно указать как точную дату ухода в отпуск, так и просто месяц, но последний вариант может спровоцировать спор между работником и руководителем, так как месяц — понятие растяжимое.

    Первоначальный график — документ далеко не всегда окончательный. В него можно вносить изменения: предугадать и предусмотреть все жизненные и производственные обстоятельства никто не в силах.

    Остатки отпуска за прошлый год

    Работодатель может включать неиспользованные за предыдущие годы дни ежегодного отдыха в график отпусков на будущий календарный год. А может и не включать. В таком случае не отгулянный ранее отпуск будет предоставлен работнику по соглашению с работодателем (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

    График отпусков 2022 — образец

    Образец графика отпусков с полем для подписи работника в знак ознакомления смотрите ниже.

    График отпусков на 2022 год

    График отпусков — образец Скачать

    Ответственность за отсутствие графика отпусков

    Неведение графика отпусков подпадает под действие ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

    Нарушение

    Кто будет наказан

    Наказание

    Допускается отсутствие графика отпусков только у вновь созданных в текущем году компаний. Для них обязанность ведения графика наступает с будущего календарного года.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector